غالبًا ما يتم الحديث عن إدارة المستندات الإلكترونية كثيرًا، ولكن من الصعب التنقل بين عدد كبير من المصطلحات الجديدة، والأصعب من ذلك فهم كيفية عمل كل ذلك. تم تصميم سلسلة المقالات "المحاسب والمستند الإلكتروني" خصيصًا لتخبر بلغة يسهل الوصول إليها كل ما يحتاج المحاسب إلى معرفته حول هذا النوع من التفاعل. كيف تبدأ التبادل؟ كيفية العمل مع التقارير الأولية وتقديم التقارير إلكترونيا؟ ستجد إجابات لهذه الأسئلة وغيرها في قضايانا.

سنتحدث في الفصل الأول عن كيفية التحول إلى التفاعل الإلكتروني مع الأطراف المقابلة، وما هو المطلوب لبدء عملية التبادل.

نظرة من الأعلى: هل التغيير مطلوب؟

ترتبط المحاسبة ارتباطًا وثيقًا بإعداد الوثائق المختلفة. لقد تم تحسين أنظمة تدفق المستندات الورقية لعقود من الزمن، ولكن يتم اليوم استبدال المستندات الورقية بأخرى إلكترونية.

دعونا نلقي نظرة على الوضع الحالي من الأعلى: تقوم العديد من الشركات بأتمتة عملياتها التجارية الداخلية جزئيًا أو كليًا من خلال تنفيذ أنظمة المعلومات. لكن عمل المنظمة لا يقتصر على العمليات الداخلية؛ بل من الضروري أيضًا التفاعل مع الأطراف المقابلة.

على سبيل المثال، بعد الانتهاء من معاملة تجارية، يقوم المحاسب بإعداد تقرير إنجاز العمل في نظامه المحاسبي، ويطبعه ويرسله عن طريق البريد أو البريد السريع. يقوم الطرف المقابل، بعد استلام الفعل، بمسحه ضوئيًا وإدخاله في نظام المعلومات، إذا كان ذلك متاحًا. ثم يقوم المحاسب بإدخال القيود يدويا في النظام المحاسبي، ودون فشل يحفظ أصل الورقة. مريح؟

الوضع متناقض: يتم تحسين العمليات الداخلية، ولكن العمليات الخارجية ليست كذلك، في حين أن العمليات المبسطة خارجيًا هي التي تؤدي إلى تقليل حقيقي للتكاليف، سواء المادية أو الوقت. يستغرق تسليم المستندات الورقية أيامًا وأسابيع ثمينة، بينما يتم نقل المستندات الإلكترونية في غضون دقائق.

طرق تبادل المستندات الإلكترونية

• لذلك، قررت البدء في تبادل المستندات الإلكترونية. تقرر الأطراف المقابلة بشكل مستقل كيفية تنظيم التفاعل الإلكتروني. هناك نوعان رئيسيان من التبادل:
• التبادل مع الطرف المقابل مباشرة يمكنك البدء بإبرام اتفاقية أولية توضح بالتفصيل إجراءات وشروط التبادل. إذا استخدم كلا الطرفين المقابلين توقيعًا إلكترونيًا مؤهلاً معززًا، فلا يلزم إبرام الاتفاقية وفقًا لذلك، مع أنواع أخرى من التوقيع الإلكتروني، يلزم الاتفاق. الميزة الواضحة لهذا الخيار هي أنك لا تحتاج إلى الدفع للمشغلين مقابل إرسال المستندات؛ يمكنك استخدام البريد الإلكتروني العادي. ولكن لا يمكن إرسال جميع المستندات مباشرة إلى الطرف المقابل.
• متغير آخر - تبادل الفواتير من خلال مشغل إدارة المستندات الإلكترونية (مشغل EDO SF). هذه الطريقة أفضل، فقط لأنك تتصل بشبكة المشغل مرة واحدة، وتنضم إلى لوائح الصرف وتعمل في الخدمة. يتمتع مشغلو EDF للأسطول الشمالي بالقدرات التكنولوجية والشخصية والقانونية لضمان التبادل المشروع لأي مستندات إلكترونية، والأهم من ذلك، الفواتير.

كثيرًا ما يُسألنا لماذا نحتاج إلى عامل إذا كان بإمكاننا التبادل مباشرة. الأمر الأول والأهم هو أنه عند تبادل المستندات الإلكترونية مباشرة، أي بدون مشاركة المشغل، لن تتمكن من تبادل الفواتير الإلكترونية. وفقًا لأمر وزارة المالية في الاتحاد الروسي رقم 50 ن، يجب أن يتم تبادل الفواتير الإلكترونية (ESF) من خلال مشغل EDI SF، لأنه، إذا لزم الأمر، يمكن للمشغل تأكيد حقيقة إصدار أو استلام EIF وغيرها من الوثائق.

كارينا قسيس،المحللسينردوكس

ثلاث خطوات بسيطة لتبادل البيانات الإلكترونية (EDI).

• الاتصال بالمشغل.
• شراء شهادة التوقيع الإلكتروني ووسائل حماية التشفير (CIPF)؛
• قم بتوصيل الأطراف المقابلة (إذا لزم الأمر) باستخدام المشغل

الاتصال بالمشغل

بادئ ذي بدء، اتصل بالمشغل، ومناقشة التكلفة وشروط الاتصال. عند بدء عملية التبادل، يتعين عليك توقيع اتفاقية مع المشغل؛ ويُطلق على هذا الإجراء غالبًا اسم "الانضمام إلى اللوائح".

اللوائح عبارة عن وثيقة تصف بالتفصيل مبادئ التشغيل ومهام الخدمة والجوانب القانونية.

شراء شهادة التوقيع الإلكتروني ووسائل الحماية المشفرة

يمكنك الحصول على شهادة التوقيع الإلكتروني في أي مركز اعتماد معتمد من قبل وزارة الاتصالات والإعلام في الاتحاد الروسي (قائمة المراجع المصدقة المعتمدة). غالبًا ما يكون مشغلو تدفق المستندات الإلكترونية SF هم المراجع المصدقة أنفسهم أو يقدمون خدمات للحصول على الشهادات من خلال شركائهم.

وفقا للقانون الاتحادين63 "بشأن التوقيع الإلكتروني"، تحدد شهادة التوقيع الإلكتروني التي تستخدمها الشركة (كيان قانوني) أيضًا فردًا محددًا، ولكنه يتصرف نيابة عن الشركة على أساس الميثاق أو التوكيل الرسمي. وبطبيعة الحال، لا يمكن نقل الشهادات إلى أشخاص آخرين. لا يمكنك أن تطلب من شخص ما أن يوقع توقيعك على المستندات.

كارينا قسيس،المحللسينردوكس

التوقيع الإلكتروني (ES) هو تسلسل معين من الأحرف المرفقة بالمستند. هناك ثلاثة أنواع من التوقيعات: البسيطة، والمعززة غير المؤهلة، والمعززة المؤهلة.

وفقًا للقانون الاتحادي رقم 63 "بشأن التوقيعات الإلكترونية"، يتم الاعتراف بالمستند الإلكتروني الموقع بتوقيع إلكتروني بسيط أو معزز غير مؤهل كمستند ورقي موقع بتوقيع مكتوب بخط اليد.

يشبه التوقيع المؤهل المعزز على مستند إلكتروني التوقيع المكتوب بخط اليد والختم على مستند ورقي. تعترف دائرة الضرائب الفيدرالية بالقوة القانونية فقط لتلك المستندات الموقعة بتوقيع مؤهل .

أداة حماية المعلومات المشفرة (CIPF) هي برنامج خاص يقوم بتشفير وفك تشفير المعلومات المرسلة. يعد CIPF في خدمات التبادل ضروريًا لإنشاء التوقيع الإلكتروني والتحقق منه. يمكن شراء ترخيص حق الاستخدام بمساعدة المشغل.

ربط الأطراف المقابلة

بالطبع، لا يمكنك تبادل المستندات الإلكترونية إلا مع الأطراف المقابلة المتصلة بالفعل بخدمة التبادل. وبالمثل مع الشبكات الاجتماعية: لا فائدة من التسجيل إذا لم يكن هناك أصدقاء هناك. ومع ذلك، قد يتبع الآخرون شركتك في التجربة. هناك مواقف يحتاج فيها الأطراف المقابلة فقط إلى حافز إضافي أو وصول تفضيلي أو مجاني لفترة من الوقت. سيساعدك مشغل EDO SF في حل جميع أسئلتك، لأنه هو نفسه مهتم بدعم عالي الجودة لمستخدميه وتوصيل المشتركين الجدد.

لا يهم مشغل EDF الذي يستخدمه مشغل SF - يمكنك الاتصال بمشغل واحد والطرف المقابل بمشغل آخر. واليوم، يقوم عدد من كبار المشغلين بتطوير واختبار تكنولوجيا التجوال. في حين أن التكنولوجيا في مرحلة التطوير، يمكنك استخدام خيارات أخرى لتنظيم التفاعل مع الأطراف المقابلة.

الخيار الأول هو العمل مع مشغلين متعددين . لا أحد يمنع المشاركين في التبادل من استخدام خدمات العديد من مشغلي EDF. يمكنك أنت بنفسك الاتصال بالعديد من المشغلين، أو تقديم طريقة العمل هذه إلى الطرف المقابل، إذا كان ذلك مناسبًا بالطبع.

إذا كنت أنت والطرف المقابل متصلين بخدمات مختلفة، ولسبب ما لا ترغبان في استخدام خدمات العديد من مشغلي إدارة المستندات الإلكترونية، فعليك الانتباه إلى الخيار الثاني هو أنه يمكنك الاتصال بالمشغلين لديك لتقديم اقتراح لإنشاء تبادل فيما بينهم.

بدلا من الاستنتاج

دعونا نلخص بإيجاز: ما الذي تحتاج إلى معرفته كمحاسب حول كيفية البدء في تبادل المستندات الإلكترونية مع الأطراف المقابلة؟ أولا، يتم ضمان القوة القانونية للوثيقة من خلال التوقيع الإلكتروني المؤهل المعزز. ثانيًا، يضمن مشغل EDF SF التسليم السريع وسلامة المستند الإلكتروني. ثالثا، من أجل البدء في التبادل من خلال المشغل، يكفي الانضمام إلى اللوائح، وكذلك شراء شهادة التوقيع الإلكتروني وأداة حماية التشفير. يقع حل المشكلات الأخرى في الواقع على عاتق المشغلين.

في العدد القادم

وفي الفصل الثاني، "المحاسب والمستند الإلكتروني"، ستتعلم أين يمكنك استخدام التوقيعات الإلكترونية وكيفية التمييز بين التوقيعات الإلكترونية الثلاثة عن بعضها البعض. سنلقي نظرة فاحصة على آلية التوقيع ونكتشف الوثيقة الإلكترونية المعترف بها على أنها ملزمة قانونًا. سوف تتعلم أيضًا مكان وكيفية تخزين المستندات الإلكترونية مع الحفاظ على قوتها القانونية.

يتم تنفيذ جميع أنشطة أي منظمة من خلال تبادل الوثائق على الورق. أدى توسع مجتمع المعلومات إلى ظهور الوثائق الإلكترونية.

يتم استخدام هذا النوع من الوثائق بشكل متزايد بين موظفي الإدارة في مختلف المنظمات والهياكل الأخرى. أصبح التفاعل مع صندوق المعاشات التقاعدية ومفتشية الضرائب واسع النطاق.

كما أصبح يستخدم بنشاط بين المنظمات المختلفة.

تم تقنين التبادل الإلكتروني للمستندات المحاسبية منذ عدة سنوات.

منذ عام 2002، جعل القانون الاتحادي رقم 1-FZ "بشأن التوقيع الرقمي الإلكتروني" المستندات الورقية والإلكترونية متساوية في القوة القانونية، ولكن في يوليو 2013، أصبحت هذه اللائحة غير صالحة.

يحدد القانون الاتحادي رقم 63-FZ بتاريخ 6 أبريل 2011 "بشأن التوقيعات الإلكترونية" القواعد الأساسية لتفاعل المنظمات التي تستخدم التوقيعات الإلكترونية. وافق أمر مشترك صادر عن وزارة المالية ودائرة الضرائب الفيدرالية في روسيا بتاريخ 17 فبراير 2011 رقم MMV-7-2/168@ على القواعد الأساسية لتقديم المستندات إلى مكتب الضرائب.

تسجيل وتسجيل وتبادل الفواتير على شكل مستند إلكتروني بين مختلف الهيئات مع مراعاة شروط وزارة المالية، المصادق عليها بالأمر رقم 50ن تاريخ 25/04/2011.

المرسوم الحكومي رقم 1137 تاريخ 26 ديسمبر 2011. تم تحديد قواعد ملء ونماذج الفواتير الجديدة وعدد من المستندات المحاسبية الأخرى. يتم تبادل الفواتير في شكل إلكتروني عبر اتصالات خاصة بتنسيق معين، تمت الموافقة عليه بأمر من دائرة الضرائب الفيدرالية في روسيا بتاريخ 30 يناير 2012 رقم MMV-7-6/36@.

أمر دائرة الضرائب الفيدرالية بتاريخ 03/05/2012 رقم MMV-7-6/138@ يحدد التنسيق الذي يجب أن يتم به تبادل بعض المستندات المحاسبية وتقديمها إلى السلطات الضريبية.

لكي تتمكن المؤسسات من تبادل المستندات المحاسبية TORG-12 وشهادة قبول العمل بالتنسيق المطلوب، أصدرت دائرة الضرائب الفيدرالية الأمر رقم MMV-7-6/172 بتاريخ 21 مارس 2012.

لن يتم تأكيد المستندات الأولية الصادرة إلكترونيًا إلا بعد وضع علامة عليها.

تتم جميع عمليات تبادل المستندات المحاسبية بالتنسيق الإلكتروني بين الأطراف المقابلة باستخدام إدارة المستندات الإلكترونية، والتي تسترشد بأمر دائرة الضرائب الفيدرالية بتاريخ 20 أبريل 2012 رقم MMV-7-6/253@.

مزايا إدارة الوثائق الإلكترونية

لا شك أن جميع التغييرات التي أدخلتها التشريعات في التفاعل بين الأطراف المقابلة لها عدد من المزايا.

يؤدي إدخال إدارة المستندات الإلكترونية إلى تقليل الوقت اللازم لتبادل المستندات. ويتم ذلك عن طريق توفير الوقت المستغرق في معالجة المستندات وتسليمها بين المؤسسات على كلا الجانبين.

يتم توفير الوقت عند تسجيل المعاملات في السجلات المحاسبية، وعند مراقبة الأخطاء، وتقليل مراحل معالجة المستندات وإنشاء التقارير.

سيتم تدريجيًا تحويل المستندات المحاسبية الأولية (الفاتورة وشهادة الإنجاز ومذكرة التسليم)، المكتوبة على الورق والموقعة من قبل المدير، والتي اعتادت جميع المنظمات على العمل بها، إلى تنسيق إلكتروني.

يتم تدفق جميع المستندات بين الأطراف المقابلة وفقًا للمخطط التالي:

• تقوم المنظمة البائعة بإنشاء مستند في نظامها المحاسبي. باستخدام برنامج التشفير، يوقع مستندًا بتوقيع إلكتروني. والخطوة التالية هي أن تقوم المنظمة بتحميل المستند المكتمل إلى نظام المشغل وإرساله إلى الطرف المقابل، الذي يقبله من خلال برنامج خاص.
• ثم يقوم المشتري بإدخال المستند الإلكتروني المستلم في برنامج المحاسبة الخاص به، والتحقق من المعاملة للتأكد من امتثالها، إذا تم كل شيء دون أخطاء، ثم يضع توقيعه الإلكتروني ويرسله مرة أخرى إلى البائع من خلال المشغل. إذا تم اكتشاف عدم دقة أو أخطاء أثناء التفتيش، يرسل المشتري إشعار الرفض إلى البائع موضحًا الأسباب.

تعكس المنظمة البائعة المستند الإلكتروني في حساباتها كما تم إصداره بعد تلقي إشارة تأكيد من مشغل إدارة المستندات الإلكترونية بقبول الملف وإخطار المشتري باستلام المستند.

وفقًا للوائح، يتم تبادل المستندات المحاسبية بين الأطراف المقابلة في شكل ورقي وإلكتروني.

تتمتع المستندات المعدة إلكترونيًا والموقعة بتوقيع إلكتروني بنفس القوة القانونية التي تتمتع بها المستندات الورقية الموقعة من قبل المدير.

يتم تنفيذ تدفق المستندات بين المؤسسات من خلال مشغل، مما يسمح بتقليل الوقت اللازم للمحاسبة والمعالجة

لكن الأمر يستحق إبداء تحفظ: لا يمكن أن تكون الوثيقة في شكل إلكتروني مشروعة إلا إذا لم ينص القانون على خلاف ذلك، أو أن هذا لا يتعارض مع منطق استخدام الوثيقة. على سبيل المثال، تنص اللوائح القانونية على متطلبات محددة لوثائق الإبلاغ الصارمة ونماذجها، والتي لا يمكن أن تكون إلا في شكل ورقي. لا يجوز استخدام نسخ من نماذج المستندات التي يتم فيها استخدام شعار دولة الاتحاد الروسي أو شعار الكيان التأسيسي للاتحاد الروسي كشرط (وفقًا للفقرة 5.7 من GOST R 6.30-2003)، والتي في الواقع يمنع تخزين وتبادل بعض الشهادات وأعمال الأحوال المدنية وغيرها بشكل إلكتروني.

كما أن هناك عدداً من الوثائق التي يمكن تحويلها إلى شكل إلكتروني، ولكن لم يتم تطبيقها بعد لعدة أسباب. على سبيل المثال، وثائق الموظفين. أولاً، تتمتع بعض هذه المستندات بفترات تخزين طويلة الأجل وأحيانًا دائمة، ولا تزال ممارسة المحفوظات الإلكترونية سيئة التنظيم بموجب القانون. ثانيًا، ترتبط هذه المستندات بشكل مباشر بالبيانات الشخصية، مما يعني أنه من الضروري ضمان تخزينها وفقًا للمتطلبات القانونية الخاصة.

- بعد التبديل إلى EDF، هل أحتاج إلى طباعة المستندات وتخزينها على الورق؟

في الواقع، هذا يتناقض مع منطق إدارة الوثائق الإلكترونية. إذا تم إنشاء المستند في شكل إلكتروني وتم توقيعه بتوقيع إلكتروني، فهو وفقًا للقانون أصلي. ليست هناك حاجة للاحتفاظ بنسخة ورقية منه.

وإذا كنت بحاجة إلى تقديم مستند إلى السلطات التنظيمية الخارجية أو إلى المحكمة على الورق (إذا لم تكن هناك الوسائل التقنية اللازمة لعرض التوقيع الإلكتروني)، فيكفي طباعته والتصديق عليه بختم المنظمة والتوقيع "المباشر" للشخص المفوض.

- ما هو CIPF ولماذا هو ضروري؟ هل سيتعين علي شراء أي تراخيص؟

بدون وسيلة لحماية معلومات التشفير (CIPF)، أصبح من المستحيل اليوم تنفيذ تدفق المستندات ذي الأهمية القانونية. هذا برنامج خاص يوفر تشفير البيانات ومن الضروري إنشاء التوقيع الإلكتروني والتحقق منه.

في الواقع، قبل البدء في تبادل المستندات إلكترونيًا، يجب عليك شراء ترخيص CIPF.

- هل يمكن شراء شهادة توقيع إلكتروني واحدة واستخدامها للجميع؟

نواجه بشكل دوري ممارسة قيام المحاسب أو السكرتير بتوقيع المستندات الخاصة بالمدير باستخدام التوقيع الإلكتروني. في الواقع، هذا ينتهك أمان وسلامة التوقيع الإلكتروني - لا يمكنك مطلقًا نقل مفتاحك الخاص أو الوثوق به إلى شخص آخر. إذا تم اكتشاف هذه الحقيقة، فإن المرجع المصدق ملزم بإلغاء الشهادة.

والحقيقة هي أن شهادة التوقيع الإلكتروني يتم إصدارها حصريًا للفرد الذي يتصرف نيابة عن نفسه أو نيابة عن كيان قانوني على أساس الميثاق أو التوكيل الرسمي. بناء على الفن. 14 من القانون الاتحادي رقم 63 "بشأن التوقيعات الإلكترونية"، يجب أن يحتوي التوقيع على معلومات تسمح لك بتحديد الشخص المحدد الذي وقع على الوثيقة. وفي هذه الحالة يكون هو صاحب شهادة المفتاح.

بالطبع، هناك حالات عندما تتلقى وثيقة موقعة ليس من قبل شخص معين، ولكن، على سبيل المثال، من قبل دائرة حكومية. يحدث هذا فقط إذا تم التوقيع تلقائيًا كجزء من العمليات المعقدة لمعالجة طلبات المواطنين. في جميع الحالات الأخرى، يؤكد التوقيع الإلكتروني، أولا وقبل كل شيء، على المشاركة الشخصية لشخص معين في توقيع الوثيقة.

- ما المدة التي يمكن خلالها تخزين المستندات الإلكترونية الموقعة؟ بعد كل شيء، شهادة مفتاح التوقيع الإلكتروني لها تاريخ انتهاء صلاحية محدود.

هذا سؤال مهم حقا. يجب علينا تخزين المستندات المحاسبية الأولية لمدة لا تقل عن خمس سنوات في المتوسط، أما شهادة التوقيع الإلكتروني فهي صالحة لمدة عام واحد فقط. بحلول نهاية هذه الفترة، إذا كانت المستندات مطلوبة فجأة، فسوف تحتاج إلى إثبات أن الشهادة كانت صالحة وقت التوقيع. لذلك، يستخدم مشغلو إدارة المستندات الإلكترونية تنسيق توقيع خاص - توقيع إلكتروني محسّن. ويمكنه التأكد من لحظة إنشاء التوقيع الإلكتروني وصحة الشهادة لتلك الفترة الزمنية.

أيضًا، عند توقيع مستند بتوقيع إلكتروني، يتم لصق ختم زمني ونتيجة التحقق من صحة الشهادة، مما سيسمح لك بإثبات أن مستندك له قوة قانونية حتى بعد انتهاء صلاحية الشهادة.

وبالتالي، باستخدام التوقيع الإلكتروني المتقدم، لا داعي للقلق بشأن الأهمية القانونية لمستنداتك في الأرشيف الإلكتروني.

- لماذا تكون تكلفة إرسال مستند رسمي أكثر تكلفة من المستند غير الرسمي؟

الشيء هو أن عملية معالجة مستند رسمي (على سبيل المثال، فاتورة) أكثر تعقيدا بكثير من غير رسمية. بالإضافة إلى ذلك، يضع المشرع بعض المتطلبات وأنظمة العمل والصيغ المعتمدة. كل هذا يزيد من تكاليف الموارد لمشغلي إدارة المستندات، وبالتالي يزيد السعر.

- هل يمكنني استخدام المستندات الإلكترونية كدليل في المحكمة؟

نعم بالتأكيد. صحيح أن هذه ليست ممارسة واسعة الانتشار بعد. ومع ذلك، وفقا للفقرة 3 من الفن. 75 من قانون إجراءات التحكيم للاتحاد الروسي (APC RF)، يتم قبول الوثائق المستلمة باستخدام شبكة معلومات الإنترنت والاتصالات والموقعة بتوقيع إلكتروني كدليل مكتوب. إذا لم تتاح للمحكمة الفرصة لاستخدام المستندات الإلكترونية كدليل، فسيكون ذلك كافيا لعمل نسخ ورقية، والتصديق عليها بختم المنظمة وتوقيع المدير.

أيضًا على الموقع الرسمي لمحكمة التحكيم العليا للاتحاد الروسي، بعد ملء النموذج، يمكنك إرسال المستندات إلى محاكم التحكيم بشكل إلكتروني دون توقيع إلكتروني.

- هل صحيح أنه عند العمل مع خدمة التبادل، ستقوم دائرة الضرائب الفيدرالية بعرض جميع مستنداتنا التي نتبادلها مع الأطراف المقابلة؟

لا هذا ليس صحيحا. لا يكشف مشغلو إدارة المستندات الإلكترونية عن بيانات التبادل لأي شخص ولا يقدمون المستندات إلى الوكالات الحكومية ما لم يكن هناك قرار من المحكمة أو حكم (أمر) آخر. الشيء الوحيد الذي يخطره المشغل دائرة الضرائب الفيدرالية هو حقيقة أن المنظمة مرتبطة بإدارة المستندات الإلكترونية من خلال الفواتير الإلكترونية (وفقًا لأمر وزارة المالية في الاتحاد الروسي بتاريخ 25 أبريل 2011 N 50n). يمكنك التأكد من أن مستنداتك سيتم تخزينها بشكل آمن في مركز بيانات المشغل، ولن يتمكن أحد سواك من الوصول إليها.

بالطبع، هذه ليست كل الأسئلة في الوقت الحالي، لكننا على ثقة من أنه بمرور الوقت سيكون هناك عدد أقل من هذه الأسئلة: الخبرة العملية والسوابق المحددة ستخلق المزيد من الفهم في هذا المجال. من الصعب الانتقال إلى شيء جديد عندما تكون هذه القصة في بدايتها للتو. ومن الجدير أيضًا أن نأمل أنه بمرور الوقت ستنشئ الدولة الظروف الأكثر راحة وشفافية ليس فقط للمشاركين في EDI، ولكن أيضًا لمشغلي البورصة.

المقال الأصلي على بوابة التدقيق

بعد اعتماده في 2011-2012. عدد من الوثائق الرئيسية التي تنظم مجال إدارة المستندات الإلكترونية (وخاصة القانون الاتحادي "حول التوقيع الإلكتروني"رقم 63-ف بتاريخ 2011/06/04، أمر وزارة المالية في الاتحاد الروسي رقم 50 ن بتاريخ 25 أبريل 2011الذي وافق على ضوابط تبادل الفواتير، أمر دائرة الضرائب الفيدرالية بتاريخ 5 مارس 2012. ن MMV-7-6/138@، التي وافقت على تنسيق الفاتورة الإلكترونية)، أصبحت ممكنة ليس فقط بين المنظمات والسلطات التنظيمية (ما يسمى "التقارير الإلكترونية")، ولكن أيضًا التبادل الكامل للمستندات الأولية الإلكترونية، بالإضافة إلى الفواتير والعقود بين أي منظمة ( "إدارة الوثائق الإلكترونية").

كانت المنظمات الكبيرة التي تضم الآلاف من الدافعين من أوائل الجهات المصدرة لهذه الوثائق. يمكنك بالفعل تلقي الإجراءات والفواتير الإلكترونية من شركات توريد الموارد Mosvodokanal OJSC، Mosenergosbyt OJSC، Our Network LLC (A-Tel)، وما إلى ذلك. ومن الممكن أيضًا التبادل مع أي طرف مقابل آخر، بغض النظر عن حجمه وبُعده عنك.

من الناحية الفنية، يتم تبادل الوثائق من خلال بوابة VLSI الإلكترونية التقارير الإلكترونية وتدفق المستندات، ويتم تنفيذه من قبل مشغل اتصالات متخصص، شركة Tensor.

لماذا تحتاج إلى مشغل إدارة المستندات الإلكترونية؟ لماذا لا يمكنك إرسال المستندات الإلكترونية عبر البريد الإلكتروني؟

وفقًا لأمر وزارة المالية في الاتحاد الروسي بتاريخ 25 أبريل 2011. N 50Н، يجب أن تمر الفواتير الإلكترونية مشغل إدارة الوثائق الإلكترونية.

يعد مشغل إدارة المستندات الإلكترونية شخصًا ثالثًا غير مهتم وسيكون قادرًا دائمًا على تأكيد حقيقة إصدار مستند معين وإعداد تقرير فحص فني حول ما إذا كانت الوثيقة قد مرت عبر المشغل. يمكن أن يكون هذا مهمًا جدًا في المواقف المثيرة للجدل.

يضمن المشغل أيضًا مشاركة الأطراف المقابلة ويقدم الدعم الفني إذا لزم الأمر.

كيف يتم ضمان الأهمية القانونية للوثائق الإلكترونية؟

بالنسبة لمعظم الوثائق ضرورية وكافيةالشرط هو أن يتم توقيع هذه المستندات بتوقيع رقمي إلكتروني مؤهل. التوقيعات التي صادرة عن مركز الاعتماد التابع لشركة Tensorمؤهلون. لتوقيع المستندات، يُسمح باستخدام التوقيعات الرقمية الصادرة عن أي CA مدرج في شبكة الثقة الخاصة بمراكز اعتماد خدمة الضرائب الفيدرالية. كما يمكن استخدام التوقيعات الإلكترونية للتداول الإلكتروني، ولكن بشرط أن تحتوي الشهادة على معلومات كافية عن الشركة التي صدر التوقيع لها، وعلى وجه الخصوص رقم التعريف الضريبي (TIN).

مميزات نظام إدارة الوثائق الإلكتروني SBIS-online:

1. يمكنك إرسال المستندات إلى أي منظمة مسجلة في الاتحاد الروسي، حتى لو لم تكن من مستخدمي SBIS. وفي هذه الحالة سيقوم مدير شركة Tensor بالاتصال بممثل هذه المؤسسة وإرسال خطاب إلى عنوان بريده الإلكتروني يدعوه فيه للتسجيل في النظام. مباشرة بعد التسجيل، سيتلقى الطرف المقابل المستندات التي أرسلتها.
   يمكنك أيضًا إرسال دعوة مماثلة بنفسك عبر البريد الإلكتروني.
2. لا يلزم تثبيت برامج أو أجهزة متخصصة لا أنت ولا الطرف المقابل. يعد الإصدار الحالي من أي متصفح يدعم Java (Internet Explorer وOpera وMozilla وGoogle Chrome وما إلى ذلك) وإمكانية الوصول إلى الإنترنت كافيًا. من السهل اقامة.
3. لإعداد وإرسال واستلام والموافقة على الوثائق لا حاجة لبرامج محاسبة (1ج، الخ.)
4. إذا قمت في البداية بإعداد المستندات في برنامج محاسبة (1C، وما إلى ذلك)، يمكنك تكوين تكامل برنامج المحاسبة الخاص بك مع نظام SBIS-Online .
5. المستندات التي ليس لها نموذج قياسي (على سبيل المثال، العقود) يمكنك الإرسال بأي تنسيق مناسب (وثيقة، قوات الدفاع الشعبي، JPEG، الخ.)
6. يمكن للطرف المقابل أيضًا الحصول على توقيع رقمي (EDS) مجانًا خلال فترة الترويج.

للتسجيل في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية VLSI-أون لاينوأيضًا، إذا لزم الأمر، احصل على توقيع رقمي لتدفق المستندات، واترك طلبًا.

"فلسي"

يوفر تدفق المستندات الإلكترونية بين مؤسسات SBIS للعملاء المزايا التالية:

• يمكنك إرسال المستندات إلى أي منظمة مسجلة في الاتحاد الروسي. إذا لم يكن الطرف المقابل مشاركا في نظام SBIS، فسيقوم موظف الشركة ببساطة بالاتصال بممثل المنظمة وإرسال دعوات للمشاركة في النظام إلى بريده الإلكتروني. مباشرة بعد تأكيد الطلب، سيتم تبادل المعلومات بين المشاركين دون وسطاء.
• ليست هناك حاجة لتثبيت البرنامج على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. كل ما تحتاجه هو متصفح حديث وإمكانية الوصول إلى الإنترنت.
• للعمل مع البيانات لا تحتاج إلى برنامج خاص. إذا تم إعداد التقرير في البداية في برنامج جهة خارجية، على سبيل المثال، 1C، فيمكنك تكوين تكامل البيانات مع نظام SLSIS.
• لم يتم تحديد النموذج القياسي للوثيقة. يمكنك إرسال النصوص وملفات جداول البيانات والصور وما إلى ذلك.

إس كيه بي "كونتور"

يشارك أيضًا أحد مطوري البرامج الأوائل في روسيا في توريد المعدات التي يتم من خلالها تنفيذ تدفق المستندات الإلكترونية بين المنظمات. قامت شركة Kontur بتطوير نظام Diadoc الذي يستخدم لتبادل المستندات الإلكترونية. ومن الميزات الخاصة للنظام أنه يمكن الحصول على الوصول إلى البيانات أثناء وجودك بالخارج. وقد قامت الشركة بتطوير تعريفات التجوال خصيصًا لهذا الغرض. إذا رغبت في ذلك، يمكنك الوصول إلى البيانات عبر API.

ماذا تحتاج؟

لتوصيل EDI، تحتاج المؤسسة إلى شراء:

• البرامج المرخصة؛
• الخادم؛
• تحديث المعدات؛
• طاقم القطار؛
• تكوين ودمج نظام EDMS للعمل مع التطبيقات الداخلية.

هل يجب القيام بهذه الاستثمارات من أجل ربط تدفق المستندات الإلكترونية بين المنظمة؟ بما في ذلك استشارات الدعم الفني ونظام إدارة الوثائق الإلكترونية وتحديثات البرامج في النفقات، فهي المرحلة الثانية من الاستثمار. ويجب دفع هذه التكاليف شهريا.

خاتمة

يتم استبدال تدفق المستندات الورقية بتدفق إلكتروني. فهو لا يقلل من تكاليف المنظمة لصيانة العمليات فحسب، بل يزيد أيضًا من كفاءة العمل ككل. لكي يعمل التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) بنجاح، تحتاج إلى صياغة أهداف تنفيذ النظام بوضوح وتكوين المعدات بشكل صحيح.

لقد كان مفهوم "إدارة المستندات الإلكترونية" موجودًا منذ فترة طويلة. على الرغم من أنهم يتحدثون كثيرًا عن تنظيم إدارة المستندات الإلكترونية، إلا أنه لا يزال لا يفهم الجميع جوهر العمليات التي تجري في إطار تدفق المستندات الإلكترونية. سنحاول في هذه المقالة أن ننقل بلغة بسيطة جميع المعلومات المهمة حول العملية الآلية للعمل مع المستندات. ماذا علي أن أفعل لبدء التبادل؟ كيفية تنظيم العمل مع الوثائق الأولية؟ كيفية تقديم التقارير إلكترونيا؟ يمكن العثور على إجابات للأسئلة الأكثر إلحاحًا وإثارة للاهتمام في سلسلة من مقالاتنا.

منظور خارجي: كيفية تنظيم إدارة المستندات الإلكترونية

ترتبط المحاسبة ارتباطًا وثيقًا بإعداد العديد من المستندات. على الرغم من أن تقليد إدارة المستندات الورقية يعود إلى عقود عديدة، فقد حان الوقت للتحول إلى تنظيم إدارة المستندات الإلكترونية.

دعونا نرى كيف يبدو الوضع من الخارج. في العديد من المؤسسات، تتم بالفعل أتمتة العمليات التجارية الداخلية من خلال التنفيذ الجزئي أو الكامل لأنظمة المعلومات. وبطبيعة الحال، لا تقتصر أنشطة المؤسسة على العمليات الداخلية وحدها. هناك أيضًا تفاعل خارجي - مع مختلف المقاولين والموردين، بخلاف ذلك - مع الأطراف المقابلة.

لنلقي نظرة على مثال. عند اكتمال معاملة تجارية معينة، يبدأ المحاسب في إعداد المستندات ذات الصلة. وتشمل هذه شهادات العمل المكتمل. يقوم المحاسب بإدخال الأفعال في النظام المحاسبي للمؤسسة ويرسلها في شكل مطبوع إلى الطرف المقابل، أثناء الدفع مقابل الخدمات البريدية أو البريد السريع. بعد استلام الوثيقة من قبل المقاول، يقوم بمسحها ضوئيا وإدخالها في النظام. ماذا يفعل المحاسب؟ يتتبع مستندًا ورقيًا يدويًا ويدرجه في الأرشيف. هل هذا المخطط مناسب؟

الوضع متناقض. يتم تحسين العمليات التجارية الداخلية فقط، بينما تظل العمليات الخارجية دون تغيير. وفي غضون ذلك، من خلال تبسيط العمليات الخارجية يمكن تقليل التكاليف - الوقت والمال. وبالتالي، يستغرق تسليم الوثائق الورقية أيامًا وحتى أسابيع، في حين يتم نقل نظائرها الإلكترونية في أقصر وقت ممكن - في بضع دقائق فقط.

حول أنواع التبادل

لنفترض أنك مهتم بتنظيم إدارة المستندات الإلكترونية، وأنك مستعد للانضمام إلى التبادل الإلكتروني للمستندات مع الطرف المقابل. يمكنك اختيار أي من نوعين من التبادل.

• هل أنت مهتم بالتبادل المباشر؟
  في هذه الحالة، يجب عليك أولا الدخول في اتفاق مع المشغل وتحديد الإجراء الخاص بتنفيذ الإجراء. عندما يستخدم الطرفان التوقيع الإلكتروني المؤهل المعزز، لا يلزم الاتفاق. وفي حالات أخرى، لا يمكنك الاستغناء عنها. يسمح لك التبادل المباشر بإلغاء تكلفة نقل المستندات - حيث يمكن إرسالها مجانًا عبر البريد الإلكتروني. ولكن، لسوء الحظ، لا يمكن إرسال جميع الوثائق بهذه الطريقة.
• هل ترغب في إرسال واستلام الفواتير (IF) من خلال مشغل إدارة المستندات الإلكترونية (EDO SF)؟
  كل ما تحتاجه هو الاتصال بشبكة المشغل لمرة واحدة والالتزام بلوائح الصرف، وبعد ذلك يمكنك استخدام وظيفة الخدمة بحرية. بفضل مجموعة واسعة من القدرات - التكنولوجية والشخصية والقانونية، يضمن المشغل تبادلًا مشروعًا تمامًا للفواتير والمستندات الأخرى في شكل إلكتروني.

لنبدأ العمل مع EDI

دعونا نلقي نظرة فاحصة على كيفية تنفيذ إجراء التبادل. لتنظيم إدارة المستندات الإلكترونية، يتعين عليك تنفيذ ثلاث خطوات بسيطة:

• أولاً، عليك الاتصال بالمشغل الخاص بك.
• قم بشراء شهادة التوقيع الإلكتروني وأداة حماية التشفير (CIPF).
• بمساعدة المشغل، يمكنك توصيل الأطراف المقابلة بالخدمة (إذا لزم الأمر).

يتم تنفيذ القضايا التنظيمية الأخرى من قبل مشغلي EDF للأسطول الشمالي. المهمة الرئيسية بالنسبة لهم هي تزويد المستخدمين بظروف عمل مريحة.

شاهد الفيديو وقم بتقييم سهولة استخدام عميل الويب Synerdocs.

ملحوظة إد.

كيف يحدث الاتصال؟

بادئ ذي بدء، تحتاج إلى الاتصال بالمشغل ومناقشة نقطتين: كم سيكلف الاتصال وفي أي وقت سيتم الانتهاء منه. فقط بعد ذلك يتم توقيع اتفاقية مع المشغل.

اللائحة هي وثيقة تصف بالتفصيل المهام التي تحلها الخدمة وقواعد عملها والمسائل القانونية المهمة.

الحصول على التوقيع الرقمي وشهادة حماية المعلومات المشفرة

يتم إصدار الشهادة من قبل أي مركز اعتماد معتمد من قبل وزارة الاتصالات والإعلام في الاتحاد الروسي (قائمة المراجع المصدقة المعتمدة). غالبًا ما تكون هذه المراكز بمثابة مشغلي تدفق المستندات الإلكترونية للأسطول الشمالي. أنها توفر الشهادات من خلال الشبكة التابعة لها.

بضع كلمات عن التوقيع الإلكتروني (ES). وهي عبارة عن مجموعة من الأحرف المكتوبة بترتيب معين. يتم إرفاق التوقيع الإلكتروني بالوثيقة الإلكترونية ويؤكد صحتها. هناك ثلاثة أنواع من التوقيعات: البسيطة، والمعززة غير المؤهلة، والمعززة المؤهلة.