Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-35-33 доб. 738 . Это быстро и бесплатно!

В деловой практике широко применяется отчетность подчиненных перед руководителем, ведь это помогает поддерживать конкурентоспособность фирмы за счет индивидуальных качеств отдельных работников. Рассмотрим, как правильно написать отчет о проделанной работе, какие типы отчетов бывают и какие из них приходится писать людям разных профессий.

Отчеты в различных предприятиях

На каждом предприятии предусмотрена своя степень отчетности, которая зависит от специфики работы организации, количества сотрудников, величины предприятия и многих других факторов.

Например, составление отчета для сотрудников в детском саду предусмотрено на конец года, т. к. в документе освещаются итоги обучения и воспитания детей за весь учебный год.

Детский сад, как и другие муниципальные образовательные организации, ориентирован на программы обучения, предусмотренные Федеральным государственным образовательным стандартом (ФГОС).

Поэтому сотруднику детского сада, прежде всего, следует указать в своем отчете характеристику групп детей, программы развития (в соответствии со стандартом), успехи в обучении и дальнейшие перспективы.

Доклад о проделанной работе в другом муниципальном учреждении, например, в доме культуры, может быть составлен сотрудником за годовой период работы, за квартал, месяц и даже за отдельно проведенное мероприятие. В нем сотрудник указывает развернутую характеристику учреждения, которая даст определение последующему содержанию отчета, описывает успехи организации и ориентированность на будущие мероприятия.

Документ может быть составлен сотрудником в свободной форме с соблюдением минимальных требований к оформлению. Однако к составлению любого документа следует подходить максимально ответственно, т. к. некоторые предприятия требуют строгую форму подотчетности для соблюдения регламента в бухгалтерии. Лучше всего при составлении отчета пользоваться образцом.

Например, отчет сотрудника Совета ветеранов (добровольного общественного объединения), в первую очередь, должен включать в себя информацию об организации и количестве членов объединения (желательно указать заслуги ветеранов, объединив их в большие группы).

После вводной части следует описание работ, которые были осуществлены за указанный период, и имена должностных лиц, ответственных за организацию и проведение мероприятий.

В конце следует рассказать о достигнутых успехах и сделать общий вывод.

При составлении отчетов нельзя забывать, что в любых докладах о проделанной работе внимание уделяется не только положительным сторонам деятельности, но и отрицательным тоже. Обусловлено это тем, что знание неудач организации или отдельных работников и поиск способа решения проблем поможет скорректировать деятельность учреждения, сделав его работу более эффективной.

За различные периоды времени

Различают 4 типа отчетов по временному периоду:

1. Ежедневный отчет.
2. Еженедельный отчет.
3. Ежемесячный или квартальный отчет.
4. Годовой отчет.

Для составления ежедневного отчета лучше всего подходит формат таблицы или бланка, в котором необходимо заполнить пустые поля.

Чем меньше будет этих полей, тем лучше, потому что ежедневное заполнение одного и того же документа может отнимать у сотрудников много времени, а такая возможность есть у сотрудников не всех специальностей.

Данный тип отчетности является востребованным для профессий, требующих выполнения ежедневного плана (продавец, кассир, грузчик, перевозчик, менеджер и т. д.).

Если на предприятии предусмотрена отчетность должностного лица за неделю, то в таком случае документ нуждается в более детальной проработке, т. к. размер отчета напрямую зависит от длительности периода трудовой деятельности.

В этом случае система, предусматривающая заполнение небольших бланков, теряет свой смысл.

При составлении сотрудником доклада о проведенной работе следует уделить больше внимания каждому этапу, потому что отчет за неделю или за месяц должен содержать в себе все нюансы труда, необходимые для анализа деятельности предприятия и каждого сотрудника в отдельности.

Эта форма составления подходит для строителей, бухгалтеров, управляющих и т. д.

Годовая и квартальная отчетность, в отличие от еженедельной, не предполагает анализ каждого шага. Годовой отчет призван выполнить общий анализ проделанной работы. В документе сравниваются результат и план, выдвигаются предложения относительно того, как повысить эффективность труда.

Данный тип отчетности предусмотрен преимущественно для сотрудников образовательных учреждений. Например, воспитатели обязаны составлять отчет о проделанной работе за год в средней группе в соответствии с планом обучения. Однако годовая отчетность существует на всех типах предприятий, т. к. это способствует развитию бизнеса.

Для профессий

Сотрудник дошкольного образовательного учреждения, взаимодействующий с детьми, составляет готовой отчет, в котором подводит итоги учебного года и проводит анализ освоения детьми программы ФГОС. План отчета воспитателя о проделанной работе:

Для депутатов содержание доклада о проделанной работе зависит, прежде всего, от направленности деятельности сотрудника Госдумы.

В соответствии с этим формируется состав сведений, которые содержит документ, и его объем, соответственно, зависит от типа отчета. Доклад может быть составлен в любой форме. Общее содержание годового или квартального отчета депутата включает в себя следующие пункты:

• название, максимально полно раскрывающее содержание документа;
• список проведенных работ (мероприятий);
• подробный анализ наиболее приоритетных направлений деятельности;
• подведение итогов;
• планы на период, следующий за отчетным.

Для таких профессий, как художественный или музыкальный руководитель, отчетность может носить самый разный характер, т. к. это зависит от организации, в которой работает данный сотрудник. Если это государственное образовательное учреждение, то доклады будут преимущественно годовыми или квартальными. Если с сотрудником был заключен временный трудовой договор, то, скорее всего, наниматель потребует от него отчет за проведение одного мероприятия или еженедельную отчетность с примерным содержанием:

Для офисных профессий, таких как секретарь или бухгалтер, чаще всего руководителями предусмотрена еженедельная, квартальная и иногда ежедневная отчетность ввиду сложности выполнения должностных обязанностей. При написании отчета необходимо руководствоваться должностными инструкциями, которые составляет работодатель. Если инструкции нет, то перечень должностных обязанностей можно найти в трудовом договоре. В документе следует указать количество выполненных работ и предложить несколько вариантов рационализации условий труда.

Людям, занимающим такие должности, как менеджер по персоналу, подойдет формат ежедневной отчетности, т. к. данная профессия предполагает выполнение ежедневного плана, составляемого непосредственно начальством. В качестве формы отчетности следует выбрать бланк с заполняемыми полями, где указываются:

• запланированный объем работ на текущий день;
• информация о выполненной работе;
• причины невыполнения плана;
• причины перевыполнения плана;
• ФИО ответственного лица;
• дата и подпись сотрудника организации.

Отчет сотрудника, связанного со сферой медицинской (старшей медсестры, врача, заведующего отделением и т. д.), чаще всего является квартальным или годовым и имеет формальное значение с примерным содержанием:

• название, содержащее в себе наименование профессии составителя;
• характеристика составителя;
• характеристика учреждения;
• характеристика отделения, в котором работает сотрудник;
• перечень профессиональных обязанностей;
• документы, в соответствии с которыми осуществляется профессиональная деятельность;
• структура деятельности;
• показатели отделения (желательно использовать формат таблицы);
• повышение квалификации;
• подведение итогов;
• предложения по улучшению условий труда.

Документ чаще составляется в свободной форме за исключением тех пунктов, где требуется указать табличные данные.

Фев 1, 2018 zakonadmnin

Часть 1

1. Определите цель отчета. Еженедельные отчеты могут являться частью рабочих обязанностей, но желание сохранить работу не должно становиться конечной целью отчета. Определите функции, которые призван выполнять еженедельный отчет, чтобы отражать в нем значимую информацию и задействовать наиболее эффективную структуру.

   Определите целевую аудиторию. Невозможно составить грамотный отчет, если не знать, кому он будет предназначен и для какой цели. Только так можно понять, какая информация представляет наибольшую ценность.

   • Представление об аудитории позволяет грамотно организовать структуру отчета и использовать самые подходящие слова. Например, отчет для учащихся начальной школы будет совершенно не похож на текст, предназначенный для руководителей крупной корпорации.
   • Также важно понимать, какие моменты уже известны потенциальному читателю, а какие вопросы необходимо прояснить или предоставить дополнительные источники. Например, создавая отчет по правовым вопросам, который предназначен для коллегии адвокатов, вам совершенно не нужно предоставлять подробное пояснение действующих законов. С другой стороны, такие пояснения необходимы, если отчет предназначен для руководителей без юридического образования.
   • Если отчет составляется в связи со стажировкой, исследованием или другим аспектом обучения, то важно понимать, что ваша аудитория - это не профессор или научный руководитель, даже если в конце они соберут работы. Сосредоточьтесь на сути проекта и конкретной области знаний, чтобы понять своего читателя.

2. Располагайте информацию в порядке важности. Несмотря на лаконичный характер отчетов, ваш документ могут читать не полностью. По этой причине следует располагать самые важные данные с итогами и выводами в начале текста.

   • Например, если необходимо сравнить и сопоставить три разных торговых марки оборудования и порекомендовать оптимальный вариант, то начинайте с итогов, а затем поясните свой выбор.
   • Как правило, первая страница отчета представляет собой краткий обзор результатов, выводов и рекомендаций. Подробные пояснения должны содержаться в основном тексте документа, чтобы в случае необходимости читатели могли понять причины таких выводов.

3. Осознайте типичную "судьбу" отчета. В большинстве случаев еженедельные отчеты необходимы для учета и делопроизводства, поэтому они просто подшиваются и попадают в архив. Лучше сразу осознать, что отчеты крайне редко читают от начала и до конца.

   • Данный факт не является поводом лениться или сдавать работу ненадлежащего качества. Ваши отчеты становятся отражением вашей трудовой этики и личных качеств. Слабый отчет наверняка заметят, поэтому слова "Я знал, что вы не будете его читать" не станут достойным оправданием.
   • Весь отчет должен быть качественным и грамотным, но особое внимание следует уделить таким элементам текста, которые читают наиболее часто. К ним обычно относятся краткое содержание и выводы или рекомендации. Уделите им особое внимание.
   • Важно понимать, что работодатель может не прочитать отчет вовсе не потому, что ему нет дела или отчет не нужен. Высокопоставленные руководители всегда крайне заняты, поэтому способны выделять существенную информацию, которая позволяет эффективно принимать решения. Такие лица не станут читать весь отчет, если в этом нет необходимости, но они всегда могут вернуться к нему позже.

   Часть 2

   Структура отчета

   1. Попросите образец. Во многих компаниях принят стандартный формат еженедельного отчета, а менеджеры и руководство привыкают получать информацию в определенном виде. Иной формат отчета может стать причиной путаницы.

      • Будьте особо внимательны с отчетами о продажах. Менеджеры привыкают к структуре отчетов и могут найти необходимую информацию по одному взгляду на страницу. Если отойти от принятого формата, то отчет станет практически бесполезным, ведь менеджеру придется перечитать весь текст, чтобы найти необходимые сведения.
      • Обратитесь к секретарю и попросите предоставить вам образец, чтобы не изобретать велосипед заново. Обычно в компании используется шаблон документа со всеми параметрами, включая поля, шрифты, стили таблиц и абзацев.

   2. Учитывайте метод подачи отчета. Печатный документ или электронное приложение оформляют совершенно иначе, нежели отчет, который подается в тексте электронного письма.

      • Например, если отчет подается в виде вложения к электронному письму, то краткое содержание следует включить в тело письма. Тогда читателю не придется открывать вложение, чтобы понять основную идею.
      • Для печатного отчета обычно необходимо подготовить сопроводительное письмо или титульный лист, чтобы отчет можно было правильно идентифицировать и подшить.
      • Вне зависимости от способа подачи отчета важно указать свою фамилию на каждой странице и пронумеровать их в формате "X из Y". Страницы могут легко разделиться, поэтому важно знать, на скольких страницах написан отчет и кто автор документа.
      • Всю необходимую информацию можно указать в верхнем колонтитуле. Например, напечатайте в нем: "Отчет о продажах Петра Иванова, неделя 32, страница 3 из 7".

   3. Приложите краткое содержание. Краткое содержание отчета обычно умещается в пару абзацев, а каждый раздел передается одним-двумя предложениями. Суть в том, что зачастую руководителю достаточно прочитать лишь краткое содержание, чтобы принять необходимое решение, если ваши выводы совпадают с его предположениями по данному вопросу.

      • Важно, чтобы краткое содержание было написано четким, доступным и лаконичным языком. Не используйте жаргонизмы и специальные термины, которые требуют пояснений, даже если читатель хорошо разбирается в отраслевой терминологии.
      • Краткое содержание составляется после завершения остальных элементов отчета. Невозможно кратко резюмировать абзацы, которые еще не написаны, даже при наличии подробного плана. Во время работы многое может измениться.

   4. Продумайте структуру абзацев и разделов. Определитесь с форматом и оставьте план разделов отчета, который будет соответствовать поставленным задачам.

      • План должен быть логичным и последовательным, а также учитывать потенциальных читателей отчета.
      • Как правило, отчет состоит из краткого содержания, введения, выводов и рекомендаций, данных и пояснений, а также списка источников. Расширенные отчеты можно дополнить приложениями с важными данными и оглавлением, но еженедельные отчеты достаточно короткие.
      • Каждый раздел должен затрагивать один вопрос. Каждый абзац в рамках раздела описывает одну идею. Так, если раздел еженедельного отчета о продажах называется "Популярные бренды одежды для детей", то каждой модели следует уделить один абзац. Если нужно отдельно указать одежду для мальчиков и девочек, используйте подразделы (с подходящими подзаголовками) для каждого бренда, внутри которых уделите один абзац на одежду для мальчиков и один на одежду для девочек.

   5. Создайте титульный лист или сопроводительное письмо. Для кратких отчетов титульный лист не требуется, но подробный отчет следует снабдить отдельным листом с указанием автора отчета и кратким описанием задачи.

      • Титульный лист отличается от краткого содержания, поскольку фактически содержит только те сведения, которые нужны для правильной регистрации и подшивки отчета.
      • В организации может существовать стандартный шаблон титульного листа для еженедельных отчетов. В таком случае следуйте установленным правилам.
      • На титульном листе следует указать название или описание отчета (например, "Еженедельный отчет о продажах"), фамилию составителя и всех соавторов, название компании, дату составления или подачи отчета.

      Часть 3

      Убедительные слова и формулировки

      1. Придумывайте грамотные заголовки и подзаголовки. Такие элементы отчета позволяют читателю быстро находить необходимые разделы и дополнительную информацию, которая поможет понять выводы и рекомендации.

         • Заголовки и подзаголовки разделов должны точно и понятно описывать содержимое.
         • Например, в еженедельном отчете о продажах можно использовать разделы "Общие тенденции в женской одежде", "Тенденции в мужской одежде" и "Популярные бренды детской одежды". Затем в рамках каждого раздела можно выделить подразделы, названия которых будут отражать четкие тенденции или названия популярных брендов.
         • Используйте единые грамматические конструкции для всех заголовков, чтобы отчет выглядел логичным и последовательным. Например, если первый заголовок сформулирован как "Лучшие товары из мужской коллекции", то следующий заголовок должен быть "Лидирующие позиции в женской одежде", а не "Показатели продаж товаров для женщин".

      2. Используйте простые и понятные предложения. Ваш отчет должен состоять из предложений со стандартной структурой "Подлежащее, сказуемое дополнение", чтобы ясно выражать ваши мысли и демонстрировать уверенность в сделанных выводах и рекомендациях.

         • Перечитайте черновой вариант и вычеркните все лишние слова. В каждом предложении найдите исполнителя действия и поместите его перед глаголом. Схематически предложения должны иметь вид "Кто делает что".
         • Избавьтесь от избыточных слов и словосочетаний вроде "на сегодняшний день", "с той целью, чтобы" или "на предмет наличия".
         • Такой стиль может показаться скучным, но перед вами не стоит задача развлечь читателя. Для отчета гораздо важнее эффективно донести ключевые аспекты и выводы.

      3. Выводы должны быть объективными и беспристрастными. В отчете нередко нужно предоставить рекомендации, но они должны основываться на фактах, а не личном мнении и ощущениях. Важно убеждать читателя неопровержимыми доказательствами и ясностью мысли.

         • Не используйте прилагательные, а также другие слова и фразы с ярко выраженной позитивной или негативной эмоциональной окраской. Сосредоточьтесь на фактах и здравом смысле.
         • Например, в отчете вы рекомендуете повысить в должности одного из менеджеров по продажам. Подкрепите свою рекомендацию фактами, которые продемонстрируют, что человек действительно заслуживает повышения, но не приводите субъективное мнение и не взывайте к эмоциям. "Алина регулярно показывает лучшие результаты, хотя работает лишь 15 часов в неделю" убедительнее, чем "Алина очень дружелюбна и всегда старается, при этом она вынуждена работать не полную неделю, поскольку присматривает за пожилыми родителями".

      4. Используйте убедительные глаголы. Если текст написан в действительном залоге, то действие в предложении выражается одним словом - глаголом. Используйте емкие и убедительные глаголы, которые четко описывают действие.

         • Желательно отдавать предпочтение простым глаголам. Например, "продавать" всегда лучше, чем "реализовывать".
         • Иногда необходимы глаголы, выражающие мыслительные процессы - думать, знать, понимать, верить, но в целом они уступают глаголам действия. Попробуйте развернуть свое утверждение и превратить его в действие. Например, вы написали предложение "Я полагаю, что в последующие месяцы показатели продаж возрастут". Разверните утверждение и очертите причины для такого предположения. Переформулируйте предложение: "Как показывает практика, в сезон праздников продажи увеличиваются. Прогнозирую, что в ноябре и декабре показатели продаж возрастут".
         • Текст должен быть ориентирован на действие. Перечитайте отчет, постарайтесь избавиться от лишних предлогов и замените избыточные слова убедительными глаголами. Например, "оказать помощь" можно заменить на "помогать", а вместо "обеспечивать защиту" скажите "защищать".

      5. Не используйте страдательный залог. Пассивная форма вычеркивает из предложения субъекта действия, а на первый план выходит объект. В некоторых ситуациях пассивный залог необходим из политических или дипломатических соображений, но чаще всего он делает текст запутанным и туманным.

         • Действительный залог позволяет подчеркнуть исполнителей действия и показывает читателю ответственных лиц. Чтобы оценить важность данного аспекта, представьте, что в газетной статье о пожаре вам попалось такое предложение: "К счастью, всех детей удалось спасти". Необходимо понять, кто же спас этих детей. Если бы предложение имело вид "Местный учитель Иван Петров несколько раз возвращался в горящее здание интерната и спас всех детей", то настоящий герой выходит на первый план.
         • Также действительный залог позволяет найти ответственного за отрицательные последствия. Фраза "Были допущены некоторые ошибки" заставит работодателя недоумевать, кто же совершил ошибки и кого следует наказать. Если это вы совершили ошибки, тогда признайте ответственность и примите последствия.
         • Обращайте внимание на глагол "быть", чтобы отыскать предложения с пассивным залогом. Если вам удалось их найти, то определите выполняемое действие и лицо, которое его совершает, после чего измените порядок слов.

      6. Используйте наглядные способы выражения данных. Схемы и графики воспринимаются намного проще и располагаются сразу после абзаца с такой информацией (особенно, если такие данные содержат большое количество цифр).

         • Выбирайте подходящие визуальные средства, которые упрощают читателю задачу и работают на цель отчета.
         • Например, используйте линейный график, чтобы показать рост продаж шерстяных пальто. Такое представление данных гораздо эффективнее таблицы с количеством единиц товара, проданного за каждый месяц, поскольку в таблице читатель вынужден держать в уме все цифры и сравнивать их между собой, чтобы обнаружить тенденции. Одного взгляда на график будет достаточно, чтобы понять суть.
         • В первую очередь человек всегда обращает внимание на визуальные элементы. Все графики и схемы должны быть четкими и аккуратными, правильно располагаться на странице. Используйте только те элементы, которые действительно подтверждают ваши выводы и рекомендации.

      7. Не используйте жаргонизмы. Каждая отрасль знаний или деятельности имеет свою неизбежную терминологию, а также модные словечки, которые часто используются в книгах и статьях. Иногда они полезны, но в большинстве случаев жаргон лишь мешает четко и грамотно выразить основную мысль.

         • Попробуйте составить список профессиональных жаргонизмов, чтобы не злоупотреблять такими словами в отчете. Завершите работу над текстом и выполните поиск по ключевым словам, чтобы заменить нежелательные лексические единицы.
         • Следует понимать, что большое количество модных словечек не покажет читателю, будто вы "в теме", а произведет обратный эффект. Директор и менеджеры часто старше рядовых сотрудников и видели на своем веку немало таких слов. Если злоупотреблять жаргонизмами, то они посчитают, что вы слишком ленивы, плохо разбираетесь в теме или просто хотите произвести впечатление.
         • Также лучше не использовать слишком сложные термины. Например, отчет по правовому спору не должен содержать чрезмерного количества юридической зауми.

      8. Исправьте все ошибки. Большое количество опечаток и грамматических ошибок лишь отвлекают читателя и создают отрицательное представление об авторе. Заранее напишите черновик отчета, чтобы у вас осталось время для работы над ошибками.

         • Выполните проверку орфографии и грамматики в текстовой программе на компьютере, однако не нужно полагаться только на автоматические исправления. Такие программы могут пропустить немало ошибок, особенно в похожих словах ("печатки" вместо "перчатки").
         • Прочитайте отчет задом наперед, чтобы найти все ошибки. Если вам близка тема отчета, то не заметить ошибку очень просто, ведь мозг может автоматически “додумывать” недостающие в тексте слова или буквы. Прочитайте задом наперед, чтобы воспринимать отдельные слова.
         • Читайте отчет вслух, чтобы заметить ошибки и стилистические недостатки. Если не удается прочитать предложение или абзац без запинки, то вероятно, что ваш текст перегружен, и читатель тоже будет сбиваться. Перепишите неудачные предложения.

Трудовой процесс состоит из постановки задач руководителем и их выполнения сотрудником компании. Время от времени каждый работник составляет отчет о проделанной работе. Периодичность зависит от внутренних правил предприятия, также как и форма. Не стоит недооценивать значимость этого документа для руководства.

В этой статье мы рассмотрим то, как правильно оформить отчет о проделанной работе, образец заполнения документа и некоторые советы по его составлению.

Почему нужно уметь правильно отчитаться о работе

Рабочий процесс можно представить в виде сложного механизма, в котором каждый сотрудник компании является шестерёнкой. В этом примере руководитель организации выступает инженером, который обязан следить, чтобы все механизмы работали слаженно и как можно быстрее.

В реальной жизни начальникам довольно-таки сложно оценить, насколько хорошо сотрудники справляются со своей работой, если они не видят результатов труда. Поэтому почти на всех предприятиях руководство обязывает каждого сотрудника регулярно составлять отчет о проделанной работе. Зачастую этот документ создаётся с периодичностью в 1 неделю. Таким образом, начальство может увидеть, чем занимались работники, а также насколько они были полезны предприятию.

Неправильный пример

Составляется документ в свободной форме. Возможно, именно поэтому и встречается большое количество отчетов, которые ни о чем не говорят руководству или заставляют думать о том, что рабочий не справляется с возложенными на него функциями. При этом конкретный сотрудник может быть реальным трудягой и перевыполнять свой план. Виной всему − неправильно составленный отчет о проделанной работе. Образец такого документа приведём ниже.

Вид документа: отчет о проделанной работе за период с 15.02.16 по 19.02.16 г.

Было выполнено следующее:

• осуществлены хронометражи рабочего времени производственного цеха;
• внесены в рабочую программу результаты хронометражей;
• рассчитаны новые нормы времени;
• составлены ответы на запросы инспекций по охране труда, а также нескольких клиентов;
• принято участие в конференции по вопросам повышения эффективности труда на предприятии.

Дата составления: 19.02.16 г.

Подпись: Петров Ю. Р.”

Если работник составит отчет о проделанной работе подобным образом, то руководство будет считать, что он недостаточно загружен.

Какие бывают ошибки?

Указанный выше пример отчетливо показывает стандартные ошибки при составлении подобного рода документов.

Основными из них являются:

Указанные выше требования нужно использовать как при составлении недельных форм, так и тогда, когда формируется отчет о проделанной работе за год.

Подходящий вариант

Вероятно, что с первого раза составить качественный отчет не получится. Для того чтобы вам было легче это сделать, приводим пример того, как нужно было написать отчет руководителю о проделанной работе, указанный в первом примере:

“Кому: начальнику планового отдела Иванову П. М.

От кого: экономиста 1 категории планового отдела Петрова Ю. Р.

Отчет о результатах труда за (15.02.16-19.02.16 гг.)

На отчетную неделю передо мной были поставлены следующие задачи:

Все поставленные задачи были выполнены, а именно:

• проведено 5 хронометражей и составлено такое же количество новых норм по работам производственно цеха;
• было принято участие в конференции, служебная записка с предложениями прилагается.

Также проводилась работа со входящей документацией, а именно:

• Составлено 2 ответа на запросы ИОТ.
• Даны ответы на письма гр. Юрьева А. А., Жакова С. И., Милеевой К. Б.

На период с 22.02.16 по 26.02.16 г. запланирована командировка с целью проверки работы структурного подразделения Печерского филиала.

Дата составления: 19.02.16 г.

Подпись: Петров Ю.Р.”

Согласитесь, что этот вариант отчёта и читается лучше, и руководству видно, насколько же хорошо трудится один из сотрудников.

Как писать отчёты на более продолжительные периоды?

Конечно, период в одну неделю красиво расписать на бумаге не трудно. Сложнее составить отчет о проделанной работе за полугодие или даже год. Однако сделать это легче, чем может показаться на первый взгляд. К примеру, если у вас за необходимый период есть недельные отчеты, то можно их благополучно использовать.

Максимальный объём − 1 лист формата А4

При этом стоит постараться несколько укрупнить информацию, чтобы результат поместился на 1-2 страницы. В том случае, если недельные итоги в организации не проводятся, но вас обязали сформировать отчет о проделанной работе за год, не стоит паниковать и биться в истерике.

Вся информация есть вокруг вас: посмотрите историю сообщений в журналах регистрации документов или в электронной почте, откройте папку с вашими отчётами, изучите командировочные листы. Всё это поможет вспомнить те подвиги, которые были вами совершены на протяжении рабочего года.

Подведём итоги

Выше мы привели некоторые примеры того, как написать отчет о проделанной работе. Главное − это изложить выполненные операции с указанием количественных характеристик (столько-то раз или такое-то число штук и т. п.). Таким образом, вы поставите руководство в известность о том, сколько именно работы вам удалось выполнить.

Нельзя забывать в начале отчёта указать перечень конкретных задач, которые вам довели для исполнения. Немаловажной частью является и завершение отчёта. Обязательно напишите то, что хотите реализовать на работе в ближайшее время. Этим вы покажете, что смотрите шире, чем только на область своих непосредственных обязанностей и функций, которые необходимо выполнять согласно должностной инструкции.

Можете также рассмотреть пример, указанный выше.

Для того чтобы было легче составлять такие отчёты, можете в блокнотике либо электронном документе ежедневно записывать проделанную работу. На эту мелочь вы потратите всего лишь 3-5 минут в день. Это не так уж много. Однако за счёт таких записей вы в дальнейшем без проблем сможете создать отчёт о своей работе за любой период.

Деятельность любой организации или компании всегда предполагает отчётность. Даже если компания вполне самостоятельная, и у неё нет вышестоящего руководства, отчёт о деятельности такой компании необходим руководству самой компании для оценки эффективности работы за какой-то период, для выстраивания дальнейшей перспективы развития кампании.

Составление отчета как и составление делового письма вопрос казалось бы простой... но в чем же могут возникнуть трудности?

Обычно, затруднения в том, как составить отчёт о проделанной работе бывают у тех, кто делает его впервые. Составив, один-два раза такой отчёт, скорректировав его согласно полученным замечаниям, специалист, составляющий его, уже не испытывает особых трудностей в составлении следующего.
Составить отчёт о проделанной работе в первый раз, и составить его правильно, не такая лёгкая задача, как кажется на первый взгляд.

Немного о бухгалтерском отчёте

Наиболее простой, по исполнению, это бухгалтерский отчёт. Он может быть большим по объёму и затратным по времени составления, требует при его составлении точности и аккуратности, и всё же составлять его несколько легче, чем текстовой отчёт о проделанной работе. При составлении бухгалтерского отчёта обычно существует строго определённая форма отчётности, выраженная во всевозможных таблицах.

Нужно заполнить эти таблицы цифровыми показателями деятельности организации, и всё. Конечно, все показатели должны быть достоверными и сочетаться друг с другом, но всё-таки легче подсчитать и вставить в соответствующие графы цифры, чем составлять текстовой отчёт о проделанной работе, когда нужно описать все стороны деятельности организации словами.

Иногда при составлении бухгалтерского отчёта, к нему требуется наличие пояснительной записки. Она обычно не велика по объёму и в ней поясняются некоторые цифры. Например, почему какие-то показатели снизились, чем вызван рост других показателей, какова общая тенденции к росту и развитию, согласно цифрам отчёта.

Классификация отчётов о проделанной работе

Отчёты классифицируются по двум признакам

• По времени периода отчётности: ежедневные, еженедельные, ежемесячные, квартальные, полугодовые, годовые.
• По составу и объёму: отчёт о проделанной работе одного подразделения организации и отчёт о работе всей организации.

Составление ежедневного или еженедельного отчёта о проделанной работе редко вызывает затруднения. Обычно, они состоят из нескольких цифровых показателей, отражающих основную деятельность организации. Объём ежемесячных отчётов о проделанной работе больше, но тоже, в основном, выражен в цифрах. А квартальные, полугодовые и годовые, чаще всего, предполагают текстовые варианты отчётов о проделанной работе.

Текстовой отчёт о проделанной работе - процесс творческий

Составить отчёт в цифрах, задача ответственная, но более лёгкая, чем составить грамотный, квалифицированный текстовой отчёт о проделанной работе. Составить отчёт в текстовом варианте, это своего рода, творчество.

В нём должна быть отражена деятельность какого-то отдела или всей организации в целом, он должен быть написан языком документа, но легко читаться, в нём не должно быть излишней «воды», текст должен подтверждаться цифрами, в нём должно отражаться сравнение с показателями предыдущего отчётного периода или показателями такого же периода прошлого года, и он должен завершаться какими-то выводами.

Составление отчёта о деятельности всей организации в целом, работе всех её отделов и подразделений обычно возлагается на руководителя организации. Общая практика предоставления отчётов предполагает, что вышестоящий орган высылает в организацию, которая должна предоставить отчёт о проделанной работе, структуру предстоящего отчёта, где указывается, что конкретно нужно осветить в отчёте о проделанной работе какие цифры, показатели и направления деятельности должны быть отражены в предстоящем отчёте.

Руководитель организации знакомит отделы со структурой отчёта каждого отдела, и каждый отдел составляет свой отчёт о проделанной работе. Руководитель проверяет все отчёты, если это необходимо, корректирует их, и формирует общий отчёт о деятельности организации.

Основные требования к составлению отчёта о проделанной работе

И хотя составление отчёта о проделанной работе - процесс творческий, и в нём надо отразить все стороны деятельности организации, это всё-таки документ, а не сочинение на определённую тему, он должен отвечать всем требованиям делового документа. Поэтому отчёт о проделанной работе не должен содержать никаких предложений с личными местоимениями, например, «я сказал, они сделали, мы добились» и тому подобное. Вот небольшой пример, какая лексика должна существовать в тексте отчета:

«Количество продаж по отделу техники за 2-й квартал 2014 года - 205000, что составило 27% от общего количества продаж. Это на 10% больше чем количество продаж, за соответствующий период прошлого года. Уровень продаж по отделу техники за 2-й квартал вырос на 7% по сравнению с данным показателем 1-го квартала. Такое повышение уровня продаж произошло благодаря расширению рынка сбыта (созданию новых точек продаж, активизации работы агентов)».

Нельзя вставлять в отчёт о проделанной работе, когда говорится об улучшении каких-то показателей, такие предложения, как «благодаря напряженной работе руководителя, благодаря улучшению работы коллектива». Во-первых, это некорректный стиль составления делового документа, а во-вторых такие предложения не отражают истинную причину повышения уровня показателей. Что, раньше руководитель работал не напряжённо, а кое-как? Коллектив до данного отчётного периода работал плохо, а потом почему-то стал работать хорошо?

При составлении отчёта о проделанной работе, в соответствующие разделы отчёта можно вставить описание каких-то конкретных мероприятий, акций, презентаций, которые способствовали улучшению работы, повышению показателей.

Разделы отчёта о проделанной работе

Итак, какие разделы должен содержать текстовой отчёт о проделанной работе, если к его составлению не прилагается конкретная структура отчёта.

• Вводная часть, где даётся краткое описание организации, её положение среди подобных организаций в городе, регионе, или какие-то другие сведения об организации или регионе, где осуществляется её деятельность
• Далее следуют отчёты о проделанной работе каждого подразделения (отдела). Если организация небольшая и в ней нет отделов, то основную часть отчёта о проделанной работе составляет руководитель организации на основании данных, предоставленных каждым специалистом организации.
• Заключительная часть, где обобщаются результаты работы организации за отчётный период, делаются выводы об успехах и просчётах, даются прогнозы о дальнейшей деятельности.

Варианты отчётов о проделанной работе

Структура отчёта о проделанной работе может иметь и какие-то другие варианты, связанные со спецификой деятельности данной организации, но в ней обязательно должны присутствовать следующие данные:

• Полный и объективный отчёт о всех направлениях деятельности организации, с цифровыми показателями, возможно, диаграммами
• Выводы о работе организации за отчётный период
• Пути и перспективы развития организации на предстоящий отчётный период.

Сегодня абсолютно не редки ситуации, когда работодатели требуют от своих подчиненных предоставить отчет о работе сотрудника. При этом по большей части неважно, какая именно работа была проделана, какую должность занимает сотрудник и как долго он работает на этом месте работы. Работодатели даже не закрепляют за собой это право во внутреннем документообороте, но в то же время сотрудники обязаны безоговорочно выполнять это правило, составляя месячные, квартальные и годовые формы отчетов в зависимости от пожеланий начальства, не имея ни малейшего права на возражения. В этой статье мы предлагаем поговорить, для чего, собственно говоря, нужны такие отчеты, кто и на каких основаниях имеет право требовать их от своих подчиненных, и что в обязательном порядке должна содержать эта форма документа.

Зачем нужны отчеты?

Ни один из видов отчетов не может быть экономически необоснованным, ведь для их составления необходимо привлекать персонал, а это довольно существенная статья расходов для любого предприятия. В обязанности каждого руководителя структурного подразделения входит обоснование перед руководством следующих важных моментов:

• численность сотрудников по штату;
• фонд оплаты труда;
• организационная структура;
• функциональные обязанности сотрудников;
• требования к соискателям на ту или иную должность.

Чтобы взять на работу в структурное подразделение нового сотрудника, необходимы веские основания и мотивированное предложение руководителя отдела, которое должно быть согласовано со стороны руководства. Только после соглашения последнего может быть открыта вакансия и начат поиск подходящего специалиста. Но даже после того, как работника официально оформят на работу, обоснование в его необходимости должно постоянно держаться на контроле. Такому сотруднику необходимо будет постоянно выполнять определенный объем работы, который предусмотрен той или иной должностью.

Важно. Для определения загруженности сотрудников и распределения работ на предприятиях должны рассчитываться нормы выработки. Эта обязанность должна возлагаться на финансистов или экономистов предприятия. Но на практике получается так, что эти специалисты всегда заняты более важными делами, а поэтому чисто физически не успевают контролировать распределение обязанностей.

По факту за загруженностью специалистов следят руководители подразделений и руководствуются они зачастую только своими визуальными наблюдениями, то есть следят, чтобы все специалисты были при деле. Кроме этого, получается так, что эти же руководители должны составлять планы, как работа в следующем отчетном периоде будет распределена среди подчиненных, а работник должен не только трудиться продуктивно, но еще и планировать свое собственное рабочее время.

Все эти планы рассматриваются сначала руководителем отдела, а потом передаются на согласование вышестоящему руководству в установленном на предприятии порядке. Если план будет утвержден, то в дальнейшем все сотрудники обязаны будут следовать его пунктам, а потом по факту отчитаться о проделанной работе. И вот на этом этапе и возникает необходимость в составлении отчета в соответствии с утвержденным ранее планом действий.

Таким образом, получаем, что отчет сотрудника необходим:

• для обоснования затрат по выплате заработной платы сотрудников;
• в качестве подтверждения о выполнении работ или оказании услуг сотрудниками предприятия для сторонних организаций-контрагентов, например по договорам аутсорсинга;
• с целью создания порядка и соблюдения трудовой дисциплины на предприятии;
• для установления, какие работы были выполнены тем или иным сотрудником (особенно это актуально в том случае, когда возникают спорные ситуации о ненадлежащем или неполноценном выполнении тех или иных должностных обязанностей).

В каких случаях отчет является обязательным?

Законодательством в обязательном порядке регламентирован только один вид отчетов о выполненной работе. И он касается случаев отправления сотрудников предприятия в командировки.

В остальных случаях сотрудники обязаны предоставлять отчеты о проделанном работе только в том случае, когда этот пункт прямым образом фигурирует в должностной инструкции специалиста, или прописан в трудовом договоре.

Кто может выступать в роли инициатора отчета?

Следующий вопрос: перед кем именно сотрудник должен отчитываться? Чтобы ответить на этот вопрос необходимо понимать, в подчинении кого именно находится сотрудник. Такая информация также должна значиться в должностной инструкции и в трудовом договоре. Соответственно с этим непосредственный начальник и может требовать от сотрудника составление отчета. При этом он имеет право требовать от своего подчиненного и любые другие виды предусмотренных отчетов, а не только о проделанной работе.

На основании отчета о выполненной работе может производиться расчет премий сотрудников, то есть финансовых поощрений работодателя за выполненную работу. Если отчет составляется именно по этой причине, тогда он обязательно должен содержать такие показатели:

• выполнение плановых показателей;
• выполнение сверхнормированных работ в рамках должностных обязанностей сотрудника;
• выполнение особо важных или сверхсрочных работ и заданий, индивидуальных заданий со стороны начальника в соответствии с должностными обязанностями сотрудниками.

Важно. В то же время в отчете о выполненных работах также должна быть указана информация о невыполнении тех или иных заданий со стороны руководства сотрудником, с обязательным указанием причин, почему работа не была выполнена.

Отказ сотрудника от составления отчета

Иногда у руководителей возникает вопрос: что делать в такой ситуации, когда сотрудник отказывается составлять отчет? Можно ли его наказать за отказ? По поводу этого в Трудовом Кодексе есть статья, которая предусматривает ответственность сотрудников за невыполнение ими своих должностных обязанностей и привлечение их к дисциплинарному взысканию. Применить эту статью, как становиться понятным из описания, можно только в том случае, когда предоставление отчета является частью должностных обязанностей сотрудника, то есть об этом прописано в его должностной инструкции или в трудовом договоре.

За нарушение трудовых обязанностей работодатель имеет право применить такие виды дисциплинарного наказания: замечание или выговор. Мера взыскания применяется в зависимости от тяжести последствий проступка.

Но на практике имеет немного другую картину. Обычно работодатели не наказывают именно таким образом сотрудников, которые ослушались их приказа и не составили отчет к указанному времени или вовсе отказались от его составления. Как правило, работодателям важен даже не сам отчет, а послушание сотрудника в выполнении того или иного вида работы. И поэтому у сотрудников, которые проигнорировали отчет всплывают проблемы не с отчетом в частности, а с выполнением заданий вышестоящего руководства в целом. Поэтому работодателю намного проще применить дисциплинарное наказание не за отказ от работы с отчетом, а за ненадлежащее выполнение трудовых обязанностей сотрудника.

Основные составляющие отчета

Отчет сотрудника должен содержать следующие обязательные пункты:

• фамилию, имя, отчество;
• должность;
• отдел или подразделение;
• виды выполненных работ (могут указываться как в количественном, так и в процентном соотношении, с отметкой о времени выполнения);
• указание работ по плану или сверхплановых;
• заказчик работы;
• статус выполнения задания (выполнено, частично выполнено, не выполнено);
• результат (с указанием документа или без него);
• факт передачи результата;
• другие сотрудники, которые были задействованы в выполнении работы;
• соответствие фактических показателей плановым;
• дата отчета и период, за который был выполнен отчет.

Все эти пункты можно назвать только условными, поскольку в каждом конкретном случае они могут быть изменены (добавлены новые параметры или скорректированы имеющиеся).

На некоторых предприятиях может быть разработана и внедрена система предоставления каждодневных отчетов сотрудников о выполненной ими работе. В этом случае имеет смысл применить краткую форму отчета, в которой будут указаны все самые основные факты о работе, и заполнение данного отчета не займет много времени у сотрудника.

Упрощенный вариант отчета может содержать следующие пункты:

• фамилия, имя, отчество;
• должность;
• место работы;
• выполненные работы по плану и сверхнормативно;
• дата отчета и период, за который был составлен документ.

Важно. Все отчеты, которые составляются сотрудником, должны быть заверены им самим, а также вышестоящим руководителем.

Должен ли быть отчет установленной формы?

Общеустановленной формы отчета о проделанной сотрудником работы не существует. Причин для этого несколько:

• в законодательстве не предусмотрены обязательства сотрудников по составлению таких форм отчетов;
• на каждом предприятии есть свои особенности и нюансы, которые должны быть учтены при составлении отчетов (в том числе здесь может учитываться даже стиль владельцев или руководителей компании).

Поэтому получается, что установить единую для всех юридических лиц форму отчета не представляется возможным. Но в то же время, если на предприятии хорошо налажена система документооборота, и все документы заполняются и хранятся в строгом порядке, тогда есть смысл уделить внимание и этому отчету, и утвердить его стандартную форму конкретно для данного предприятия.

Сделать это можно несколькими способами:

• в комплекте документов по предприятию в целом, если все сотрудники отчитываются о проделанной работе централизовано;
• приказом по конкретному подразделению или отделу, если отчеты составляются только определенными категориями сотрудников.

Как должны храниться отчеты

Если отчет о работе сотрудника был составлен, то он должен храниться на предприятии, независимо от того, использовалась ли для его составления унифицированная форма или он был составлен произвольно. Другой вопрос: как долго он должен храниться на предприятии? Законодательство на эту тему молчит, опять же таки по причине, что оно не предусматривает обязательного заполнения отчетов со стороны сотрудников.

Зачастую руководство предприятия в своих действиях относительно хранения отчетов ориентируется на перечень архивных документов, согласно которому следует придерживаться следующих сроков хранения документов:

• отчеты сотрудников о выполненной ими работе, кроме командировочных документов, должны храниться 1 год;
• сводные отчеты отделов или подразделений о выполненной работе должны храниться 5 лет.