O elektronickej správe dokumentov sa často hovorí veľa, no orientovať sa vo veľkom množstve nových pojmov je náročné a ešte ťažšie je pochopiť, ako to celé funguje. Séria článkov „Účtovník a elektronický dokument“ bola navrhnutá špeciálne tak, aby v prístupnom jazyku povedala všetko, čo účtovník potrebuje vedieť o tomto type interakcie. Ako začať s výmenou? Ako pracovať s primárnymi výkazmi a podávať výkazy elektronicky? Odpovede na tieto a ďalšie otázky nájdete v našich číslach.
V prvej kapitole si povieme, ako prejsť na elektronickú interakciu s protistranami a čo je potrebné na spustenie burzy.
Pohľad zhora: je potrebná zmena?
Účtovníctvo je neoddeliteľne spojené s prípravou rôznych dokumentov. Schémy toku papierových dokumentov sa zdokonaľovali už desaťročia, no dnes sa papierové dokumenty nahrádzajú elektronickými.Pozrime sa na súčasnú situáciu z nadhľadu: mnohé spoločnosti čiastočne alebo úplne automatizujú svoje interné obchodné procesy implementáciou informačných systémov. Fungovanie organizácie sa však neobmedzuje len na interné procesy, ale je tiež potrebné komunikovať s protistranami.
Napríklad po dokončení obchodnej transakcie účtovník vypracuje vo svojom účtovnom systéme správu o dokončení práce, vytlačí ju a odošle poštou alebo kuriérom. Protistrana po prijatí aktu ho naskenuje a vloží do informačného systému, ak existuje. Potom účtovník manuálne vykoná zápisy do účtovného systému a papierový originál bez problémov uloží. Pohodlne?
Situácia je paradoxná: interné procesy sú optimalizované, ale externé nie, pričom práve externe zefektívňujú procesy, ktoré vedú k skutočnej minimalizácii nákladov, materiálnych aj časových. Doručovanie papierových dokumentov trvá vzácne dni a týždne, zatiaľ čo elektronické dokumenty sa prenášajú v priebehu niekoľkých minút.
Spôsoby výmeny elektronických dokumentov
- Rozhodli ste sa teda začať vymieňať elektronické dokumenty. Zmluvné strany sa nezávisle rozhodujú, ako bude elektronická interakcia štruktúrovaná. Existujú dva hlavné typy výmeny:
- Výmena priamo s protistranou Začať môžete uzavretím predbežnej dohody, v ktorej je podrobne rozpísaný postup a podmienky výmeny. Ak obe zmluvné strany používajú vylepšený kvalifikovaný elektronický podpis, zmluvu nie je potrebné uzatvárať, pri iných typoch elektronického podpisu je potrebná dohoda. Zjavnou výhodou tejto možnosti je, že za prenos dokumentov nemusíte platiť operátorom, môžete použiť bežný e-mail. Ale nie všetky dokumenty môžu byť odoslané priamo protistrane.
- Ďalší variant - výmena faktúr prostredníctvom prevádzkovateľa elektronickej správy dokumentov (operátor EDO SF). Táto metóda je lepšia, už len preto, že sa raz pripojíte k sieti operátora, pripojíte sa k pravidlám výmeny a budete pracovať v službe. EDI operátori Severnej flotily majú technologické, personálne a právne možnosti na zabezpečenie legitímnej výmeny akýchkoľvek elektronických dokumentov, a čo je najdôležitejšie, faktúr.
Karina Kassis,analytikSynerdocs
Tri jednoduché kroky k EDI
- pripojiť sa k operátorovi;
- nákup certifikátu elektronického podpisu a kryptografických ochranných prostriedkov (CIPF);
- spojiť protistrany (ak je to potrebné) pomocou operátora
Pripojenie k operátorovi
Najprv kontaktujte operátora, prediskutujte náklady a podmienky pripojenia. Pri začatí výmeny musíte podpísať dohodu s operátorom, tento postup sa často nazýva pripojenie k predpisom.Predpisy sú dokumentom, ktorý podrobne popisuje princípy fungovania, úlohy služby a právne aspekty.
Zakúpenie certifikátu elektronického podpisu a prostriedkov kryptografickej ochrany
Certifikát elektronického podpisu môžete získať v akomkoľvek Certifikačnom centre akreditovanom Ministerstvom telekomunikácií a masových komunikácií Ruskej federácie (Zoznam akreditovaných CA). Operátormi toku elektronických dokumentov SF sú často samotné CA alebo poskytujú služby na získanie certifikátov prostredníctvom svojich partnerov.Podľa federálneho zákonaN63 „O elektronickom podpise“ certifikát elektronického podpisu používaný spoločnosťou (právnickou osobou) identifikuje aj konkrétnu fyzickú osobu, ktorá však koná v mene spoločnosti na základe zakladateľskej listiny alebo plnej moci. Certifikáty samozrejme nie je možné preniesť na iné osoby. Nemôžete nechať niekoho, kto sa vám podpíše na dokumenty.
Karina Kassis,analytikSynerdocs
Elektronický podpis (ES) je určitá postupnosť znakov, ktorá je pripojená k dokumentu. Existujú tri typy podpisov: jednoduchý, vylepšený nekvalifikovaný, vylepšený kvalifikovaný.
Podľa federálneho zákona č. 63 „O elektronických podpisoch“ sa elektronický dokument podpísaný jednoduchým alebo zdokonaleným nekvalifikovaným elektronickým podpisom považuje za ekvivalentný papierovému dokumentu podpísanému vlastnoručným podpisom.
Vylepšený kvalifikovaný podpis na elektronickom dokumente je obdobou vlastnoručného podpisu a pečate na papierovom dokumente. Federálna daňová služba uznáva právnu silu len tých dokumentov, ktoré sú podpísané kvalifikovaným podpisom .
Nástroj na ochranu kryptografických informácií (CIPF) je špeciálny program, ktorý šifruje a dešifruje prenášané informácie. CIPF vo výmenných službách je potrebný na vytvorenie a overenie elektronického podpisu. Licenciu na právo na používanie je možné zakúpiť pomocou prevádzkovateľa.
Spájanie protistrán
Elektronické dokumenty si samozrejme môžete vymieňať len s tými protistranami, ktoré sú už na výmenu údajov pripojené. Podobne so sociálnymi sieťami: nemá zmysel sa registrovať, ak tam nie sú žiadni priatelia. Iní však môžu nasledovať vašu spoločnosť pri experimentovaní. Sú situácie, keď protistrany potrebujú len dodatočnú motiváciu, preferenčný alebo voľný prístup na určitý čas. Operátor EDO SF vám pomôže vyriešiť všetky vaše otázky, pretože sám má záujem o kvalitnú podporu pre svojich používateľov a pripájanie nových predplatiteľov.Nezáleží na tom, ktorého operátora EDF operátor SF používa - môžete byť prepojení s jedným operátorom a protistrana s iným. V súčasnosti niekoľko popredných operátorov vyvíja a testuje roamingovú technológiu. Kým je technológia vo fáze vývoja, môžete použiť iné možnosti na organizovanie interakcie s protistranami.
Prvou možnosťou je práca s viacerými operátormi . Nikto nezakazuje účastníkom burzy využívať služby niekoľkých prevádzkovateľov EDF. Vy sami sa môžete pripojiť k viacerým operátorom, prípadne tento spôsob práce samozrejme ponúknuť protistrane.
Ak ste vy a vaša protistrana pripojení k rôznym službám a z nejakého dôvodu nechcete využívať služby viacerých prevádzkovateľov elektronickej správy dokumentov, venujte pozornosť druhá možnosť je, že môžete kontaktovať svojich operátorov s návrhom na zriadenie výmeny medzi nimi.
Namiesto záveru
Stručne zhrňme: čo ako účtovník potrebujete vedieť o tom, ako začať s výmenou elektronických dokumentov s protistranami? Po prvé, právnu silu dokumentu zabezpečuje vylepšený kvalifikovaný elektronický podpis. Po druhé, prevádzkovateľ EDF SF garantuje rýchle doručenie a integritu elektronického dokumentu. Po tretie, aby ste mohli začať s výmenou cez operátora, stačí sa pripojiť k predpisom, ako aj zakúpiť certifikát elektronického podpisu a nástroj na ochranu kryptografie. Riešenie iných záležitostí vlastne leží na pleciach operátorov.V budúcom čísle
V druhej kapitole „Účtovník a elektronický doklad“ sa dozviete, kde ešte môžete použiť elektronické podpisy a ako odlíšiť všetky tri elektronické podpisy od seba. Pozrieme sa bližšie na mechanizmus podpisovania a zistíme, ktorý elektronický dokument je uznaný za právne záväzný. Dozviete sa tiež, kde a ako uchovávať elektronické dokumenty pri zachovaní ich právnej sily.Všetky činnosti akejkoľvek organizácie sa vykonávajú prostredníctvom výmeny dokumentov na papieri. Rozmach informačnej spoločnosti viedol k vzniku elektronických dokumentov.
Táto forma dokumentov sa čoraz viac používa medzi riadiacimi pracovníkmi rôznych organizácií a iných štruktúr. Rozšírila sa interakcia s dôchodkovým fondom a daňovým inšpektorátom.
Aktívne sa používa aj medzi rôznymi organizáciami.
Elektronická výmena účtovných dokladov bola legalizovaná pred niekoľkými rokmi.
Od roku 2002 federálny zákon č. 1-FZ „O elektronickom digitálnom podpise“ zrovnoprávnil papierové a elektronické dokumenty, ale v júli 2013 bolo toto nariadenie neplatné.
Federálny zákon č. 63-FZ zo 6. apríla 2011 „o elektronickom podpise“ stanovuje základné pravidlá pre interakciu organizácií používajúcich elektronický podpis. Spoločným nariadením Ministerstva financií a Federálnej daňovej služby Ruska zo 17. februára 2011 č. ММВ-7-2/168@ boli schválené základné pravidlá pre predkladanie dokumentov daňovému úradu.
Evidencia, evidencia a výmena faktúr vo forme elektronického dokumentu medzi rôznymi organizáciami zohľadňuje podmienky Ministerstva financií, schválené príkazom č.50n zo dňa 25.4.2011.
Vládne nariadenie č.1137 zo dňa 26.12.2011. boli stanovené pravidlá vypĺňania a nové tlačivá faktúr a množstvo ďalších účtovných dokladov. Výmena faktúr v elektronickej forme prostredníctvom špeciálnej komunikácie sa uskutočňuje v určitom formáte, ktorý je schválený nariadením Federálnej daňovej služby Ruska zo dňa 30. januára 2012 č. ММВ-7-6/36@.
Vyhláška Federálnej daňovej služby zo dňa 3.5.2012 č. ММВ-7-6/138@ určila formát, v ktorom by mali byť niektoré účtovné doklady na výmenu a predloženie daňovým úradom.
Aby si organizácie mohli vymeniť účtovnú dokumentáciu TORG-12 a osvedčenie o prevzatí práce v požadovanom formáte, Federálna daňová služba vydala príkaz č. ММВ-7-6/172 zo dňa 21. marca 2012.
Primárne dokumenty vystavené elektronicky budú potvrdené až po ich označení.
Všetka výmena účtovných dokladov v elektronickom formáte medzi protistranami prebieha pomocou elektronickej správy dokumentov, ktorá sa riadi príkazom Federálnej daňovej služby z 20. apríla 2012 č. ММВ-7-6/253@.
Výhody elektronickej správy dokumentov
Všetky zmeny zavedené legislatívou v interakcii medzi zmluvnými stranami majú nepochybne množstvo výhod.
Zavedenie elektronickej správy dokumentov vedie k skráteniu času na výmenu dokumentácie. Dosahuje sa to úsporou času na spracovanie a doručovanie dokumentov medzi organizáciami na oboch stranách.
Šetrí sa čas pri evidencii transakcií v účtovných registroch, pri sledovaní chýb, skrátení fáz spracovania dokladov a generovaní reportov.
Primárne účtovné doklady (faktúra, osvedčenie o kompletizácii a dodací list), vyhotovené na papieri a podpísané manažérom, s ktorými sú všetky organizácie zvyknuté pracovať, budú postupne prevedené do elektronickej podoby.
Všetok tok dokumentov medzi protistranami prebieha podľa nasledujúcej schémy:
- Predajca vytvorí doklad vo svojom účtovnom systéme. Pomocou kryptografického softvéru podpíšete dokument elektronickým podpisom. Ďalším krokom je, že organizácia nahrá vyplnený dokument do systému operátora a odošle ho protistrane, ktorá ho prijme prostredníctvom špeciálneho softvéru.
- Následne kupujúci zadá prijatý elektronický dokument do svojho účtovného programu, skontroluje súlad transakcie, ak je všetko dokončené bez chýb, následne pripojí svoj elektronický podpis a prostredníctvom prevádzkovateľa ho odošle späť predávajúcemu. Ak sa pri kontrole zistia nepresnosti alebo chyby, zašle kupujúci predávajúcemu oznámenie o odmietnutí s uvedením dôvodov.
Predajca premietne elektronický dokument do svojho účtovníctva tak, ako bol vydaný po prijatí potvrdzovacieho signálu od prevádzkovateľa správy elektronických dokumentov o prijatí súboru a oznámení kupujúcemu o prijatí dokumentu.
Výmena účtovných dokladov medzi protistranami sa podľa predpisov uskutočňuje v papierovej aj elektronickej forme.
Dokumenty vyhotovené v elektronickej forme a podpísané elektronickým podpisom majú rovnakú právnu silu ako listinné dokumenty podpísané konateľom.
Tok dokumentov medzi organizáciami sa uskutočňuje prostredníctvom operátora, čo umožňuje skrátenie času na účtovanie a spracovanie
Oplatí sa však urobiť rezerváciu: dokument v elektronickej forme môže byť legitímny iba vtedy, ak zákon neuvádza inak alebo to nie je v rozpore s logikou používania dokumentu. Právne predpisy napríklad stanovujú špecifické požiadavky na prísne ohlasovacie doklady a ich formy, ktoré môžu byť len v papierovej forme. Nie je dovolené používať fotokópie formulárov dokumentov, v ktorých sa ako nevyhnutnosť používa štátny znak Ruskej federácie alebo znak zakladajúceho subjektu Ruskej federácie (podľa článku 5.7 GOST R 6.30-2003), ktoré v skutočnosti zakazuje uchovávanie a výmenu v elektronickej forme niektorých certifikátov, aktov o osobnom stave atď. P.
Existuje aj množstvo dokumentov, ktoré sa dajú previesť do elektronickej podoby, no zatiaľ sa z viacerých dôvodov nepraktizujú. Napríklad personálne dokumenty. Po prvé, niektoré takéto dokumenty majú dlhodobé a niekedy trvalé obdobia uchovávania a prax elektronických archívov je stále nedostatočne regulovaná zákonom. Po druhé, takéto dokumenty priamo súvisia s osobnými údajmi, čo znamená, že je potrebné zabezpečiť ich uchovávanie v súlade s osobitnými zákonnými požiadavkami.
- Musím po prechode na EDF tlačiť a ukladať dokumenty na papier?
V skutočnosti je to v rozpore s logikou správy elektronických dokumentov. Ak je dokument VYTVORENÝ v elektronickej podobe a podpísaný elektronickým podpisom, tak ide podľa zákona o originál. Nie je potrebné uchovávať jeho papierovú kópiu.
A ak potrebujete predložiť dokument externým regulačným orgánom alebo súdu na papieri (ak neexistujú žiadne potrebné technické prostriedky na zobrazenie elektronického podpisu), stačí ho vytlačiť a potvrdiť pečaťou organizácie. a „živý“ podpis oprávnenej osoby.
- Čo je CIPF a prečo je to potrebné? Budem si musieť kúpiť nejaké licencie?
Bez prostriedkov na ochranu kryptografických informácií (CIPF) dnes nie je možné vykonávať právne významný tok dokumentov. Ide o špeciálny program, ktorý zabezpečuje šifrovanie dát, je potrebné vytvoriť a overiť elektronický podpis.
Skôr než začnete elektronicky vymieňať dokumenty, musíte si zakúpiť licenciu CIPF.
- Je možné kúpiť si jeden certifikát elektronického podpisu a používať ho pre všetkých?
Pravidelne sa stretávame s praxou, že účtovník alebo sekretárka podpisujú dokumenty za riaditeľa elektronickým podpisom. V skutočnosti sa tým porušuje bezpečnosť a integrita elektronického podpisu – svoj súkromný kľúč nemôžete preniesť alebo dôverovať inej osobe. V prípade zistenia tejto skutočnosti je Certifikačná autorita povinná certifikát zrušiť.
Certifikát elektronického podpisu sa totiž vydáva výlučne fyzickej osobe, ktorá koná vo svojom mene alebo v mene právnickej osoby na základe listiny alebo plnej moci. Na základe čl. 14 federálneho zákona č. 63 „O elektronických podpisoch“ musí podpis obsahovať informácie, ktoré vám umožnia identifikovať konkrétnu osobu, ktorá dokument podpísala. A v tomto prípade to bude vlastník certifikátu kľúča.
Samozrejme, sú situácie, keď dostanete dokument podpísaný nie konkrétnou osobou, ale napríklad ministerstvom. Deje sa tak len v prípade, ak k podpisu dochádza automaticky v rámci zložitých procesov vybavovania žiadostí občanov. Vo všetkých ostatných situáciách elektronický podpis v prvom rade zdôrazňuje osobnú účasť konkrétnej osoby na podpise dokumentu.
- Ako dlho je možné uchovávať podpísané elektronické dokumenty? Koniec koncov, certifikát kľúča elektronického podpisu má obmedzenú dobu platnosti.
Toto je naozaj dôležitá otázka. Primárne účtovné doklady musíme uchovávať v priemere najmenej päť rokov, ale certifikát elektronického podpisu má platnosť iba jeden rok. Ak sa do konca tohto obdobia budú náhle vyžadovať dokumenty, budete musieť preukázať, že certifikát bol platný v čase podpisu. Preto prevádzkovatelia elektronickej správy dokumentov používajú špeciálny formát podpisu – vylepšený elektronický podpis. Dokáže potvrdiť moment vytvorenia elektronického podpisu a platnosť certifikátu na dané obdobie.
Taktiež v čase podpisovania dokumentu elektronickým podpisom je nalepená časová pečiatka a výsledok kontroly platnosti certifikátu, ktorý Vám umožní preukázať právnu silu Vášho dokumentu aj po skončení platnosti certifikátu.
S využitím zaručeného elektronického podpisu sa tak nemusíte obávať právneho významu svojich dokumentov v elektronickom archíve.
- Prečo sú náklady na odoslanie formalizovaného dokumentu drahšie ako neformalizovaného?
Ide o to, že proces spracovania formalizovaného dokumentu (napríklad faktúry) je oveľa komplikovanejší ako neformalizovaný. Okrem toho zákonodarca predkladá určité požiadavky, pracovné predpisy a schválené formáty. To všetko zvyšuje náklady na zdroje operátorov správy dokumentov, a preto zvyšuje cenu.
- Môžem použiť elektronické dokumenty ako dôkaz na súde?
Áno samozrejme. Pravda, toto ešte nie je rozšírená prax. Avšak podľa odseku 3 čl. 75 Kódexu arbitrážneho konania Ruskej federácie (APC RF), dokumenty prijaté prostredníctvom internetovej informačnej a telekomunikačnej siete a podpísané elektronickým podpisom sa považujú za písomné dôkazy. Ak súd nemá možnosť použiť elektronické dokumenty ako dôkaz, potom bude stačiť urobiť papierové kópie, osvedčiť ich pečiatkou organizácie a podpisom manažéra.
Aj na oficiálnej stránke Najvyššieho rozhodcovského súdu Ruskej federácie môžete po vyplnení formulára posielať dokumenty rozhodcovským súdom v elektronickej podobe bez elektronického podpisu.
- Je pravda, že pri práci so zmenárenskou službou si Federálna daňová služba prezerá všetky naše dokumenty, ktoré si vymieňame s protistranami?
Nie, to nie je pravda. Prevádzkovatelia elektronickej správy dokumentov nikomu nezverejňujú výmenné údaje a nepredkladajú dokumenty vládnym orgánom, pokiaľ neexistuje súdne rozhodnutie alebo iné rozhodnutie (príkaz). Jediné, o čom prevádzkovateľ informuje Federálnu daňovú službu, je skutočnosť, že organizácia sa pripojila k elektronickej správe dokumentov s elektronickými faktúrami (podľa vyhlášky Ministerstva financií Ruskej federácie zo dňa 25. apríla 2011 N 50n). Môžete si byť istí, že vaše dokumenty budú bezpečne uložené v dátovom centre operátora a budete k nim mať prístup iba vy.
Samozrejme, v súčasnosti to nie sú všetky otázky, ale sme presvedčení, že časom bude takýchto otázok menej: praktické skúsenosti a konkrétne precedensy prinesú v tejto oblasti viac porozumenia. Je ťažké prejsť k niečomu novému, keď sa tento príbeh len začína. Oplatí sa tiež dúfať, že časom štát vytvorí čo najpohodlnejšie a najtransparentnejšie podmienky nielen pre účastníkov EDI, ale aj pre prevádzkovateľov búrz.
Pôvodný článok na portáli Audit
Po adopcii v rokoch 2011-2012. množstvo kľúčových dokumentov upravujúcich oblasť správy elektronických dokumentov (najmä federálny zákon). "O elektronickom podpise" N 63-ФЗ zo dňa 04.06.2011, Príkaz Ministerstva financií Ruskej federácie N 50n z 25. apríla 2011 ktorá schválila predpisy na výmenu faktúr, Príkaz Federálnej daňovej služby zo dňa 03.05.2012. N ММВ-7-6/138@, ktorá schválila formát elektronickej faktúry), sa stala možná nielen medzi organizáciami a regulačnými orgánmi (tzv "Elektronické hlásenie"), ale aj úplnú výmenu elektronických primárnych dokumentov, ako aj faktúr a zmlúv medzi akýmikoľvek organizáciami ( "Správa elektronických dokumentov").
Jedným z prvých vydavateľov takýchto dokumentov boli veľké organizácie s tisíckami platiteľov. Elektronické úkony a faktúry už môžete dostávať od spoločností dodávajúcich zdroje Mosvodokanal OJSC, Mosenergosbyt OJSC, Our Network LLC (A-Tel) atď. Je tiež možná výmena s akoukoľvek inou protistranou, bez ohľadu na jej rozsah a vzdialenosť od vás.
Technicky sa výmena dokumentov vykonáva prostredníctvom Online portál VLSI Elektronický reporting a tok dokumentov, ktorý realizuje špecializovaný telekomunikačný operátor, spoločnosť Tensor Company.
Prečo potrebujete prevádzkovateľa elektronickej správy dokumentov Prečo nemôžete prenášať elektronické dokumenty e-mailom?
V súlade s nariadením Ministerstva financií Ruskej federácie z 25. apríla 2011. N 50Н, elektronické faktúry musia prejsť prevádzkovateľ elektronickej správy dokumentov.
Prevádzkovateľ elektronickej správy dokumentov je treťou, nezainteresovanou osobou a vždy bude vedieť potvrdiť vystavenie konkrétneho dokladu a vyhotoviť správu o technickej preskúšaní, či doklad cez prevádzkovateľa prešiel. To môže byť v kontroverzných situáciách veľmi dôležité.
Operátor tiež zabezpečuje zapojenie vašich protistrán a v prípade potreby poskytuje technickú podporu.
Ako je zabezpečený právny význam elektronických dokumentov?
Pre väčšinu dokumentov potrebné a dostatočné podmienkou je, že tieto dokumenty budú podpísané kvalifikovaným elektronickým digitálnym podpisom. Podpisy, že Vydané Certifikačným centrom spoločnosti Tensor sú kvalifikovaní. Na podpisovanie dokumentov je povolené používať digitálne podpisy vydané akoukoľvek CA, ktorá je súčasťou dôveryhodnej siete certifikačných centier federálnych daňových služieb. Elektronické podpisy na elektronické obchodovanie možno použiť aj za predpokladu, že certifikát obsahuje dostatočné informácie o spoločnosti, pre ktorú bol podpis vydaný, najmä DIČ.
Výhody elektronického systému správy dokumentov SBIS-online:
- Dokumenty môžete posielať akejkoľvek organizácii registrovanej v Ruskej federácii, aj keď nie je používateľom SBIS. V takom prípade manažér spoločnosti Tensor kontaktuje zástupcu tejto organizácie a na jeho emailovú adresu mu pošle list s výzvou na registráciu do systému. Ihneď po registrácii dostane protistrana vami zaslané dokumenty.
Podobnú pozvánku môžete poslať aj sami prostredníctvom e-mailu. - Nevyžaduje sa žiadna inštalácia špecializovaného softvéru alebo hardvéru ani vy, ani vaša protistrana. Postačuje aktuálna verzia ľubovoľného prehliadača s podporou Java (Internet Explorer, Opera, Mozilla, Google Chrome atď.) a prístupom na internet. Jednoduché nastavenie.
- Na prípravu, odosielanie, prijímanie a schvaľovanie dokumentov nie je potrebný účtovný softvér (1C atď.)
- Ak na začiatku pripravujete dokumenty v účtovnom programe (1C atď.), môžete nakonfigurovať integráciu vášho účtovného programu so systémom SBIS-Online .
- Dokumenty, ktoré nemajú štandardnú formu (napríklad zmluvy) Môžete poslať v akomkoľvek vhodnom formáte (doc, pdf, jpeg atď.)
- Vaša protistrana môže tiež bezplatne získať digitálny podpis (EDS). počas propagačného obdobia.
Registrovať sa do elektronického systému správy dokumentov VLSI-Online, a ak je to potrebné, získajte digitálny podpis pre tok dokumentov, zanechajte žiadosť.
"VLSI"
Elektronický tok dokumentov medzi organizáciami SBIS poskytuje klientom tieto výhody:
- Dokumenty môžete posielať akejkoľvek organizácii, ktorá je registrovaná v Ruskej federácii. Ak protistrana nie je účastníkom systému SBIS, potom zamestnanec spoločnosti jednoducho kontaktuje zástupcu organizácie a pošle mu pozvánky na účasť v systéme na jeho e-mail. Ihneď po potvrdení žiadosti sa výmena informácií medzi účastníkmi uskutoční bez sprostredkovateľov.
- Do počítača nie je potrebné inštalovať softvér. Všetko, čo potrebujete, je aktuálny prehliadač a prístup na internet.
- Na prácu s dátami nepotrebujete špeciálny program. Ak je správa pôvodne pripravená v softvéri tretej strany, napríklad 1C, môžete nakonfigurovať integráciu údajov so systémom SLSIS.
- Štandardná forma dokumentu nebola stanovená. Môžete posielať text, tabuľkové súbory, obrázky atď.
SKB "Kontur"
Jeden z prvých vývojárov softvéru v Rusku sa zaoberá aj dodávkou zariadení, pomocou ktorých sa uskutočňuje tok elektronických dokumentov medzi organizáciami. Kontur vyvinul systém Diadoc, ktorý slúži na výmenu elektronických dokumentov. Zvláštnosťou systému je, že prístup k údajom je možné získať aj v zahraničí. Spoločnosť vyvinula roamingové tarify špeciálne na tento účel. V prípade potreby môžete pristupovať k údajom cez API.
Čo potrebuješ?
Na pripojenie EDI si organizácia musí zakúpiť:
- licencovaný softvér;
- server;
- aktualizovať vybavenie;
- vlakový personál;
- konfigurovať a integrovať EDMS na prácu s internými aplikáciami.
Takéto investície je potrebné vykonať, aby sa prepojil tok elektronických dokumentov medzi organizáciou? Druhou etapou investície je zahrnutie konzultácií technickej podpory, EDMS a aktualizácií softvéru do nákladov. Tieto náklady sa budú musieť platiť mesačne.
Záver
Papierový tok dokumentov sa nahrádza elektronickým. Nielenže znižuje náklady organizácie na udržiavanie procesov, ale zvyšuje aj efektivitu podniku ako celku. Pre úspešné fungovanie EDI je potrebné jasne formulovať ciele implementácie systému a správne nakonfigurovať zariadenia.
Pojem „elektronická správa dokumentov“ je tu už dlho. Napriek tomu, že sa veľa hovorí o organizovaní elektronickej správy dokumentov, nie každý stále rozumie podstate procesov prebiehajúcich v rámci elektronického toku dokumentov. V tomto článku sa pokúsime jednoduchým jazykom sprostredkovať všetky dôležité informácie o automatizovanom procese práce s dokumentmi. Čo mám urobiť, aby som spustil výmenu? Ako organizovať prácu s primárnou dokumentáciou? Ako podávať hlásenia elektronicky? Odpovede na najpálčivejšie a najzaujímavejšie otázky nájdete v sérii našich článkov.
Pohľad zvonka: ako organizovať správu elektronických dokumentov
Účtovníctvo je neoddeliteľne spojené s prípravou mnohých dokumentov. Napriek tomu, že tradícia správy papierových dokumentov siaha mnoho desaťročí do minulosti, nastal čas prejsť na organizáciu elektronickej správy dokumentov.
Pozrime sa, ako vyzerá situácia zvonku. V mnohých organizáciách sú interné obchodné procesy už automatizované čiastočnou alebo úplnou implementáciou informačných systémov. Aktivity podniku sa samozrejme neobmedzujú len na interné procesy. Existuje aj externá interakcia - s rôznymi dodávateľmi a dodávateľmi, inak - protistranami.
Pozrime sa na príklad. Po dokončení konkrétnej obchodnej transakcie začne účtovník pripravovať príslušné dokumenty. Patria sem certifikáty o vykonanej práci. Účtovník zapisuje úkony do účtovného systému podniku a posiela ich v tlačenej forme protistrane, pričom platí za poštové alebo kuriérske služby. Po prijatí dokumentu zhotoviteľom ho naskenuje a vloží do systému. Čo robí účtovník? Manuálne vyhľadá papierový dokument a zaradí ho do archívu. Je táto schéma pohodlná?
Situácia je rozporuplná. Optimalizované sú len interné obchodné procesy, externé zostávajú nezmenené. Medzičasom je možné znížiť náklady – časové aj finančné – zjednodušením externých procesov. Doručenie papierovej dokumentácie teda trvá niekoľko dní a dokonca týždňov, zatiaľ čo prenos elektronických analógov sa uskutoční v čo najkratšom čase – v priebehu niekoľkých minút.
O typoch výmeny
Povedzme, že máte záujem o organizáciu elektronickej správy dokumentov a ste pripravení pripojiť sa k elektronickej výmene dokumentov s vašou protistranou. Môžete si vybrať ktorýkoľvek z dvoch typov výmeny.
- Máte záujem o priamu výmenu?
V takom prípade by ste mali najskôr uzavrieť dohodu s operátorom a určiť postup vykonania postupu. Ak obe strany používajú vylepšený kvalifikovaný elektronický podpis, nevyžaduje sa žiadna dohoda. V iných prípadoch sa bez neho nezaobídete. Priama výmena vám umožňuje eliminovať náklady na prenos dokumentov – je možné ich bezplatne zaslať e-mailom. Žiaľ, nie všetku dokumentáciu je možné odoslať týmto spôsobom. - Chcete posielať a prijímať faktúry (IF) prostredníctvom operátora elektronickej správy dokumentov (EDO SF)?
Stačí jednorazové pripojenie do siete operátora a dodržiavanie pravidiel výmeny, po ktorom môžete voľne využívať funkcionalitu služby. Prevádzkovateľ vďaka svojim širokým možnostiam – technologickým, personálnym a právnym, zabezpečuje absolútne legitímnu výmenu faktúr a iných dokumentov v elektronickej podobe.
Začnime pracovať s EDI
Pozrime sa bližšie na to, ako sa postup výmeny vykonáva. Ak chcete zorganizovať správu elektronických dokumentov, musíte vykonať tri jednoduché kroky:
- V prvom rade sa pripojíte k svojmu operátorovi.
- Kúpte si certifikát elektronického podpisu a kryptografický ochranný nástroj (CIPF).
- Pomocou operátora pripojíte svoje protistrany k službe (v prípade potreby).
Ostatné organizačné záležitosti vykonávajú prevádzkovatelia Severnej flotily EDF. Hlavnou úlohou pre nich je poskytnúť používateľom pohodlné pracovné podmienky.
Pozrite si video a zhodnoťte jednoduchosť používania webového klienta Synerdocs.
Poznámka vyd.
Ako dôjde k spojeniu?
V prvom rade je potrebné kontaktovať operátora a prediskutovať dva body: koľko bude spojenie stáť a za aký čas bude zrealizované. Až potom dôjde k podpisu zmluvy s prevádzkovateľom.
Predpis je dokument, ktorý podrobne popisuje úlohy riešené službou, pravidlá jej fungovania a dôležité právne otázky.
Získanie digitálneho podpisu a certifikátu ochrany kryptografických informácií
Certifikát vydáva akékoľvek certifikačné centrum, ktoré bolo akreditované Ministerstvom telekomunikácií a masových komunikácií Ruskej federácie (zoznam akreditovaných CA). Takéto centrá sú často prevádzkovateľmi toku elektronických dokumentov Severnej flotily. Poskytujú certifikáty prostredníctvom svojej pridruženej siete.
Pár slov o elektronickom podpise (ES). Je to súbor znakov napísaných v určitom poradí. Elektronický podpis je pripojený k elektronickému dokumentu a osvedčuje jeho pravosť. Existujú tri typy podpisov: jednoduchý, vylepšený nekvalifikovaný a vylepšený kvalifikovaný.
