Për menaxhimin e dokumenteve elektronike shpesh flitet shumë, por është e vështirë të lundrosh në një numër të madh termash të rinj dhe akoma më e vështirë të kuptosh se si funksionon gjithçka. Seria e artikujve "Kontabilisti dhe Dokumenti Elektronik" u krijua posaçërisht për të treguar në një gjuhë të arritshme gjithçka që një kontabilist duhet të dijë për këtë lloj ndërveprimi. Si të filloni një shkëmbim? Si të punohet me raportet parësore dhe të dorëzohen raportet në mënyrë elektronike? Ju do të gjeni përgjigje për këto dhe pyetje të tjera në numrat tanë.

Në kapitullin e parë do të flasim se si të kalojmë në ndërveprim elektronik me palët dhe çfarë nevojitet për të filluar një shkëmbim.

Pamje nga lart: a nevojitet ndryshim?

Kontabiliteti është i lidhur pazgjidhshmërisht me përgatitjen e dokumentacionit të ndryshëm. Skemat e rrjedhës së dokumenteve në letër janë përsosur për dekada, por sot dokumentet në letër po zëvendësohen me ato elektronike.

Le të shikojmë situatën aktuale nga lart: shumë kompani automatizojnë pjesërisht ose plotësisht proceset e tyre të brendshme të biznesit përmes zbatimit të sistemeve të informacionit. Por funksionimi i një organizate nuk është i kufizuar në proceset e brendshme, është gjithashtu e nevojshme të ndërveprohet me palët.

Për shembull, pas përfundimit të një transaksioni biznesi, një kontabilist harton një raport të përfundimit të punës në sistemin e tij të kontabilitetit, e printon atë dhe e dërgon me postë ose korrier. Pala tjetër, pasi ka marrë aktin, e skanon atë dhe e fut në sistemin e informacionit, nëse ka. Pastaj llogaritari bën manualisht hyrje në sistemin e kontabilitetit dhe pa dështuar ruan letrën origjinale. Të rehatshme?

Situata është paradoksale: proceset e brendshme janë të optimizuara, por ato të jashtme jo, ndërsa janë procese të thjeshtuara nga jashtë që çojnë në një minimizim real të kostove, materiale dhe kohore. Dorëzimi i dokumenteve në letër kërkon ditë dhe javë të çmuara, ndërsa dokumentet elektronike transferohen brenda pak minutash.

Metodat e shkëmbimit të dokumenteve elektronike

• Pra, keni vendosur të filloni shkëmbimin e dokumenteve elektronike. Palët vendosin në mënyrë të pavarur se si do të strukturohet ndërveprimi elektronik. Ekzistojnë dy lloje kryesore të shkëmbimit:
• Shkëmbeni drejtpërdrejt me palën tjetër Ju mund të filloni duke lidhur një marrëveshje paraprake, e cila përshkruan në detaje procedurën dhe kushtet e shkëmbimit. Nëse të dy palët përdorin një nënshkrim elektronik të kualifikuar, atëherë marrëveshja nuk ka nevojë të lidhet në përputhje me rrethanat, me llojet e tjera të nënshkrimit elektronik, kërkohet një marrëveshje; Avantazhi i dukshëm i këtij opsioni është se ju nuk keni nevojë të paguani operatorët për transmetimin e dokumenteve; Por jo të gjitha dokumentet mund t'i dërgohen drejtpërdrejt palës tjetër.
• Një variant tjetër - shkëmbimin e faturave nëpërmjet një operatori elektronik të menaxhimit të dokumenteve (operatori EDO SF). Kjo metodë është më e mirë, nëse vetëm sepse lidheni një herë me rrjetin e operatorit, bashkohuni me rregulloret e shkëmbimit dhe punoni në shërbim. Operatorët EDF të Flotës Veriore kanë aftësitë teknologjike, personeli dhe ligjore për të siguruar shkëmbimin legjitim të çdo dokumenti elektronik dhe, më e rëndësishmja, faturat.

Shpesh na pyesin pse na duhet një operator nëse mund të shkëmbejmë drejtpërdrejt. Gjëja e parë, dhe më e rëndësishmja, është që kur shkëmbeni dokumente elektronike drejtpërdrejt, domethënë pa pjesëmarrjen e një operatori, nuk do të mund të shkëmbeni faturat elektronike. Sipas Urdhrit të Ministrisë së Financave të Federatës Ruse nr. 50n, shkëmbimi i faturave elektronike (ESF) duhet të kryhet përmes operatorit EDI SF, pasi, nëse është e nevojshme, operatori mund të konfirmojë faktin e lëshimit ose marrjes së EIF dhe dokumente të tjera.

Karina Kassis,analistSynerdocs

Tre hapa të thjeshtë drejt EDI

• lidheni me operatorin;
• blerja e një certifikate të nënshkrimit elektronik dhe mjeteve mbrojtëse kriptografike (CIPF);
• lidhni palët (nëse është e nevojshme) duke përdorur një operator

Lidhja me një operator

Para së gjithash, kontaktoni operatorin, diskutoni koston dhe kushtet e lidhjes. Kur filloni një shkëmbim, duhet të nënshkruani një marrëveshje me operatorin, kjo procedurë shpesh quhet bashkim me rregulloret.

Rregulloret janë një dokument që përshkruan në detaje parimet e funksionimit, detyrat e shërbimit dhe aspektet ligjore.

Blerja e një certifikate të nënshkrimit elektronik dhe mjeteve mbrojtëse kriptografike

Ju mund të merrni një certifikatë nënshkrimi elektronik në çdo qendër certifikimi të akredituar nga Ministria e Telekomit dhe Komunikimeve Masive të Federatës Ruse (Lista e CA-ve të akredituara). Shpesh operatorët e rrjedhës së dokumenteve elektronike SF janë vetë CA ose ofrojnë shërbime për marrjen e certifikatave nëpërmjet partnerëve të tyre.

Sipas ligjit federalN63 “Për nënshkrimin elektronik”, një certifikatë nënshkrimi elektronik e përdorur nga një shoqëri (person juridik) gjithashtu identifikon një individ të caktuar, por që vepron në emër të shoqërisë në bazë të statutit ose prokurës. Natyrisht, certifikatat nuk mund t'u transferohen personave të tjerë. Ju nuk mund të bëni që dikush të nënshkruajë autografin tuaj në dokumente.

Karina Kassis,analistSynerdocs

Një nënshkrim elektronik (ES) është një sekuencë e caktuar karakteresh që i bashkëngjitet një dokumenti. Ekzistojnë tre lloje nënshkrimesh: të thjeshta, të pakualifikuara të përmirësuara, të kualifikuara të zgjeruara.

Sipas Ligjit Federal Nr. 63 "Për Nënshkrimet Elektronike", një dokument elektronik i nënshkruar me një nënshkrim elektronik të thjeshtë ose të zgjeruar të pakualifikuar njihet si ekuivalent me një dokument letre të nënshkruar me një nënshkrim të shkruar me dorë.

Një nënshkrim i kualifikuar i përmirësuar në një dokument elektronik është i ngjashëm me një nënshkrim dhe vulë të shkruar me dorë në një dokument letre. Shërbimi Federal i Taksave njeh fuqinë ligjore vetëm të atyre dokumenteve që janë nënshkruar me një nënshkrim të kualifikuar .

Një mjet për mbrojtjen e informacionit kriptografik (CIPF) është një program i veçantë që kodon dhe deshifron informacionin e transmetuar. CIPF në shërbimet e shkëmbimit është i nevojshëm për të krijuar dhe verifikuar një nënshkrim elektronik. Një licencë për të drejtën e përdorimit mund të blihet përmes operatorit.

Lidhja e palëve

Sigurisht, ju mund të shkëmbeni dokumente elektronike vetëm me ato palë që janë tashmë të lidhur me shërbimin e shkëmbimit. Në mënyrë të ngjashme me rrjetet sociale: nuk ka kuptim të regjistroheni nëse nuk ka miq atje. Megjithatë, të tjerët mund të ndjekin kompaninë tuaj në eksperimente. Ka situata kur palët kanë nevojë vetëm për motivim shtesë, akses preferencial ose falas për një kohë. Operatori EDO SF do t'ju ndihmojë të zgjidhni të gjitha pyetjet tuaja, pasi ai vetë është i interesuar për mbështetje me cilësi të lartë për përdoruesit e tij dhe lidhjen e pajtimtarëve të rinj.

Nuk ka rëndësi se cilin operator EDF përdor operatori SF - ju mund të lidheni me një operator dhe pala tjetër me një tjetër. Sot, një numër i operatorëve kryesorë po zhvillojnë dhe testojnë teknologjinë e roaming. Ndërsa teknologjia është në fazën e zhvillimit, ju mund të përdorni opsione të tjera për organizimin e ndërveprimit me palët.

Opsioni i parë është të punoni me shumë operatorë . Askush nuk i ndalon pjesëmarrësit e shkëmbimit të përdorin shërbimet e disa operatorëve EDF. Ju vetë mund të lidheni me disa operatorë, ose t'ia ofroni këtë metodë të punës një pale, nëse është e përshtatshme, sigurisht.

Nëse ju dhe pala tjetër jeni të lidhur me shërbime të ndryshme dhe për ndonjë arsye nuk dëshironi të përdorni shërbimet e disa operatorëve të menaxhimit të dokumenteve elektronike, atëherë kushtojini vëmendje opsioni i dytë është që ju mund të kontaktoni operatorët tuaj me një propozim për të krijuar një shkëmbim mes tyre.

Në vend të një përfundimi

Le të përmbledhim shkurtimisht: çfarë duhet të dini si kontabilist se si të filloni shkëmbimin e dokumenteve elektronike me palët? Së pari, fuqia ligjore e dokumentit sigurohet nga një nënshkrim elektronik i kualifikuar i zgjeruar. Së dyti, operatori EDF SF garanton dorëzim të shpejtë dhe integritet të dokumentit elektronik. Së treti, për të filluar shkëmbimin përmes një operatori, mjafton të bashkoheni me rregulloret, si dhe të blini një certifikatë nënshkrimi elektronik dhe një mjet mbrojtës kriptografik. Zgjidhja e çështjeve të tjera në fakt bie mbi supet e operatorëve.

Në numrin e ardhshëm

Në kapitullin e dytë, “Kontabilisti dhe dokumenti elektronik”, do të mësoni se ku tjetër mund të përdorni nënshkrimet elektronike dhe si të dalloni të tre nënshkrimet elektronike nga njëra-tjetra. Ne do të hedhim një vështrim më të afërt në mekanizmin e nënshkrimit dhe do të zbulojmë se cili dokument elektronik njihet si ligjërisht i detyrueshëm. Do të mësoni gjithashtu se ku dhe si të ruani dokumentet elektronike duke ruajtur fuqinë e tyre ligjore.

Të gjitha aktivitetet e çdo organizate kryhen përmes shkëmbimit të dokumenteve në letër. Zgjerimi i shoqërisë së informacionit ka çuar në shfaqjen e dokumenteve elektronike.

Kjo formë e dokumenteve përdoret gjithnjë e më shumë në mesin e personelit drejtues të organizatave të ndryshme dhe strukturave të tjera. Ndërveprimi me fondin e pensioneve dhe Inspektoratin Tatimor është bërë i përhapur.

Gjithashtu është përdorur në mënyrë aktive midis organizatave të ndryshme.

Shkëmbimi elektronik i dokumenteve të kontabilitetit është legalizuar disa vite më parë.

Që nga viti 2002, Ligji Federal Nr. 1-FZ "Për Nënshkrimin Dixhital Elektronik" i ka bërë dokumentet letrare dhe elektronike të barabarta në fuqi ligjore, por në korrik 2013 kjo rregullore ishte e pavlefshme.

Ligji Federal Nr. 63-FZ, datë 6 Prill 2011 "Për Nënshkrimet Elektronike" përcakton rregullat bazë për ndërveprimin e organizatave që përdorin nënshkrime elektronike. Urdhri i përbashkët i Ministrisë së Financave dhe Shërbimit Federal të Taksave të Rusisë i datës 17 shkurt 2011 Nr. ММВ-7-2/168@ miratoi rregullat bazë për paraqitjen e dokumenteve në zyrën e taksave.

Regjistrimi, regjistrimi dhe shkëmbimi i faturave në formën e një dokumenti elektronik ndërmjet organizatave të ndryshme merr parasysh kushtet e Ministrisë së Financave, miratuar me urdhrin nr.50n datë 25.04.2011.

Dekret i Qeverisë nr.1137 datë 26.12.2011. janë përcaktuar rregullat për plotësimin dhe formularët e rinj të faturave dhe një sërë dokumentesh të tjera kontabël. Shkëmbimi i faturave në formë elektronike përmes komunikimit special kryhet në një format të caktuar, i cili miratohet me urdhër të Shërbimit Federal të Taksave të Rusisë, datë 30 janar 2012 Nr. ММВ-7-6/36@.

Urdhri i Shërbimit Federal të Taksave, datë 03/05/2012 Nr. MMВ-7-6/138@ përcaktoi formatin në të cilin duhet të jenë disa dokumente kontabël për shkëmbim dhe dorëzim në organet tatimore.

Në mënyrë që organizatat të shkëmbejnë dokumentacionin e kontabilitetit TORG-12 dhe Certifikatën e Pranimit të Punës në formatin e kërkuar, Shërbimi Federal i Taksave lëshoi ​​urdhrin nr. MMВ-7-6/172, datë 21 mars 2012.

Dokumentet primare të lëshuara në mënyrë elektronike do të konfirmohen vetëm pasi të jenë shënuar.

I gjithë shkëmbimi i dokumenteve të kontabilitetit në format elektronik midis palëve kryhet duke përdorur menaxhimin elektronik të dokumenteve, të cilat udhëhiqen nga urdhri i Shërbimit Federal të Taksave, datë 20 Prill 2012 Nr. ММВ-7-6/253@.

Avantazhet e menaxhimit elektronik të dokumenteve

Të gjitha ndryshimet e paraqitura nga legjislacioni në ndërveprimin midis palëve kanë padyshim një sërë avantazhesh.

Futja e menaxhimit elektronik të dokumenteve çon në një ulje të kohës për shkëmbimin e dokumentacionit. Kjo ndodh duke kursyer kohë në përpunimin dhe dorëzimin e dokumenteve ndërmjet organizatave nga të dyja palët.

Kursohet koha gjatë regjistrimit të transaksioneve në regjistrat kontabël, kur monitorohen gabimet, zvogëlohen fazat e përpunimit të dokumenteve dhe gjenerimi i raporteve.

Dokumentet kryesore të kontabilitetit (fatura, certifikata e përfundimit dhe shënimi i dorëzimit), të hartuara në letër dhe të nënshkruara nga menaxheri, me të cilat të gjitha organizatat janë mësuar të punojnë, gradualisht do të transferohen në format elektronik.

I gjithë fluksi i dokumenteve ndërmjet palëve ndodh sipas skemës së mëposhtme:

• Organizata shitëse krijon një dokument në sistemin e saj të kontabilitetit. Duke përdorur softuerin kriptografik, nënshkruan një dokument me një nënshkrim elektronik. Hapi tjetër është që organizata ngarkon dokumentin e plotësuar në sistemin e operatorit dhe ia dërgon palës tjetër, e cila e pranon atë përmes softuerit të veçantë.
• Më pas blerësi fut dokumentin elektronik të marrë në programin e tij të kontabilitetit, kontrollon përputhshmërinë e transaksionit, nëse gjithçka është përfunduar pa gabime, më pas vendos nënshkrimin e tij elektronik dhe ia kthen shitësit përmes operatorit. Nëse gjatë inspektimit zbulohen pasaktësi ose gabime, blerësi i dërgon shitësit një njoftim refuzimi duke treguar arsyet.

Organizata shitëse pasqyron dokumentin elektronik në kontabilitetin e saj siç është lëshuar pas marrjes së një sinjali konfirmimi nga operatori i menaxhimit të dokumenteve elektronike për pranimin e dosjes dhe njoftimit të blerësit që dokumenti është marrë.

Sipas rregulloreve, shkëmbimi i dokumenteve të kontabilitetit ndërmjet palëve kryhet si në formë letre ashtu edhe në formë elektronike.

Dokumentet e hartuara në formë elektronike dhe të nënshkruara me nënshkrim elektronik kanë fuqi juridike të barabartë me dokumentet në letër të nënshkruara nga menaxheri.

Rrjedha e dokumenteve midis organizatave kryhet përmes një operatori, i cili lejon zvogëlimin e kohës për kontabilitet dhe përpunim

Por ia vlen të bëni një rezervë: një dokument në formë elektronike mund të jetë i ligjshëm vetëm nëse ligji nuk tregon ndryshe, ose kjo nuk bie ndesh me logjikën e përdorimit të dokumentit. Për shembull, rregulloret ligjore parashikojnë kërkesa specifike për dokumentet e rrepta të raportimit dhe format e tyre, të cilat mund të jenë vetëm në formë letre. Nuk lejohet përdorimi i fotokopjeve të formularëve të dokumenteve në të cilat përdoret si kusht Stema Shtetërore e Federatës Ruse ose emblema e një entiteti përbërës të Federatës Ruse (sipas pikës 5.7 të GOST R 6.30-2003), e cila në të vërtetë ndalon ruajtjen dhe shkëmbimin në formë elektronike të disa certifikatave, akteve të gjendjes civile etj. P.

Ekzistojnë gjithashtu një sërë dokumentesh që mund të shndërrohen në formë elektronike, por që ende nuk janë praktikuar për një sërë arsyesh. Për shembull, dokumentet e personelit. Së pari, disa dokumente të tilla kanë periudha afatgjata dhe nganjëherë të përhershme të ruajtjes, dhe praktika e arkivave elektronike ende është e rregulluar dobët me ligj. Së dyti, dokumente të tilla lidhen drejtpërdrejt me të dhënat personale, që do të thotë se është e nevojshme të sigurohet ruajtja e tyre në përputhje me kërkesat e veçanta ligjore.

- Pas kalimit në EDI, a duhet të printoj dhe ruaj dokumentet në letër?

Në fakt, kjo bie ndesh me logjikën e menaxhimit të dokumenteve elektronike. Nëse një dokument KRIJOHET në formë elektronike dhe nënshkruhet me nënshkrim elektronik, atëherë, sipas ligjit, ai është origjinal. Nuk ka nevojë të mbani një kopje letre të saj.

Dhe nëse duhet të paraqisni një dokument tek autoritetet rregullatore të jashtme ose në gjykatë në letër (nëse nuk ka mjete teknike të nevojshme për të parë një nënshkrim elektronik), atëherë mjafton ta printoni dhe ta vërtetoni me vulën e organizatës dhe nënshkrimin “live” të një personi të autorizuar.

- Çfarë është CIPF dhe pse është e nevojshme? A do të më duhet të blej ndonjë licencë?

Pa një mjet për mbrojtjen e informacionit kriptografik (CIPF), sot është e pamundur të kryhet një rrjedhë e rëndësishme ligjore e dokumenteve. Ky është një program i veçantë që ofron kriptim të të dhënave, është e nevojshme të krijohet dhe verifikohet një nënshkrim elektronik.

Në të vërtetë, përpara se të filloni të shkëmbeni dokumente në mënyrë elektronike, duhet të blini një licencë CIPF.

- A është e mundur të blini një certifikatë nënshkrimi elektronik dhe ta përdorni për të gjithë?

Në mënyrë periodike ndeshemi me praktikën e një kontabilisti ose sekretari që nënshkruan dokumente për një drejtor duke përdorur një nënshkrim elektronik. Në fakt, kjo cenon sigurinë dhe integritetin e nënshkrimit elektronik - ju absolutisht nuk mund ta transferoni ose t'i besoni çelësin tuaj privat një personi tjetër. Nëse zbulohet ky fakt, Autoriteti i Certifikimit është i detyruar të revokojë certifikatën.

Fakti është se një certifikatë e nënshkrimit elektronik i lëshohet ekskluzivisht një individi që vepron në emër të tij ose në emër të një personi juridik në bazë të Kartës ose autorizimit. Bazuar në Art. 14 i Ligjit Federal Nr. 63 "Për Nënshkrimet Elektronike", nënshkrimi duhet të përmbajë informacion që ju lejon të identifikoni personin specifik që ka nënshkruar dokumentin. Dhe në këtë rast, do të jetë pronari i certifikatës së çelësit.

Sigurisht, ka situata kur merrni një dokument të nënshkruar jo nga një person specifik, por, për shembull, nga një departament qeveritar. Kjo ndodh vetëm nëse nënshkrimi ndodh automatikisht si pjesë e proceseve komplekse për përpunimin e kërkesave të qytetarëve. Në të gjitha situatat e tjera, një nënshkrim elektronik, para së gjithash, thekson pjesëmarrjen personale të një personi specifik në nënshkrimin e dokumentit.

- Sa kohë mund të ruhen dokumentet elektronike të nënshkruara? Në fund të fundit, certifikata e çelësit të nënshkrimit elektronik ka një datë të kufizuar skadimi.

Kjo është një pyetje vërtet e rëndësishme. Dokumentet e kontabilitetit parësor duhet t'i ruajmë mesatarisht për të paktën pesë vjet, por certifikata e nënshkrimit elektronik është e vlefshme vetëm për një vit. Deri në fund të kësaj periudhe, nëse dokumentet kërkohen papritmas, do t'ju duhet të vërtetoni se certifikata ishte e vlefshme në kohën e nënshkrimit. Prandaj, operatorët e menaxhimit të dokumenteve elektronike përdorin një format të veçantë nënshkrimi - një nënshkrim elektronik të përmirësuar. Mund të konfirmojë momentin e krijimit të nënshkrimit elektronik dhe vlefshmërinë e certifikatës për atë periudhë kohore.

Gjithashtu, në momentin e nënshkrimit të një dokumenti me nënshkrim elektronik, vendoset një vulë kohore dhe rezultati i kontrollit të vlefshmërisë së certifikatës, të cilat do t'ju lejojnë të provoni se dokumenti juaj ka fuqi ligjore edhe pas skadimit të certifikatës.

Kështu, duke përdorur një nënshkrim elektronik të avancuar, nuk duhet të shqetësoheni për rëndësinë juridike të dokumenteve tuaja në arkivin elektronik.

- Pse kostoja e dërgimit të një dokumenti të formalizuar është më e shtrenjtë se e joformalizuar?

Gjë është se procesi i përpunimit të një dokumenti të zyrtarizuar (për shembull, një faturë) është shumë më i ndërlikuar sesa një i paformalizuar. Gjithashtu, ligjvënësi parashtron disa kërkesa, rregullore pune dhe formate të miratuara. E gjithë kjo rrit kostot e burimeve të operatorëve të menaxhimit të dokumenteve, dhe për këtë arsye rrit çmimin.

- A mund të përdor dokumentet elektronike si provë në gjykatë?

Po sigurisht. Vërtetë, kjo nuk është ende një praktikë e përhapur. Sidoqoftë, sipas paragrafit 3 të Artit. 75 i Kodit Procedural të Arbitrazhit të Federatës Ruse (APC RF), dokumentet e marra duke përdorur rrjetin e informacionit dhe telekomunikacionit në Internet dhe të nënshkruara me një nënshkrim elektronik pranohen si provë me shkrim. Nëse gjykata nuk ka mundësi të përdorë dokumentet elektronike si provë, atëherë do të mjaftojë të bëjë kopje në letër, t'i vërtetojë ato me vulën e organizatës dhe nënshkrimin e menaxherit.

Gjithashtu në faqen zyrtare të Gjykatës së Lartë të Arbitrazhit të Federatës Ruse, pasi të plotësoni formularin, mund të dërgoni dokumente në gjykatat e arbitrazhit në formë elektronike pa nënshkrim elektronik.

- A është e vërtetë që kur punoni me shërbimin e këmbimit, Shërbimi Federal i Taksave do të shikojë të gjitha dokumentet tona që shkëmbejmë me palët?

Jo, kjo nuk është e vërtetë. Operatorët e menaxhimit të dokumenteve elektronike nuk i zbulojnë askujt të dhënat e shkëmbimit dhe nuk dorëzojnë dokumente në agjencitë qeveritare, përveç rastit kur ka një vendim gjykate ose një vendim (urdhër) tjetër. E vetmja gjë për të cilën operatori njofton Shërbimin Federal të Taksave është fakti që organizata është lidhur me menaxhimin elektronik të dokumenteve me fatura elektronike (sipas Urdhrit të Ministrisë së Financave të Federatës Ruse të datës 25 Prill 2011 N 50n). Mund të jeni të sigurt se dokumentet tuaja do të ruhen në mënyrë të sigurt në qendrën e të dhënave të operatorit dhe vetëm ju do të keni akses në to.

Sigurisht, këto nuk janë të gjitha pyetjet për momentin, por kemi besim se me kalimin e kohës do të ketë më pak pyetje të tilla: përvoja praktike dhe precedentë të veçantë do të krijojnë më shumë mirëkuptim në këtë fushë. Është e vështirë të kalosh në diçka të re kur kjo histori sapo ka filluar. Vlen gjithashtu të shpresohet se me kalimin e kohës shteti do të krijojë kushtet më të rehatshme dhe transparente jo vetëm për pjesëmarrësit në EDI, por edhe për operatorët e shkëmbimeve.

Artikull origjinal në portalin Audit

Pas miratimit në 2011-2012. një numër dokumentesh kryesore që rregullojnë fushën e menaxhimit të dokumenteve elektronike (në veçanti Ligji Federal "Rreth nënshkrimit elektronik" N 63-ФЗ datë 04/06/2011, Urdhri i Ministrisë së Financave të Federatës Ruse N 50n i datës 25 Prill 2011 i cili miratoi rregulloren për shkëmbimin e faturave, Urdhri i Shërbimit Federal të Taksave i datës 5 Mars 2012. N MMV-7-6/138@, i cili miratoi formatin e faturës elektronike), u bë i mundur jo vetëm midis organizatave dhe autoriteteve rregullatore (të ashtuquajturat "Raportimi elektronik"), por edhe një shkëmbim i plotë i dokumenteve primare elektronike, si dhe faturave dhe kontratave ndërmjet çdo organizate ( "Menaxhimi elektronik i dokumenteve").

Një nga lëshuesit e parë të dokumenteve të tilla ishin organizata të mëdha me mijëra pagues. Ju tashmë mund të merrni akte dhe fatura elektronike nga korporatat e furnizimit me burime Mosvodokanal OJSC, Mosenergosbyt OJSC, Rrjeti ynë LLC (A-Tel), etj. Është gjithashtu e mundur të shkëmbeni me çdo palë tjetër, pavarësisht nga shkalla dhe distanca nga ju.

Teknikisht, shkëmbimi i dokumenteve kryhet nëpërmjet Portali online VLSI Raportimi elektronik dhe rrjedha e dokumenteve, zbatuar nga një operator i specializuar telekomi, kompania Tensor.

Pse ju nevojitet një operator elektronik i menaxhimit të dokumenteve Pse nuk mund të transmetoni dokumente elektronike me email?

Në përputhje me Urdhrin e Ministrisë së Financave të Federatës Ruse të datës 25 Prill 2011. N 50Н, duhet të kalojnë faturat elektronike operatori i menaxhimit elektronik të dokumenteve.

Operatori i menaxhimit elektronik të dokumenteve është një person i tretë, i painteresuar dhe gjithmonë do të jetë në gjendje të konfirmojë faktin që një dokument i caktuar është lëshuar dhe të hartojë një raport ekzaminimi teknik nëse dokumenti ka kaluar përmes operatorit. Kjo mund të jetë shumë e rëndësishme në situata të diskutueshme.

Operatori gjithashtu siguron përfshirjen e palëve tuaja dhe ofron mbështetje teknike nëse është e nevojshme.

Si sigurohet rëndësia juridike e dokumenteve elektronike?

Për shumicën e dokumenteve të nevojshme dhe të mjaftueshme kushti është që këto dokumente të nënshkruhen me nënshkrim elektronik dixhital të kualifikuar. Nënshkrimet që Lëshuar nga Qendra e Çertifikimit të Kompanisë Tensor janë të kualifikuar. Për të nënshkruar dokumente, lejohet përdorimi i nënshkrimeve dixhitale të lëshuara nga çdo AK e përfshirë në rrjetin e besimit të Qendrave Federale të Certifikimit të Shërbimit Tatimor. Mund të përdoren edhe nënshkrimet elektronike për tregtimin elektronik, por me kusht që certifikata të përmbajë informacion të mjaftueshëm për kompaninë për të cilën është lëshuar nënshkrimi, në veçanti, TIN.

Përparësitë e sistemit të menaxhimit elektronik të dokumenteve SBIS-online:

1. Ju mund t'i dërgoni dokumente çdo organizate të regjistruar në Federatën Ruse, edhe nëse nuk është përdorues i SBIS. Në këtë rast, menaxheri i kompanisë Tensor do të kontaktojë një përfaqësues të kësaj organizate dhe do të dërgojë një letër në adresën e tij të emailit duke e ftuar atë të regjistrohet në sistem. Menjëherë pas regjistrimit, pala tjetër do të marrë dokumentet që keni dërguar.
   Ju gjithashtu mund të dërgoni një ftesë të ngjashme me email.
2. Nuk kërkohet instalim i softuerit ose harduerit të specializuar as ju dhe as pala juaj. Një version aktual i çdo shfletuesi me mbështetje Java (Internet Explorer, Opera, Mozilla, Google Chrome, etj.) dhe akses në internet është i mjaftueshëm. Lehtë për t'u vendosur.
3. Për të përgatitur, dërguar, marrë dhe miratuar dokumente nuk kërkohet softuer kontabël (1C, etj.)
4. Nëse fillimisht përgatitni dokumente në një program kontabiliteti (1C, etj.), ju mund të konfiguroni integrimin e programit tuaj të kontabilitetit me sistemin SBIS-Online .
5. Dokumentet që nuk kanë një formë standarde (për shembull, kontrata) Ju mund të dërgoni në çdo format të përshtatshëm (doc, pdf, jpeg, etj.)
6. Pala juaj mund të marrë gjithashtu një nënshkrim dixhital (EDS) falas gjatë periudhës së promovimit.

Për t'u regjistruar në sistemin elektronik të menaxhimit të dokumenteve VLSI-Online, dhe gjithashtu, nëse është e nevojshme, merrni një nënshkrim dixhital për rrjedhën e dokumentit, lini një kërkesë.

"VLSI"

Rrjedha elektronike e dokumenteve ndërmjet organizatave SBIS u jep klientëve avantazhet e mëposhtme:

• Ju mund të dërgoni dokumente në çdo organizatë që është e regjistruar në Federatën Ruse. Nëse pala tjetër nuk është pjesëmarrëse në sistemin SBIS, atëherë një punonjës i kompanisë thjesht do të kontaktojë një përfaqësues të organizatës dhe do të dërgojë ftesa për të marrë pjesë në sistem në emailin e tij. Menjëherë pas konfirmimit të kërkesës, shkëmbimi i informacionit ndërmjet pjesëmarrësve do të kryhet pa ndërmjetës.
• Nuk ka nevojë të instaloni softuer në kompjuterin tuaj. Gjithçka që ju nevojitet është një shfletues i përditësuar dhe akses në internet.
• Për të punuar me të dhëna nuk ju nevojitet një program i veçantë. Nëse raporti përgatitet fillimisht në softuer të palëve të treta, për shembull, 1C, atëherë mund të konfiguroni integrimin e të dhënave me sistemin SLSIS.
• Forma standarde e dokumentit nuk është krijuar. Mund të dërgoni tekst, skedarë fletëllogaritëse, imazhe, etj.

SKB "Kontur"

Një nga zhvilluesit e parë të softuerit në Rusi është gjithashtu i angazhuar në furnizimin e pajisjeve me ndihmën e të cilave kryhet qarkullimi elektronik i dokumenteve midis organizatave. Kontur ka zhvilluar sistemin Diadoc, i cili përdoret për shkëmbimin e dokumenteve elektronike. Një veçori e veçantë e sistemit është se qasja në të dhëna mund të merret gjatë qëndrimit jashtë vendit. Kompania ka zhvilluar tarifa roaming posaçërisht për këtë qëllim. Nëse dëshironi, mund të përdorni të dhënat përmes API-së.

Cfare te nevojitet?

Për të lidhur EDI, një organizatë duhet të blejë:

• softuer i licencuar;
• server;
• pajisjet e përditësimit;
• trajnon personelin;
• konfiguroni dhe integroni EDMS për të punuar me aplikacione të brendshme.

Duhet të bëhen investime të tilla për të lidhur rrjedhën elektronike të dokumenteve ndërmjet organizatës? Përfshirja e konsultimit për mbështetjen teknike, EDMS dhe përditësimet e softuerit në shpenzime është faza e dytë e investimit. Këto kosto do të duhet të paguhen çdo muaj.

konkluzioni

Rrjedha e dokumenteve në letër po zëvendësohet me atë elektronike. Ai jo vetëm që redukton kostot e organizatës për mirëmbajtjen e proceseve, por gjithashtu rrit efikasitetin e biznesit në tërësi. Që EDI të funksionojë me sukses, duhet të formuloni qartë qëllimet e zbatimit të sistemit dhe të konfiguroni siç duhet pajisjet.

Koncepti i "menaxhimit elektronik të dokumenteve" ka ekzistuar për një kohë të gjatë. Përkundër faktit se ata flasin shumë për organizimin e menaxhimit elektronik të dokumenteve, jo të gjithë ende e kuptojnë thelbin e proceseve që ndodhin brenda kornizës së rrjedhës së dokumenteve elektronike. Në këtë artikull do të përpiqemi të përcjellim në gjuhë të thjeshtë të gjithë informacionin e rëndësishëm në lidhje me procesin e automatizuar të punës me dokumente. Çfarë duhet të bëj për të filluar shkëmbimin? Si të organizoni punën me dokumentacionin parësor? Si të dorëzohen raportet në mënyrë elektronike? Përgjigjet për pyetjet më të ngutshme dhe interesante mund të gjenden në një seri artikujsh tanë.

Një perspektivë e jashtme: si të organizoni menaxhimin elektronik të dokumenteve

Kontabiliteti është i lidhur pazgjidhshmërisht me përgatitjen e shumë dokumenteve. Përkundër faktit se tradita e menaxhimit të dokumenteve në letër daton shumë dekada, ka ardhur koha për të kaluar në organizimin e menaxhimit elektronik të dokumenteve.

Le të shohim se si duket situata nga jashtë. Në shumë organizata, proceset e brendshme të biznesit tashmë janë automatizuar përmes zbatimit të pjesshëm ose të plotë të sistemeve të informacionit. Natyrisht, aktivitetet e një ndërmarrje nuk kufizohen vetëm në proceset e brendshme. Ekziston edhe ndërveprim i jashtëm - me kontraktorë dhe furnitorë të ndryshëm, përndryshe - palë.

Le të shohim një shembull. Kur një transaksion i caktuar biznesi përfundon, kontabilisti fillon të përgatisë dokumentet përkatëse. Këto përfshijnë certifikatat e punës së përfunduar. Kontabilisti i fut aktet në sistemin e kontabilitetit të ndërmarrjes dhe ia dërgon ato në formë të shtypur palës tjetër, ndërkohë që paguan për shërbimet postare ose korriere. Pasi dokumenti merret nga kontraktori, ai e skanon dhe e fut në sistem. Çfarë bën një kontabilist? Gjurmon manualisht një dokument letre dhe e përfshin atë në arkiv. A është e përshtatshme kjo skemë?

Situata është kontradiktore. Vetëm proceset e brendshme të biznesit janë optimizuar, ato të jashtme mbeten të pandryshuara. Ndërkohë, është duke thjeshtuar proceset e jashtme që kostot mund të reduktohen – kohore dhe financiare. Kështu, duhen ditë dhe madje javë për të dorëzuar dokumentacionin në letër, ndërsa transferimi i analogëve elektronikë kryhet në kohën më të shkurtër të mundshme - në vetëm pak minuta.

Rreth llojeve të shkëmbimeve

Le të themi se jeni të interesuar të organizoni menaxhimin elektronik të dokumenteve dhe jeni gati të bashkoheni në shkëmbimin elektronik të dokumenteve me palën tuaj. Ju mund të zgjidhni cilindo nga dy llojet e shkëmbimit.

• Jeni të interesuar për shkëmbim të drejtpërdrejtë?
  Në këtë rast, fillimisht duhet të lidhni një marrëveshje me operatorin dhe të përcaktoni procedurën për kryerjen e procedurës. Kur të dyja palët përdorin nënshkrim elektronik të kualifikuar të përmirësuar, nuk kërkohet asnjë marrëveshje. Në raste të tjera, nuk mund të bëni pa të. Shkëmbimi i drejtpërdrejtë ju lejon të eliminoni koston e transferimit të dokumenteve - ato mund të dërgohen pa pagesë me postë elektronike. Por, për fat të keq, jo i gjithë dokumentacioni mund të dërgohet në këtë mënyrë.
• Dëshironi të dërgoni dhe merrni fatura (IF) përmes një operatori elektronik të menaxhimit të dokumenteve (EDO SF)?
  Gjithçka që ju nevojitet është një lidhje një herë në rrjetin e operatorit dhe respektimi i rregulloreve të shkëmbimit, pas së cilës mund të përdorni lirisht funksionalitetin e shërbimit. Falë gamës së gjerë të aftësive të tij - teknologjike, personelore dhe ligjore, operatori siguron një shkëmbim absolutisht të ligjshëm të faturave dhe dokumenteve të tjera në formë elektronike.

Le të fillojmë të punojmë me EDI

Le të hedhim një vështrim më të afërt se si kryhet procedura e shkëmbimit. Për të organizuar menaxhimin elektronik të dokumenteve, duhet të kryeni tre hapa të thjeshtë:

• Para së gjithash, ju lidheni me operatorin tuaj.
• Bleni një certifikatë nënshkrimi elektronik dhe një mjet mbrojtës kriptografik (CIPF).
• Me ndihmën e operatorit, ju lidhni palët tuaja me shërbimin (nëse është e nevojshme).

Çështje të tjera organizative kryhen nga operatorët EDF të Flotës Veriore. Detyra kryesore për ta është t'u sigurojnë përdoruesve kushte të rehatshme pune.

Shikoni videon dhe vlerësoni lehtësinë e përdorimit të klientit të internetit Synerdocs.

shënim ed.

Si ndodh lidhja?

Para së gjithash, duhet të kontaktoni operatorin dhe të diskutoni dy pika: sa do të kushtojë lidhja dhe në çfarë kohe do të përfundojë. Vetëm pas kësaj nënshkruhet një marrëveshje me operatorin.

Një rregullore është një dokument që përshkruan në detaje detyrat e zgjidhura nga shërbimi, rregullat e funksionimit të tij dhe çështje të rëndësishme ligjore.

Marrja e një nënshkrimi dixhital dhe certifikata e mbrojtjes së informacionit kriptografik

Certifikata lëshohet nga çdo qendër certifikimi që është akredituar nga Ministria e Telekomit dhe Komunikimeve Masive e Federatës Ruse (lista e CA-ve të akredituara). Shpesh qendra të tilla janë operatorë të rrjedhës së dokumenteve elektronike të Flotës Veriore. Ata ofrojnë certifikata përmes rrjetit të tyre të filialeve.

Disa fjalë për nënshkrimin elektronik (ES). Është një grup karakteresh të shkruara në një rend të caktuar. Nënshkrimi elektronik i bashkëngjitet dokumentit elektronik dhe vërteton vërtetësinë e tij. Ekzistojnë tre lloje nënshkrimesh: të thjeshta, të pakualifikuara të zgjeruara dhe të kualifikuara të zgjeruara.