Συχνά συζητείται πολύ για τη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων, αλλά είναι δύσκολο να περιηγηθείτε σε έναν μεγάλο αριθμό νέων όρων και ακόμη πιο δύσκολο να κατανοήσετε πώς λειτουργούν όλα. Η σειρά άρθρων «Ο Λογιστής και το Ηλεκτρονικό Έγγραφο» σχεδιάστηκε ειδικά για να λέει σε μια προσβάσιμη γλώσσα όλα όσα χρειάζεται να γνωρίζει ένας λογιστής σχετικά με αυτό το είδος αλληλεπίδρασης. Πώς να ξεκινήσετε μια ανταλλαγή; Πώς να εργαστείτε με τις κύριες αναφορές και να υποβάλετε αναφορές ηλεκτρονικά; Θα βρείτε απαντήσεις σε αυτές και σε άλλες ερωτήσεις στα τεύχη μας.

Στο πρώτο κεφάλαιο θα μιλήσουμε για το πώς να μεταβείτε στην ηλεκτρονική αλληλεπίδραση με τους αντισυμβαλλομένους και τι χρειάζεται για να ξεκινήσετε μια ανταλλαγή.

Άποψη από ψηλά: χρειάζεται αλλαγή;

Η λογιστική είναι άρρηκτα συνδεδεμένη με την προετοιμασία διαφόρων εγγράφων. Τα συστήματα ροής εγγράφων σε χαρτί έχουν τελειοποιηθεί εδώ και δεκαετίες, αλλά σήμερα τα έντυπα έγγραφα αντικαθίστανται από ηλεκτρονικά.

Ας δούμε την τρέχουσα κατάσταση από ψηλά: πολλές εταιρείες αυτοματοποιούν εν μέρει ή πλήρως τις εσωτερικές επιχειρηματικές τους διαδικασίες μέσω της εφαρμογής πληροφοριακών συστημάτων. Αλλά η λειτουργία ενός οργανισμού δεν περιορίζεται σε εσωτερικές διαδικασίες, είναι επίσης απαραίτητο να αλληλεπιδρά με τους αντισυμβαλλομένους.

Για παράδειγμα, μετά την ολοκλήρωση μιας επιχειρηματικής συναλλαγής, ένας λογιστής συντάσσει μια έκθεση ολοκλήρωσης εργασίας στο λογιστικό του σύστημα, την εκτυπώνει και την αποστέλλει με ταχυδρομείο ή κούριερ. Ο αντισυμβαλλόμενος, έχοντας λάβει την πράξη, την σαρώνει και την εισάγει στο πληροφοριακό σύστημα, εάν υπάρχει. Στη συνέχεια, ο λογιστής πραγματοποιεί χειροκίνητα εγγραφές στο λογιστικό σύστημα και χωρίς αποτυχία αποθηκεύει το πρωτότυπο χαρτί. Ανετος?

Η κατάσταση είναι παράδοξη: οι εσωτερικές διαδικασίες βελτιστοποιούνται, αλλά οι εξωτερικές όχι, ενώ οι εξωτερικά εξορθολογισμένες διαδικασίες είναι αυτές που οδηγούν σε πραγματική ελαχιστοποίηση του κόστους, τόσο υλικού όσο και χρόνου. Η παράδοση των έντυπων εγγράφων απαιτεί πολύτιμες ημέρες και εβδομάδες, ενώ τα ηλεκτρονικά έγγραφα μεταφέρονται μέσα σε λίγα λεπτά.

Μέθοδοι ανταλλαγής ηλεκτρονικών εγγράφων

• Έτσι, αποφασίσατε να ξεκινήσετε την ανταλλαγή ηλεκτρονικών εγγράφων. Οι αντισυμβαλλόμενοι αποφασίζουν ανεξάρτητα πώς θα δομηθεί η ηλεκτρονική αλληλεπίδραση. Υπάρχουν δύο κύριοι τύποι ανταλλαγής:
• Ανταλλαγή απευθείας με τον αντισυμβαλλόμενο Μπορείτε να ξεκινήσετε με τη σύναψη μιας προσύμφωνης, η οποία διευκρινίζει λεπτομερώς τη διαδικασία και τους όρους της ανταλλαγής. Εάν και οι δύο αντισυμβαλλόμενοι χρησιμοποιούν βελτιωμένη ειδική ηλεκτρονική υπογραφή, τότε η συμφωνία δεν χρειάζεται να συναφθεί ανάλογα, με άλλους τύπους ηλεκτρονικής υπογραφής, απαιτείται συμφωνία. Το προφανές πλεονέκτημα αυτής της επιλογής είναι ότι δεν χρειάζεται να πληρώσετε τους χειριστές για τη μετάδοση εγγράφων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τακτικά email. Αλλά δεν μπορούν να σταλούν όλα τα έγγραφα απευθείας στον αντισυμβαλλόμενο.
• Μια άλλη παραλλαγή - ανταλλαγή τιμολογίων μέσω χειριστή ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων (Χειριστής EDO SF). Αυτή η μέθοδος είναι καλύτερη, έστω και μόνο επειδή συνδέεστε στο δίκτυο του χειριστή μία φορά, εγγραφείτε στους κανονισμούς ανταλλαγής και εργάζεστε στην υπηρεσία. Οι φορείς εκμετάλλευσης EDF του Βόρειου Στόλου διαθέτουν τις τεχνολογικές, το προσωπικό και τις νομικές δυνατότητες για να εξασφαλίσουν τη νόμιμη ανταλλαγή οποιωνδήποτε ηλεκτρονικών εγγράφων και, το σημαντικότερο, τιμολογίων.

Μας ρωτούν συχνά γιατί χρειαζόμαστε έναν χειριστή εάν μπορούμε να ανταλλάξουμε απευθείας. Το πρώτο και πιο σημαντικό είναι ότι κατά την απευθείας ανταλλαγή ηλεκτρονικών εγγράφων, δηλαδή χωρίς τη συμμετοχή χειριστή, δεν θα μπορείτε να ανταλλάξετε ηλεκτρονικά τιμολόγια. Σύμφωνα με το Διάταγμα του Υπουργείου Οικονομικών της Ρωσικής Ομοσπονδίας αριθ. και άλλα έγγραφα.

Καρίνα Κάσση,αναλυτήςSynerdocs

Τρία απλά βήματα για το EDI

• σύνδεση με τον χειριστή·
• αγοράστε πιστοποιητικό ηλεκτρονικής υπογραφής και μέσα κρυπτογραφικής προστασίας (CIPF)·
• συνδέστε τους αντισυμβαλλομένους (εάν είναι απαραίτητο) χρησιμοποιώντας έναν χειριστή

Σύνδεση σε χειριστή

Πρώτα απ 'όλα, επικοινωνήστε με τον χειριστή, συζητήστε το κόστος και τους όρους σύνδεσης. Κατά την έναρξη μιας ανταλλαγής, πρέπει να υπογράψετε μια συμφωνία με τον χειριστή αυτή η διαδικασία ονομάζεται συχνά ένταξη στους κανονισμούς.

Οι κανονισμοί είναι ένα έγγραφο που περιγράφει λεπτομερώς τις αρχές λειτουργίας, τους στόχους υπηρεσίας και τις νομικές πτυχές.

Αγορά πιστοποιητικού ηλεκτρονικής υπογραφής και μέσα κρυπτογραφικής προστασίας

Μπορείτε να αποκτήσετε πιστοποιητικό ηλεκτρονικής υπογραφής από οποιοδήποτε Κέντρο Πιστοποίησης διαπιστευμένο από το Υπουργείο Τηλεπικοινωνιών και Μαζικών Επικοινωνιών της Ρωσικής Ομοσπονδίας (Κατάλογος διαπιστευμένων ΑΠ). Συχνά οι διαχειριστές ροής ηλεκτρονικών εγγράφων SF είναι οι ίδιοι ΑΠ ή παρέχουν υπηρεσίες για τη λήψη πιστοποιητικών μέσω των συνεργατών τους.

Σύμφωνα με τον ομοσπονδιακό νόμοΝ63 «Σχετικά με την Ηλεκτρονική Υπογραφή», ένα πιστοποιητικό ηλεκτρονικής υπογραφής που χρησιμοποιείται από μια εταιρεία (νομικό πρόσωπο) προσδιορίζει επίσης ένα συγκεκριμένο άτομο, το οποίο όμως ενεργεί για λογαριασμό της εταιρείας βάσει του Καταστατικού ή του πληρεξουσίου. Φυσικά, τα πιστοποιητικά δεν μπορούν να μεταβιβαστούν σε άλλα πρόσωπα. Δεν μπορείτε να βάζετε κάποιον να υπογράφει το αυτόγραφό σας σε έγγραφα.

Καρίνα Κάσση,αναλυτήςSynerdocs

Η ηλεκτρονική υπογραφή (ES) είναι μια ορισμένη ακολουθία χαρακτήρων που επισυνάπτεται σε ένα έγγραφο. Υπάρχουν τρεις τύποι υπογραφών: απλές, βελτιωμένες χωρίς επιφύλαξη, βελτιωμένες πιστοποιημένες.

Σύμφωνα με τον ομοσπονδιακό νόμο αριθ. 63 «Σχετικά με τις ηλεκτρονικές υπογραφές», ένα ηλεκτρονικό έγγραφο που υπογράφεται με απλή ή βελτιωμένη μη έγκυρη ηλεκτρονική υπογραφή αναγνωρίζεται ως ισοδύναμο με ένα έντυπο έγγραφο που υπογράφεται με χειρόγραφη υπογραφή.

Μια βελτιωμένη ειδική υπογραφή σε ένα ηλεκτρονικό έγγραφο είναι ανάλογη με μια χειρόγραφη υπογραφή και σφραγίδα σε ένα έντυπο έγγραφο. Η Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία αναγνωρίζει τη νομική ισχύ μόνο εκείνων των εγγράφων που υπογράφονται με ειδική υπογραφή .

Ένα εργαλείο προστασίας κρυπτογραφικών πληροφοριών (CIPF) είναι ένα ειδικό πρόγραμμα που κρυπτογραφεί και αποκρυπτογραφεί τις μεταδιδόμενες πληροφορίες. Το CIPF στις υπηρεσίες ανταλλαγής είναι απαραίτητο για τη δημιουργία και την επαλήθευση μιας ηλεκτρονικής υπογραφής. Μια άδεια για το δικαίωμα χρήσης μπορεί να αγοραστεί μέσω του χειριστή.

Συνδέοντας αντισυμβαλλόμενους

Φυσικά, μπορείτε να ανταλλάξετε ηλεκτρονικά έγγραφα μόνο με τους αντισυμβαλλομένους που είναι ήδη συνδεδεμένοι στην υπηρεσία ανταλλαγής. Ομοίως με τα κοινωνικά δίκτυα: δεν έχει νόημα να εγγραφείτε εάν δεν υπάρχουν φίλοι εκεί. Ωστόσο, άλλοι μπορεί να ακολουθήσουν την εταιρεία σας στον πειραματισμό. Υπάρχουν περιπτώσεις όπου οι αντισυμβαλλόμενοι χρειάζονται μόνο πρόσθετο κίνητρο, προνομιακή ή δωρεάν πρόσβαση για λίγο. Ο χειριστής EDO SF θα σας βοηθήσει να λύσετε όλες τις απορίες σας, καθώς ο ίδιος ενδιαφέρεται για την υποστήριξη υψηλής ποιότητας για τους χρήστες του και τη σύνδεση νέων συνδρομητών.

Δεν έχει σημασία ποιον τελεστή EDF χρησιμοποιεί ο χειριστής SF - μπορείτε να συνδεθείτε σε έναν χειριστή και ο αντισυμβαλλόμενος σε έναν άλλο. Σήμερα, ένας αριθμός κορυφαίων παρόχων αναπτύσσουν και δοκιμάζουν τεχνολογία περιαγωγής. Ενώ η τεχνολογία βρίσκεται στο στάδιο ανάπτυξης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε άλλες επιλογές για την οργάνωση της αλληλεπίδρασης με τους αντισυμβαλλομένους.

Η πρώτη επιλογή είναι να εργαστείτε με πολλούς χειριστές . Κανείς δεν απαγορεύει στους συμμετέχοντες στο χρηματιστήριο να χρησιμοποιούν τις υπηρεσίες πολλών φορέων εκμετάλλευσης EDF. Μπορείτε μόνοι σας να συνδεθείτε σε πολλούς παρόχους ή να προσφέρετε αυτήν τη μέθοδο εργασίας σε έναν αντισυμβαλλόμενο, εάν χρειάζεται, φυσικά.

Εάν εσείς και ο αντισυμβαλλόμενός σας είστε συνδεδεμένοι σε διαφορετικές υπηρεσίες και για κάποιο λόγο δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε τις υπηρεσίες πολλών φορέων διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων, τότε δώστε προσοχή στο η δεύτερη επιλογή είναι ότι μπορείτε να επικοινωνήσετε με τους χειριστές σας με μια πρόταση να δημιουργήσουν μια ανταλλαγή μεταξύ τους.

Αντί για συμπέρασμα

Ας συνοψίσουμε εν συντομία: τι πρέπει να γνωρίζετε ως λογιστής για το πώς να ξεκινήσετε την ανταλλαγή ηλεκτρονικών εγγράφων με αντισυμβαλλομένους; Πρώτον, η νομική ισχύς του εγγράφου διασφαλίζεται με βελτιωμένη ειδική ηλεκτρονική υπογραφή. Δεύτερον, ο χειριστής του EDF SF εγγυάται γρήγορη παράδοση και ακεραιότητα του ηλεκτρονικού εγγράφου. Τρίτον, για να ξεκινήσετε την ανταλλαγή μέσω χειριστή, αρκεί να ενταχθείτε στους κανονισμούς, καθώς και να αγοράσετε ένα πιστοποιητικό ηλεκτρονικής υπογραφής και ένα εργαλείο κρυπτογραφικής προστασίας. Η λύση σε άλλα ζητήματα είναι στην πραγματικότητα στους ώμους των χειριστών.

Στο επόμενο τεύχος

Στο δεύτερο κεφάλαιο, «Λογιστής και Ηλεκτρονικό Έγγραφο», θα μάθετε πού αλλού μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ηλεκτρονικές υπογραφές και πώς να διακρίνετε και τις τρεις ηλεκτρονικές υπογραφές μεταξύ τους. Θα ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά στον μηχανισμό υπογραφής και θα μάθουμε ποιο ηλεκτρονικό έγγραφο αναγνωρίζεται ως νομικά δεσμευτικό. Θα μάθετε επίσης πού και πώς να αποθηκεύετε ηλεκτρονικά έγγραφα διατηρώντας τη νομική τους ισχύ.

Όλες οι δραστηριότητες οποιουδήποτε οργανισμού πραγματοποιούνται μέσω της ανταλλαγής εγγράφων σε χαρτί. Η επέκταση της κοινωνίας της πληροφορίας οδήγησε στην εμφάνιση ηλεκτρονικών εγγράφων.

Αυτή η μορφή εγγράφων χρησιμοποιείται όλο και περισσότερο μεταξύ του διοικητικού προσωπικού διαφόρων οργανισμών και άλλων δομών. Η αλληλεπίδραση με το Ταμείο Συντάξεων και τη Φορολογική Επιθεώρηση έχει γίνει ευρέως διαδεδομένη.

Έχει επίσης χρησιμοποιηθεί ενεργά μεταξύ διαφόρων οργανισμών.

Η ηλεκτρονική ανταλλαγή λογιστικών εγγράφων νομιμοποιήθηκε πριν από αρκετά χρόνια.

Από το 2002, ο ομοσπονδιακός νόμος αριθ. 1-FZ «Σχετικά με την Ηλεκτρονική Ψηφιακή Υπογραφή» έχει κάνει τα έντυπα και τα ηλεκτρονικά έγγραφα ισοδύναμα σε νομική ισχύ, αλλά τον Ιούλιο του 2013 αυτός ο κανονισμός ήταν άκυρος.

Ο ομοσπονδιακός νόμος αριθ. 63-FZ της 6ης Απριλίου 2011 «Σχετικά με τις ηλεκτρονικές υπογραφές» θεσπίζει τους βασικούς κανόνες για την αλληλεπίδραση οργανισμών που χρησιμοποιούν ηλεκτρονικές υπογραφές. Η κοινή διαταγή του Υπουργείου Οικονομικών και της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας της Ρωσίας με ημερομηνία 17 Φεβρουαρίου 2011 Αρ. ММВ-7-2/168@ ενέκρινε τους βασικούς κανόνες για την υποβολή εγγράφων στην εφορία.

Η εγγραφή, η καταγραφή και η ανταλλαγή τιμολογίων με τη μορφή ηλεκτρονικού παραστατικού μεταξύ διαφόρων οργανισμών λαμβάνει υπόψη τους όρους του Υπουργείου Οικονομικών, που εγκρίθηκε με την υπ' αριθμ. 50ν διαταγή της 25ης Απριλίου 2011.

1137 της 26ης Δεκεμβρίου 2011 του Κυβερνητικού Διατάγματος. έχουν καθοριστεί κανόνες για τη συμπλήρωση και νέα έντυπα τιμολογίων και ορισμένα άλλα λογιστικά έγγραφα. Η ανταλλαγή τιμολογίων σε ηλεκτρονική μορφή μέσω ειδικής επικοινωνίας πραγματοποιείται σε συγκεκριμένη μορφή, η οποία έχει εγκριθεί με εντολή της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας της Ρωσίας με ημερομηνία 30 Ιανουαρίου 2012 Αρ. ММВ-7-6/36@.

Η διαταγή της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας της 03/05/2012 Αρ. ММВ-7-6/138@ καθόρισε τη μορφή με την οποία ορισμένα λογιστικά έγγραφα θα έπρεπε να ανταλλάσσονται και να υποβάλλονται στις φορολογικές αρχές.

Προκειμένου οι οργανισμοί να ανταλλάξουν τα λογιστικά έγγραφα TORG-12 και το Πιστοποιητικό Αποδοχής Εργασίας στην απαιτούμενη μορφή, η Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία εξέδωσε την εντολή αριθ. ММВ-7-6/172 με ημερομηνία 21 Μαρτίου 2012.

Τα βασικά έγγραφα που εκδίδονται ηλεκτρονικά θα επιβεβαιώνονται μόνο αφού έχουν επισημανθεί.

Όλες οι ανταλλαγές λογιστικών εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή μεταξύ αντισυμβαλλομένων πραγματοποιείται με τη χρήση ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων, η οποία καθοδηγείται από την εντολή της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας με ημερομηνία 20 Απριλίου 2012 Αρ. ММВ-7-6/253@.

Πλεονεκτήματα της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων

Όλες οι αλλαγές που εισάγει η νομοθεσία στην αλληλεπίδραση μεταξύ των αντισυμβαλλομένων έχουν αναμφίβολα ορισμένα πλεονεκτήματα.

Η εισαγωγή της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων οδηγεί σε μείωση του χρόνου ανταλλαγής εγγράφων. Αυτό συμβαίνει εξοικονομώντας χρόνο στην επεξεργασία και παράδοση εγγράφων μεταξύ των οργανισμών και στις δύο πλευρές.

Εξοικονομείται χρόνος κατά την καταγραφή συναλλαγών σε λογιστικά μητρώα, κατά την παρακολούθηση σφαλμάτων, τη μείωση των σταδίων επεξεργασίας εγγράφων και τη δημιουργία αναφορών.

Τα βασικά λογιστικά έγγραφα (τιμολόγιο, πιστοποιητικό ολοκλήρωσης και σημείωμα παράδοσης), που συντάσσονται σε χαρτί και υπογράφονται από τον διευθυντή, με τα οποία όλοι οι οργανισμοί έχουν συνηθίσει να εργάζονται, θα μεταφερθούν σταδιακά σε ηλεκτρονική μορφή.

Όλη η ροή εγγράφων μεταξύ αντισυμβαλλομένων πραγματοποιείται σύμφωνα με το ακόλουθο σχήμα:

• Ο οργανισμός πωλήσεων δημιουργεί ένα έγγραφο στο λογιστικό του σύστημα. Χρησιμοποιώντας κρυπτογραφικό λογισμικό, υπογράφει ένα έγγραφο με ηλεκτρονική υπογραφή. Το επόμενο βήμα είναι ότι ο οργανισμός ανεβάζει το ολοκληρωμένο έγγραφο στο σύστημα του χειριστή και το στέλνει στον αντισυμβαλλόμενο, ο οποίος το αποδέχεται μέσω ειδικού λογισμικού.
• Στη συνέχεια, ο αγοραστής εισάγει το λαμβανόμενο ηλεκτρονικό έγγραφο στο λογιστικό του πρόγραμμα, ελέγχει τη συναλλαγή για συμμόρφωση, εάν όλα έχουν ολοκληρωθεί χωρίς σφάλματα, στη συνέχεια βάζει την ηλεκτρονική του υπογραφή και το στέλνει πίσω στον πωλητή μέσω του χειριστή. Εάν ανακαλυφθούν ανακρίβειες ή λάθη κατά την επιθεώρηση, ο αγοραστής αποστέλλει ειδοποίηση άρνησης στον πωλητή αναφέροντας τους λόγους.

Ο οργανισμός πωλήσεων αντικατοπτρίζει το ηλεκτρονικό έγγραφο στη λογιστική του όπως εκδόθηκε μετά τη λήψη ενός σήματος επιβεβαίωσης από τον υπεύθυνο διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων σχετικά με την αποδοχή του αρχείου και την ειδοποίηση του αγοραστή ότι το έγγραφο έχει παραληφθεί.

Σύμφωνα με τους κανονισμούς, η ανταλλαγή λογιστικών εγγράφων μεταξύ αντισυμβαλλομένων πραγματοποιείται τόσο σε έντυπη όσο και σε ηλεκτρονική μορφή.

Τα έγγραφα που συντάσσονται σε ηλεκτρονική μορφή και υπογράφονται με ηλεκτρονική υπογραφή έχουν την ίδια νομική ισχύ με τα έντυπα έγγραφα που υπογράφονται από τον διαχειριστή.

Η ροή εγγράφων μεταξύ των οργανισμών πραγματοποιείται μέσω ενός χειριστή, ο οποίος επιτρέπει τη μείωση του χρόνου για λογιστική και επεξεργασία

Αλλά αξίζει να κάνετε μια κράτηση: ένα έγγραφο σε ηλεκτρονική μορφή μπορεί να είναι νόμιμο μόνο εάν ο νόμος δεν ορίζει διαφορετικά ή αυτό δεν έρχεται σε αντίθεση με τη λογική της χρήσης του εγγράφου. Για παράδειγμα, οι νομικές ρυθμίσεις ορίζουν συγκεκριμένες απαιτήσεις για αυστηρά έγγραφα αναφοράς και τα έντυπά τους, τα οποία μπορούν να είναι μόνο σε έντυπη μορφή. Δεν επιτρέπεται η χρήση φωτοαντιγράφων εντύπων εγγράφων στα οποία χρησιμοποιείται το κρατικό έμβλημα της Ρωσικής Ομοσπονδίας ή το έμβλημα μιας συστατικής οντότητας της Ρωσικής Ομοσπονδίας (σύμφωνα με το άρθρο 5.7 του GOST R 6.30-2003), το οποίο στην πραγματικότητα απαγορεύει την αποθήκευση και ανταλλαγή σε ηλεκτρονική μορφή κάποιων πιστοποιητικών, πράξεων προσωπικής κατάστασης κ.λπ.

Υπάρχει επίσης μια σειρά εγγράφων που μπορούν να μετατραπούν σε ηλεκτρονική μορφή, αλλά δεν εφαρμόζονται ακόμη για διάφορους λόγους. Για παράδειγμα, έγγραφα προσωπικού. Πρώτον, ορισμένα τέτοια έγγραφα έχουν μακροχρόνιες και μερικές φορές μόνιμες περιόδους αποθήκευσης και η πρακτική των ηλεκτρονικών αρχείων εξακολουθεί να ρυθμίζεται ανεπαρκώς από τη νομοθεσία. Δεύτερον, τέτοια έγγραφα σχετίζονται άμεσα με προσωπικά δεδομένα, πράγμα που σημαίνει ότι είναι απαραίτητο να διασφαλιστεί η αποθήκευσή τους σύμφωνα με ειδικές νομικές απαιτήσεις.

- Μετά τη μετάβαση σε EDF, χρειάζεται να εκτυπώσω και να αποθηκεύσω έγγραφα σε χαρτί;

Στην πραγματικότητα, αυτό έρχεται σε αντίθεση με τη λογική της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων. Εάν ένα έγγραφο ΔΗΜΙΟΥΡΓΕΙΤΑΙ σε ηλεκτρονική μορφή και υπογράφεται με ηλεκτρονική υπογραφή, τότε, σύμφωνα με το νόμο, είναι πρωτότυπο. Δεν χρειάζεται να κρατάτε αντίγραφο σε χαρτί.

Και εάν πρέπει να υποβάλετε ένα έγγραφο σε εξωτερικές ρυθμιστικές αρχές ή στο δικαστήριο σε χαρτί (εάν δεν υπάρχουν απαραίτητα τεχνικά μέσα για να δείτε μια ηλεκτρονική υπογραφή), τότε αρκεί να το εκτυπώσετε και να το πιστοποιήσετε με τη σφραγίδα του οργανισμού και την «ζωντανή» υπογραφή εξουσιοδοτημένου προσώπου.

- Τι είναι το CIPF και γιατί είναι απαραίτητο; Θα πρέπει να αγοράσω άδειες;

Χωρίς ένα μέσο προστασίας κρυπτογραφικών πληροφοριών (CIPF), σήμερα είναι αδύνατο να πραγματοποιηθεί νομικά σημαντική ροή εγγράφων. Αυτό είναι ένα ειδικό πρόγραμμα που παρέχει κρυπτογράφηση δεδομένων, είναι απαραίτητο να δημιουργηθεί και να επαληθευτεί μια ηλεκτρονική υπογραφή.

Πράγματι, πριν ξεκινήσετε την ηλεκτρονική ανταλλαγή εγγράφων, πρέπει να αγοράσετε μια άδεια CIPF.

- Είναι δυνατόν να αγοράσετε ένα πιστοποιητικό ηλεκτρονικής υπογραφής και να το χρησιμοποιήσετε για όλους;

Περιοδικά συναντάμε την πρακτική του λογιστή ή γραμματέα να υπογράφει έγγραφα για έναν διευθυντή χρησιμοποιώντας ηλεκτρονική υπογραφή. Στην πραγματικότητα, αυτό παραβιάζει την ασφάλεια και την ακεραιότητα της ηλεκτρονικής υπογραφής - δεν μπορείτε απολύτως να μεταφέρετε ή να εμπιστευτείτε το ιδιωτικό σας κλειδί σε άλλο άτομο. Εάν διαπιστωθεί αυτό το γεγονός, η Αρχή Πιστοποίησης υποχρεούται να ανακαλέσει το πιστοποιητικό.

Το γεγονός είναι ότι ένα πιστοποιητικό ηλεκτρονικής υπογραφής εκδίδεται αποκλειστικά σε φυσικό πρόσωπο που ενεργεί για δικό του λογαριασμό ή για λογαριασμό νομικής οντότητας βάσει του Χάρτη ή του πληρεξουσίου. Με βάση την τέχνη. 14 του ομοσπονδιακού νόμου αριθ. 63 «Σχετικά με τις ηλεκτρονικές υπογραφές», η υπογραφή πρέπει να περιέχει πληροφορίες που σας επιτρέπουν να προσδιορίσετε το συγκεκριμένο άτομο που υπέγραψε το έγγραφο. Και σε αυτήν την περίπτωση, θα είναι ο κάτοχος του πιστοποιητικού κλειδιού.

Φυσικά, υπάρχουν περιπτώσεις όπου λαμβάνετε ένα έγγραφο υπογεγραμμένο όχι από ένα συγκεκριμένο άτομο, αλλά, για παράδειγμα, από ένα κυβερνητικό τμήμα. Αυτό συμβαίνει μόνο εάν η υπογραφή πραγματοποιείται αυτόματα ως μέρος πολύπλοκων διαδικασιών για την επεξεργασία των αιτημάτων των πολιτών. Σε όλες τις άλλες περιπτώσεις, μια ηλεκτρονική υπογραφή, πρώτα απ 'όλα, δίνει έμφαση στην προσωπική συμμετοχή ενός συγκεκριμένου ατόμου στην υπογραφή του εγγράφου.

- Πόσο καιρό μπορούν να αποθηκευτούν υπογεγραμμένα ηλεκτρονικά έγγραφα; Άλλωστε, το πιστοποιητικό κλειδιού ηλεκτρονικής υπογραφής έχει περιορισμένη ημερομηνία λήξης.

Αυτή είναι μια πραγματικά σημαντική ερώτηση. Πρέπει να αποθηκεύουμε πρωτογενή λογιστικά έγγραφα για τουλάχιστον πέντε χρόνια κατά μέσο όρο, αλλά το πιστοποιητικό ηλεκτρονικής υπογραφής ισχύει μόνο για ένα έτος. Μέχρι το τέλος αυτής της περιόδου, εάν απαιτηθούν ξαφνικά έγγραφα, θα πρέπει να αποδείξετε ότι το πιστοποιητικό ήταν έγκυρο τη στιγμή της υπογραφής. Επομένως, οι χειριστές διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων χρησιμοποιούν μια ειδική μορφή υπογραφής - μια βελτιωμένη ηλεκτρονική υπογραφή. Μπορεί να επιβεβαιώσει τη στιγμή δημιουργίας της ηλεκτρονικής υπογραφής και την ισχύ του πιστοποιητικού για το συγκεκριμένο χρονικό διάστημα.

Επίσης, κατά την υπογραφή ενός εγγράφου με ηλεκτρονική υπογραφή, τοποθετείται χρονική σφραγίδα και το αποτέλεσμα ελέγχου της εγκυρότητας του πιστοποιητικού, που θα σας επιτρέψουν να αποδείξετε ότι το έγγραφό σας έχει νομική ισχύ ακόμη και μετά τη λήξη του πιστοποιητικού.

Έτσι, χρησιμοποιώντας μια προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για τη νομική σημασία των εγγράφων σας στο ηλεκτρονικό αρχείο.

- Γιατί το κόστος αποστολής ενός επίσημου εγγράφου είναι πιο ακριβό από ένα μη επισημοποιημένο;

Το θέμα είναι ότι η διαδικασία επεξεργασίας ενός επισημοποιημένου εγγράφου (για παράδειγμα, ενός τιμολογίου) είναι πολύ πιο περίπλοκη από ένα μη τυπικό. Επιπλέον, ο νομοθέτης προβάλλει ορισμένες απαιτήσεις, κανονισμούς εργασίας και εγκεκριμένες μορφές. Όλα αυτά αυξάνουν το κόστος πόρων των χειριστών διαχείρισης εγγράφων και επομένως αυξάνουν την τιμή.

- Μπορώ να χρησιμοποιήσω ηλεκτρονικά έγγραφα ως αποδεικτικά στοιχεία στο δικαστήριο;

Ναι σίγουρα. Είναι αλήθεια ότι αυτό δεν είναι ακόμη μια ευρέως διαδεδομένη πρακτική. Ωστόσο, σύμφωνα με την παράγραφο 3 του άρθ. 75 του Κώδικα Διαιτησίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας (APC RF), έγγραφα που λαμβάνονται μέσω του δικτύου πληροφοριών και τηλεπικοινωνιών Διαδικτύου και υπογράφονται με ηλεκτρονική υπογραφή γίνονται δεκτά ως γραπτά αποδεικτικά στοιχεία. Εάν το δικαστήριο δεν έχει τη δυνατότητα να χρησιμοποιήσει ηλεκτρονικά έγγραφα ως αποδεικτικά στοιχεία, τότε θα αρκεί να δημιουργήσετε αντίγραφα σε χαρτί, να τα επικυρώσετε με τη σφραγίδα του οργανισμού και την υπογραφή του διευθυντή.

Επίσης, στον επίσημο ιστότοπο του Ανώτατου Διαιτητικού Δικαστηρίου της Ρωσικής Ομοσπονδίας, αφού συμπληρώσετε τη φόρμα, μπορείτε να στείλετε έγγραφα στα διαιτητικά δικαστήρια σε ηλεκτρονική μορφή χωρίς ηλεκτρονική υπογραφή.

- Είναι αλήθεια ότι όταν εργάζεστε με την υπηρεσία ανταλλαγής, η Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία θα δει όλα τα έγγραφά μας που ανταλλάσσουμε με τους αντισυμβαλλομένους;

Όχι, δεν είναι αλήθεια. Οι φορείς διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων δεν αποκαλύπτουν δεδομένα ανταλλαγής σε κανέναν και δεν υποβάλλουν έγγραφα σε κρατικές υπηρεσίες εκτός εάν υπάρχει δικαστική απόφαση ή άλλη απόφαση (εντολή). Το μόνο πράγμα για το οποίο ο χειριστής ειδοποιεί την Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία είναι το γεγονός ότι ο οργανισμός έχει συνδεθεί με ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων με ηλεκτρονικά τιμολόγια (σύμφωνα με Διάταγμα του Υπουργείου Οικονομικών της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 25ης Απριλίου 2011 N 50n). Μπορείτε να είστε βέβαιοι ότι τα έγγραφά σας θα αποθηκευτούν με ασφάλεια στο κέντρο δεδομένων του χειριστή και μόνο εσείς θα έχετε πρόσβαση σε αυτά.

Φυσικά, δεν είναι όλα τα ερωτήματα αυτή τη στιγμή, αλλά είμαστε βέβαιοι ότι με την πάροδο του χρόνου θα υπάρχουν λιγότερες τέτοιες ερωτήσεις: η πρακτική εμπειρία και τα συγκεκριμένα προηγούμενα θα δημιουργήσουν περισσότερη κατανόηση σε αυτόν τον τομέα. Είναι δύσκολο να προχωρήσεις σε κάτι νέο όταν αυτή η ιστορία μόλις ξεκινά. Αξίζει επίσης να ελπίζουμε ότι με την πάροδο του χρόνου το κράτος θα δημιουργήσει τις πιο άνετες και διαφανείς συνθήκες όχι μόνο για τους συμμετέχοντες στο EDI, αλλά και για τους φορείς εκμετάλλευσης ανταλλαγών.

Πρωτότυπο άρθρο στην πύλη Audit

Μετά την υιοθέτηση το 2011-2012. ορισμένα βασικά έγγραφα που ρυθμίζουν τον τομέα της διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων (ιδίως ο ομοσπονδιακός νόμος «Σχετικά με την ηλεκτρονική υπογραφή» N 63-ФЗ με ημερομηνία 04/06/2011, Διάταγμα του Υπουργείου Οικονομικών της Ρωσικής Ομοσπονδίας N 50n της 25ης Απριλίου 2011που ενέκρινε τους κανονισμούς για την ανταλλαγή τιμολογίων, Διάταγμα της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας με ημερομηνία 05/03/2012. N MMВ-7-6/138@, η οποία ενέκρινε τη μορφή ηλεκτρονικού τιμολογίου), κατέστη δυνατή όχι μόνο μεταξύ οργανισμών και ρυθμιστικών αρχών (το λεγόμενο «Ηλεκτρονική αναφορά»), αλλά και πλήρη ανταλλαγή ηλεκτρονικών πρωτογενών εγγράφων, καθώς και τιμολογίων και συμβάσεων μεταξύ οποιωνδήποτε οργανισμών ( "Ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων").

Ένας από τους πρώτους εκδότες τέτοιων εγγράφων ήταν μεγάλοι οργανισμοί με χιλιάδες πληρωτές. Μπορείτε ήδη να λαμβάνετε ηλεκτρονικές πράξεις και τιμολόγια από εταιρείες παροχής πόρων Mosvodokanal OJSC, Mosenergosbyt OJSC, Our Network LLC (A-Tel) κ.λπ. Είναι επίσης δυνατή η ανταλλαγή με οποιονδήποτε άλλο αντισυμβαλλόμενο, ανεξάρτητα από την κλίμακα και την απόστασή του από εσάς.

Τεχνικά, η ανταλλαγή εγγράφων πραγματοποιείται μέσω Ηλεκτρονική πύλη VLSI Ηλεκτρονική αναφορά και ροή εγγράφων, που υλοποιείται από έναν εξειδικευμένο τηλεπικοινωνιακό πάροχο, την Tensor Company.

Γιατί χρειάζεστε έναν χειριστή ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων Γιατί δεν μπορείτε να μεταδώσετε ηλεκτρονικά έγγραφα μέσω email;

Σύμφωνα με το Διάταγμα του Υπουργείου Οικονομικών της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 25ης Απριλίου 2011. N 50Н, πρέπει να περάσουν ηλεκτρονικά τιμολόγια χειριστή ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων.

Ο φορέας διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων είναι ένα τρίτο άτομο που δεν ενδιαφέρεται και θα μπορεί πάντα να επιβεβαιώσει το γεγονός ότι εκδόθηκε ένα συγκεκριμένο έγγραφο και να συντάξει έκθεση τεχνικής εξέτασης σχετικά με το εάν το έγγραφο πέρασε από τον χειριστή. Αυτό μπορεί να είναι πολύ σημαντικό σε αμφιλεγόμενες καταστάσεις.

Ο χειριστής διασφαλίζει επίσης τη συμμετοχή των αντισυμβαλλομένων σας και παρέχει τεχνική υποστήριξη εάν είναι απαραίτητο.

Πώς διασφαλίζεται η νομική σημασία των ηλεκτρονικών εγγράφων;

Για τα περισσότερα έγγραφα αναγκαία και επαρκήπροϋπόθεση είναι αυτά τα έγγραφα να υπογράφονται με ειδική ηλεκτρονική ψηφιακή υπογραφή. Υπογραφές που Εκδίδεται από το Κέντρο Πιστοποίησης της Εταιρείας Tensorέχουν τα προσόντα. Για την υπογραφή εγγράφων, επιτρέπεται η χρήση ψηφιακών υπογραφών που εκδίδονται από οποιαδήποτε ΑΠ που περιλαμβάνεται στο δίκτυο εμπιστοσύνης των Κέντρων Πιστοποίησης Ομοσπονδιακών Φορολογικών Υπηρεσιών. Μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν ηλεκτρονικές υπογραφές για ηλεκτρονικές συναλλαγές, αλλά με την προϋπόθεση ότι το πιστοποιητικό περιέχει επαρκείς πληροφορίες σχετικά με την εταιρεία για την οποία εκδόθηκε η υπογραφή, ιδίως τον ΑΦΜ.

Πλεονεκτήματα του ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων SBIS-online:

1. Μπορείτε να στείλετε έγγραφα σε οποιονδήποτε οργανισμό είναι εγγεγραμμένος στη Ρωσική Ομοσπονδία, ακόμα κι αν δεν είναι χρήστης SBIS. Σε αυτήν την περίπτωση, ο διαχειριστής της εταιρείας Tensor θα επικοινωνήσει με έναν εκπρόσωπο αυτού του οργανισμού και θα στείλει μια επιστολή στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του καλώντας τον να εγγραφεί στο σύστημα. Αμέσως μετά την εγγραφή, ο αντισυμβαλλόμενος θα λάβει τα έγγραφα που στείλατε.
   Μπορείτε επίσης να στείλετε μια παρόμοια πρόσκληση μόνοι σας μέσω email.
2. Δεν απαιτείται εγκατάσταση εξειδικευμένου λογισμικού ή υλικού ούτε εσείς ούτε ο αντισυμβαλλόμενός σας. Αρκεί μια τρέχουσα έκδοση οποιουδήποτε προγράμματος περιήγησης με υποστήριξη Java (Internet Explorer, Opera, Mozilla, Google Chrome κ.λπ.) και πρόσβαση στο Διαδίκτυο. Εύκολο στη ρύθμιση.
3. Για την προετοιμασία, αποστολή, λήψη και έγκριση εγγράφων δεν απαιτείται λογιστικό λογισμικό (1C, κ.λπ.)
4. Εάν προετοιμάζετε αρχικά έγγραφα σε ένα λογιστικό πρόγραμμα (1C, κ.λπ.), μπορείτε να διαμορφώσετε την ενοποίηση του λογιστικού σας προγράμματος με το σύστημα SBIS-Online .
5. Έγγραφα που δεν έχουν τυποποιημένο έντυπο (για παράδειγμα, συμβόλαια) Μπορείτε να στείλετε σε οποιαδήποτε βολική μορφή (doc, pdf, jpeg κ.λπ.)
6. Ο αντισυμβαλλόμενός σας μπορεί επίσης να λάβει δωρεάν ψηφιακή υπογραφή (EDS). κατά την περίοδο της προσφοράς.

Για εγγραφή στο ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων VLSI-Διαδικτυακός, και επίσης, εάν είναι απαραίτητο, αποκτήστε ψηφιακή υπογραφή για τη ροή εγγράφων, αφήστε ένα αίτημα.

"VLSI"

Η ροή ηλεκτρονικών εγγράφων μεταξύ των οργανισμών SBIS παρέχει στους πελάτες τα ακόλουθα πλεονεκτήματα:

• Μπορείτε να στείλετε έγγραφα σε οποιονδήποτε οργανισμό που είναι εγγεγραμμένος στη Ρωσική Ομοσπονδία. Εάν ο αντισυμβαλλόμενος δεν είναι συμμετέχων στο σύστημα SBIS, τότε ένας υπάλληλος της εταιρείας θα επικοινωνήσει απλώς με έναν εκπρόσωπο του οργανισμού και θα στείλει προσκλήσεις για συμμετοχή στο σύστημα στο e-mail του. Αμέσως μετά την επιβεβαίωση του αιτήματος, η ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ των συμμετεχόντων θα πραγματοποιηθεί χωρίς μεσάζοντες.
• Δεν χρειάζεται να εγκαταστήσετε λογισμικό στον υπολογιστή σας. Το μόνο που χρειάζεστε είναι ένα ενημερωμένο πρόγραμμα περιήγησης και πρόσβαση στο Διαδίκτυο.
• Για να εργαστείτε με δεδομένα δεν χρειάζεστε ειδικό πρόγραμμα. Εάν η αναφορά προετοιμάζεται αρχικά σε λογισμικό τρίτων κατασκευαστών, για παράδειγμα, 1C, τότε μπορείτε να διαμορφώσετε την ενοποίηση δεδομένων με το σύστημα SLSIS.
• Η τυπική μορφή του εγγράφου δεν έχει καθοριστεί. Μπορείτε να στείλετε κείμενο, αρχεία υπολογιστικών φύλλων, εικόνες κ.λπ.

SKB "Kontur"

Ένας από τους πρώτους προγραμματιστές λογισμικού στη Ρωσία ασχολείται επίσης με την προμήθεια εξοπλισμού με τη βοήθεια του οποίου πραγματοποιείται η ηλεκτρονική ροή εγγράφων μεταξύ των οργανισμών. Η Kontur έχει αναπτύξει το σύστημα Diadoc, το οποίο χρησιμοποιείται για την ανταλλαγή ηλεκτρονικών εγγράφων. Ένα ιδιαίτερο χαρακτηριστικό του συστήματος είναι ότι η πρόσβαση στα δεδομένα μπορεί να αποκτηθεί ενώ βρίσκεστε στο εξωτερικό. Η εταιρεία έχει αναπτύξει τιμολόγια περιαγωγής ειδικά για το σκοπό αυτό. Εάν θέλετε, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε δεδομένα μέσω του API.

Τι χρειάζεσαι?

Για να συνδέσετε το EDI, ένας οργανισμός πρέπει να αγοράσει:

• λογισμικό με άδεια χρήσης·
• υπηρέτης;
• ενημέρωση εξοπλισμού?
• Εκπαιδεύστε το προσωπικό.
• διαμορφώστε και ενσωματώστε το EDMS ώστε να λειτουργεί με εσωτερικές εφαρμογές.

Τέτοιες επενδύσεις πρέπει να γίνουν προκειμένου να συνδεθεί η ηλεκτρονική ροή εγγράφων μεταξύ του οργανισμού; Η συμπερίληψη διαβουλεύσεων τεχνικής υποστήριξης, ενημερώσεων EDMS και λογισμικού στα έξοδα είναι το δεύτερο στάδιο της επένδυσης. Οι δαπάνες αυτές θα πρέπει να καταβάλλονται μηνιαίως.

συμπέρασμα

Η ροή εγγράφων σε χαρτί αντικαθίσταται από ηλεκτρονική. Όχι μόνο μειώνει το κόστος του οργανισμού για τη διατήρηση των διαδικασιών, αλλά αυξάνει επίσης την αποτελεσματικότητα της επιχείρησης στο σύνολό της. Για να λειτουργήσει επιτυχώς το EDI, πρέπει να διαμορφώσετε με σαφήνεια τους στόχους εφαρμογής του συστήματος και να διαμορφώσετε σωστά τον εξοπλισμό.

Η έννοια της «ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων» υπάρχει εδώ και πολύ καιρό. Παρά το γεγονός ότι μιλούν πολύ για την οργάνωση της διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων, δεν καταλαβαίνουν όλοι ακόμα την ουσία των διαδικασιών που λαμβάνουν χώρα στο πλαίσιο της ροής ηλεκτρονικών εγγράφων. Σε αυτό το άρθρο θα προσπαθήσουμε να μεταφέρουμε σε απλή γλώσσα όλες τις σημαντικές πληροφορίες σχετικά με την αυτοματοποιημένη διαδικασία εργασίας με έγγραφα. Τι πρέπει να κάνω για να ξεκινήσει η ανταλλαγή; Πώς να οργανώσετε την εργασία με την κύρια τεκμηρίωση; Πώς να υποβάλετε τις αναφορές ηλεκτρονικά; Απαντήσεις στις πιο πιεστικές και ενδιαφέρουσες ερωτήσεις μπορείτε να βρείτε σε μια σειρά από άρθρα μας.

Μια εξωτερική προοπτική: πώς να οργανώσετε τη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων

Η λογιστική είναι άρρηκτα συνδεδεμένη με την προετοιμασία πολλών εγγράφων. Παρά το γεγονός ότι η παράδοση της διαχείρισης εγγράφων σε χαρτί χρονολογείται πολλές δεκαετίες πίσω, έχει έρθει η ώρα να στραφούμε στην οργάνωση ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων.

Ας δούμε πώς φαίνεται η κατάσταση από έξω. Σε πολλούς οργανισμούς, οι εσωτερικές επιχειρηματικές διαδικασίες είναι ήδη αυτοματοποιημένες μέσω μερικής ή πλήρους εφαρμογής πληροφοριακών συστημάτων. Φυσικά, οι δραστηριότητες μιας επιχείρησης δεν περιορίζονται μόνο σε εσωτερικές διαδικασίες. Υπάρχει επίσης εξωτερική αλληλεπίδραση - με διάφορους εργολάβους και προμηθευτές, κατά τα άλλα - αντισυμβαλλόμενους.

Ας δούμε ένα παράδειγμα. Όταν ολοκληρωθεί μια συγκεκριμένη επιχειρηματική συναλλαγή, ο λογιστής αρχίζει να προετοιμάζει τα σχετικά έγγραφα. Αυτά περιλαμβάνουν πιστοποιητικά εργασίας που έχουν εκτελεστεί. Ο λογιστής εισάγει τις πράξεις στο λογιστικό σύστημα της επιχείρησης και τις αποστέλλει σε έντυπη μορφή στον αντισυμβαλλόμενο, ενώ πληρώνει για ταχυδρομικές υπηρεσίες ή υπηρεσίες ταχυμεταφοράς. Αφού παραληφθεί το έγγραφο από τον ανάδοχο, το σαρώνει και το εισάγει στο σύστημα. Τι κάνει ένας λογιστής; Ανιχνεύει με μη αυτόματο τρόπο ένα έντυπο έγγραφο και το περιλαμβάνει στο αρχείο. Είναι βολικό αυτό το σχέδιο;

Η κατάσταση είναι αντιφατική. Μόνο οι εσωτερικές επιχειρηματικές διαδικασίες βελτιστοποιούνται, οι εξωτερικές παραμένουν αμετάβλητες. Εν τω μεταξύ, με την απλούστευση των εξωτερικών διαδικασιών μπορεί να μειωθεί το κόστος – χρόνος και οικονομικός. Έτσι, χρειάζονται μέρες, ακόμη και εβδομάδες για να παραδοθεί έντυπη τεκμηρίωση, ενώ η μεταφορά ηλεκτρονικών αναλόγων πραγματοποιείται στο συντομότερο δυνατό χρόνο - σε λίγα μόλις λεπτά.

Σχετικά με τα είδη ανταλλαγής

Ας υποθέσουμε ότι ενδιαφέρεστε να οργανώσετε τη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων και είστε έτοιμοι να συμμετάσχετε στην ηλεκτρονική ανταλλαγή εγγράφων με τον αντισυμβαλλόμενό σας. Μπορείτε να επιλέξετε οποιονδήποτε από τους δύο τύπους ανταλλαγής.

• Ενδιαφέρεστε για άμεση ανταλλαγή;
  Σε αυτήν την περίπτωση, θα πρέπει πρώτα να συνάψετε συμφωνία με τον χειριστή και να καθορίσετε τη διαδικασία εκτέλεσης της διαδικασίας. Όταν και τα δύο μέρη χρησιμοποιούν βελτιωμένη ειδική ηλεκτρονική υπογραφή, δεν απαιτείται συμφωνία. Σε άλλες περιπτώσεις, δεν μπορείτε να το κάνετε χωρίς αυτό. Η άμεση ανταλλαγή σάς επιτρέπει να εξαλείψετε το κόστος μεταφοράς εγγράφων - μπορούν να σταλούν δωρεάν μέσω e-mail. Όμως, δυστυχώς, δεν μπορούν να σταλούν όλα τα έγγραφα με αυτόν τον τρόπο.
• Θέλετε να στέλνετε και να λαμβάνετε τιμολόγια (IF) μέσω ενός χειριστή ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων (EDO SF);
  Το μόνο που χρειάζεστε είναι μια εφάπαξ σύνδεση στο δίκτυο του χειριστή και η τήρηση των κανονισμών ανταλλαγής, μετά την οποία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ελεύθερα τη λειτουργικότητα της υπηρεσίας. Χάρη στο ευρύ φάσμα των δυνατοτήτων του - τεχνολογικές, προσωπικού και νομικές, ο χειριστής διασφαλίζει μια απολύτως νόμιμη ανταλλαγή τιμολογίων και άλλων εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή.

Ας αρχίσουμε να δουλεύουμε με το EDI

Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά στον τρόπο με τον οποίο διεξάγεται η διαδικασία ανταλλαγής. Για να οργανώσετε τη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων, πρέπει να εκτελέσετε τρία απλά βήματα:

• Πρώτα απ 'όλα, συνδέεστε με τον χειριστή σας.
• Αγοράστε ένα πιστοποιητικό ηλεκτρονικής υπογραφής και ένα εργαλείο κρυπτογραφικής προστασίας (CIPF).
• Με τη βοήθεια του χειριστή, συνδέετε τους αντισυμβαλλομένους σας στην υπηρεσία (αν είναι απαραίτητο).

Άλλα οργανωτικά ζητήματα εκτελούνται από φορείς εκμετάλλευσης EDF του Βόρειου Στόλου. Το κύριο καθήκον τους είναι να παρέχουν στους χρήστες άνετες συνθήκες εργασίας.

Παρακολουθήστε το βίντεο και αξιολογήστε την ευκολία χρήσης του προγράμματος-πελάτη ιστού Synerdocs.

Σημείωση εκδ.

Πώς γίνεται η σύνδεση;

Πρώτα απ 'όλα, πρέπει να επικοινωνήσετε με τον χειριστή και να συζητήσετε δύο σημεία: πόσο θα κοστίσει η σύνδεση και σε ποιο χρόνο θα ολοκληρωθεί. Μόνο μετά από αυτό υπογράφεται συμφωνία με τον χειριστή.

Κανονισμός είναι ένα έγγραφο που περιγράφει λεπτομερώς τα καθήκοντα που επιλύονται από την υπηρεσία, τους κανόνες λειτουργίας της και σημαντικά νομικά ζητήματα.

Απόκτηση πιστοποιητικού προστασίας ψηφιακής υπογραφής και κρυπτογραφικών πληροφοριών

Το πιστοποιητικό εκδίδεται από οποιοδήποτε Κέντρο Πιστοποίησης που έχει διαπιστευθεί από το Υπουργείο Τηλεπικοινωνιών και Μαζικών Επικοινωνιών της Ρωσικής Ομοσπονδίας (κατάλογος διαπιστευμένων ΑΠ). Συχνά τέτοια κέντρα είναι χειριστές ροής ηλεκτρονικών εγγράφων του Βόρειου Στόλου. Παρέχουν πιστοποιητικά μέσω του δικτύου συνεργατών τους.

Λίγα λόγια για την ηλεκτρονική υπογραφή (ES). Είναι ένα σύνολο χαρακτήρων γραμμένο με συγκεκριμένη σειρά. Η ηλεκτρονική υπογραφή επισυνάπτεται στο ηλεκτρονικό έγγραφο και πιστοποιεί τη γνησιότητά του. Υπάρχουν τρεις τύποι υπογραφών: απλές, βελτιωμένες χωρίς επιφυλάξεις και ενισχυμένες πιστοποιημένες.