В соответствии со статьей 136 Трудового кодекса оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Отпускные начисляются и выплачиваются работнику единовременно независимо от того, на один или несколько отчетных периодов приходится его отпуск.

Бухгалтерский учет

Правила бухгалтерского учета не требуют распределять затраты на оплату отпусков в зависимости от количества дней отпуска, приходящихся на тот или иной отчетный период (месяц, квартал, год). Решение по данному вопросу организация принимает самостоятельно с учетом требований нормативных правовых актов по бухучету (письмо Минфина России от 24 декабря 2004 г. № 03-03-01-04/1/190).

Расходы на отпуск являются оценочными обязательствами. Это обусловлено единовременным выполнением ряда условий, требование о соблюдении которых с целью признания обязательств оценочными установлено пунктом 5 ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы» (утв. приказом Минфина России от 13 декабря 2010 г. № 167н; далее - ПБУ 8/2010).

Во-первых , предоставлять сотрудникам ежегодные отпуска и оплачивать их работодателей обязывает Трудовой кодекс. Избежать исполнения этого требования организация не может.

Во-вторых , на оплату отпуска сотрудников организация потратит средства, то есть произойдет уменьшение ее экономических выгод.

В-третьих , установить величину отпускных выплат, конечно, можно, но необходимость нести эти расходы наступит в неопределенный срок и в неизвестной сумме.

Так как расходы на отпуск являются оценочным обязательством, в бухгалтерском учете их нужно отражать в виде резерва и далее за счет этого резерва в отчетном периоде списывать все отпускные расходы. Теперь это не резерв предстоящих расходов, как было ранее, а один из оценочных резервов, формируемых в соответствии с ПБУ 8/2010.

Подробнее о правилах формирования резерва можно почитать в электронном бераторе для ПК, который можно установить на компьютер, пройдя по ссылке www.berator.ru/pk .

В бухгалтерском учете оценочный резерв на оплату отпусков создается для того, чтобы в достоверной форме учитывать обязательства работодателя перед работниками (п. 5, 8 ПБУ 8/2010).

Справочно

Отпускные облагаются также страховыми взносами (Федеральный закон № 212-ФЗ). Суммы начисленных страховых взносов учитывают на счете 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».

Оценочные обязательства отражаются на счете учета резервов предстоящих расходов (п. 8 ПБУ 8/2010). Значит, резерв на оплату отпусков учитывается на счете 96 «Резервы предстоящих расходов» на субсчете «Резерв на оплату отпусков».

Начисляется резерв по кредиту счета 96. Величина резерва может относиться на расходы по обычным видам деятельности, на прочие расходы или включаться в стоимость актива:

ДЕБЕТ 20 (08, 23, 25, 26, 29, 44) КРЕДИТ 96, субсчет «Резерв на оплату отпусков»

– произведены отчисления в резерв на предстоящую оплату отпусков. Использование резерва (начисление отпускных при предоставлении отпуска, компенсации за неиспользованный отпуск) отражается записью по дебету счета 96:

ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 70

– начислены отпускные (компенсация за неиспользованный отпуск);

ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 69

– начислены страховые взносы на отпускные (компенсацию за неиспользованный отпуск).

Если организация не создает резерв предстоящих расходов на оплату отпусков в налоговом учете (ст. 324.1 НК РФ) или создает эти резервы в бухгалтерском и налоговом учете разными методами, то в момент начисления суммы оценочного обязательства необходимо отразить отложенный налоговый актив. Его величина определяется умножением суммы отчисления в бухгалтерский резерв (или отклонения бухгалтерского резерва от налогового) на ставку налога на прибыль – 20 процентов. Проводка будет такой:

ДЕБЕТ 09 КРЕДИТ 68

– отражен отложенный налоговый актив при начислении суммы резерва на оплату отпусков.

При предоставлении отпуска или начислении работнику компенсации за неиспользованный отпуск эти расходы в бухучете списываются за счет резерва и должны при-

знаваться в налоговом учете в расходах на оплату труда. Признанный ранее отложенный налоговый актив будет погашаться в части, которая приходится на расходы, признанные в налоговом учете. Проводка будет такой:

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 09

– погашен отложенный налоговый актив при предоставлении отпуска работнику (начислении компенсации за неиспользованный отпуск).

Если в бухучете суммы начисленных отпускных превышают сумму начисленного резерва, сумма превышения сразу списывается на счета учета затрат (п. 21 ПБУ 8/ 2010). Дебетового сальдо на счете 96 быть не должно.

Сумму НДФЛ, удерживаемую из отпускных выплат, отразите проводкой:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68, субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц»

– удержан налог на доходы физических лиц из отпускных выплат работников.

Налоговый учет

Когда признавать расходы на отпуск в целях налогообложения прибыли, если отпускные выплачены в одном периоде, а отпуск заканчивается в другом? Обратимся к Налоговому кодексу.

Затраты на выплату отпускных предприятие включает в состав расходов на оплату труда, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (п. 7 ст. 255 НК РФ). Расходы на оплату труда включаются в состав расходов, связанных с производством и (или) реализацией (п. 2 ст. 253 НК РФ).

Понесенные затраты отражаются в зависимости от выбранного в учетной политике для целей налогообложения метода признания расходов в соответствии со статьями 272 и 273 Налогового кодекса.

При использовании кассового метода все просто. Расходы признаются в том периоде, когда они фактически произведены, то есть в день выплаты отпускных.

А вот с методом начисления все сложнее, есть два варианта признания расходов.

Первый вариант учета расходов

Министерство финансов рекомендует распределять расходы по периодам пропорционально дням отпуска. Вывод сотрудников министерства опирается на статью 272 Налогового кодекса. В налоговом учете компании, применяющие метод начисления, признают расходы в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся (п. 1 ст. 272 НК РФ). Значит, если отпуск приходится на несколько периодов, то начисленные суммы на его оплату включаются в состав расходов пропорционально количеству дней отпуска, приходящемуся на каждый из периодов. Эту позицию Минфин России неоднократно выражал в письмах от 23 июля 2012 г. № 03-03-06/1/ 356, от 12 мая 2010 г. № 03-03-06/1/323, от 22 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/288.

Пример

Работнику О.С. Семину предоставлен очередной оплачиваемый отпуск с 22 июня по 18 июля 2013 года. Сумма начисленных отпускных 33 600 руб. Отпуск работника приходится на два отчетных периода – II квартал и 9 месяцев 2013 года. Фирма распределяет сумму отпускных между июнем и июлем пропорционально отработанным дням.

В июне Семин отдыхал 10 дней, а в июле – 18 дней. Распределим расходы:

в июне расходы = 33 600 руб. : 28 дн. X 10 дн. = 12 000 руб.;

в июле расходы = 33 600 руб. : 28 дн. X 18 дн. = 21 600 руб.

При заполнении налоговой отчетности в расходы будут включены суммы:

– за II квартал 2013 года – 12 000 руб.;

– за 9 месяцев 2013 года – 33 600 руб.

Учитывая, что обязанность оплачивать отпуск работника за три дня до его начала предусмотрена законодательно, и налогоплательщик не может избежать этой обязанности, с позицией финансового ведомства можно поспорить.

Второй вариант учета расходов (спорный)

При методе начисления порядок определения расходов установлен статьей 272 Налогового кодекса. Согласно ей, расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются таковыми в том отчетном периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты. При этом расходы на оплату труда (п. 4 ст. 272 НК РФ) учитываются в качестве расхода ежемесячно исходя из суммы начисленных в соответствии со статьей 255 Налогового кодекса расходов на оплату труда. Другими словами, раз отпускные начислены, как того требует Трудовой кодекс, значит, их можно признать расходами в целях налогообложения прибыли. То есть организация, использующая метод начисления при расчете налога на прибыль, может признавать расходом суммы отпускных выплат в периоде начисления в полном объеме.

Есть множество судебных решений в защиту налогоплательщиков: постановления ФАС Московского округа от 24 июня 2009 г. по делу № А40-48457/08-129-168, ФАС Уральского округа от 8 декабря 2008 г. № А07-6787/08, ФАС Западно-Сибирского округа от 1 декабря 2008 г. по делу № А46-6675/2007, от 3 декабря 2007 г. по делу № А75-4424/ 2007 и др.

Надо отметить: судьи принимали решения в пользу налогоплательщиков даже несмотря на представленные налоговой письма Минфина, отмечая, что статья 272 Налогового кодекса прямо не обязывает распределять по периодам расходы в виде отпускных выплат. Нельзя, конечно, умолчать о том, что некоторые суды солидарны с ФНС, пример этому – постановление ФАС Северо-Западного округа от 16 ноября 2007 г. по делу № А56-39310/2006.

Расходы на дополнительный отпуск

В общем случае длительность основного оплачиваемого отпуска составляет 28 дней. Правомерно ли учитывать в расходах по налогу на прибыль оплату дополнительных отпусков? Да, если право на дополнительное время отпуска закреплено законодательно.

Опасный момент

Работодатель вправе самостоятельно установить дополнительные отпуска, если они не предусмотрены законом (ст. 116 ТК РФ). При этом признать расходы при расчете налога на прибыль, если сверхлимитный отпуск предоставляется на основании коллективного договора, нельзя. Об этом прямо говорится в Налоговом кодексе.

Расходы на оплату дополнительно предоставляемых по коллективному договору (сверх предусмотренных действующим законодательством) отпусков работникам, в том числе женщинам, воспитывающим детей, не учитываются при определении налоговой базы (п. 24 ст. 270 НК РФ).

Можно учесть только расходы на дополнительный отдых сотрудников, которым по закону положен удлиненный отпуск. При этом не будет лишним, если в заявлении на отпуск каждый из них сошлется на норму законодательства, дающую право на дополнительные дни отдыха. Прежде всего это статьи 116–118, 321, 335 Трудового кодекса. Кроме того, существует ряд федеральных законов, например от 19 февраля 1993 г. № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях», и постановлений, например поста-новление Правительства РФ от 30 декабря 1998 г. № 1588 и др.

Расходы на совместителя

В статье «В расчете отпускных стандартов не бывает» (см. стр. 34), мы рассматривали ситуацию, когда совместителю положен удлиненный отпуск по основному месту работы. Работодатель не обязан оплачивать сверхлимитный отпуск, положенный совместителю по основному месту работы, но он может это сделать при желании. Это стоит внимания потому, что на такие расходы разрешено уменьшить налог на прибыль. Минфин России дает «зеленый свет» при условии, что количество дополнительных к отпуску дней не превышает установленное законодательством (письмо Минфина России от 16 мая 2011 г. № 03-03-06/1/294).

Конечно, взять у совместителя документ, подтверждающий удлиненный отпуск по основному месту работы, необходимо.

«Подоходный» налог

При попадании отпуска на два отчетных периода возникает еще один важный вопрос. Когда платить налог с доходов работника в виде отпускных выплат? Здесь все очень просто.

Особенности исчисления НДФЛ налоговыми агентами, а также порядок и сроки уплаты налога регламентирует статья 226 Нало гового кодекса. Согласно ей, налоговые агенты обязаны исчислять, удерживать и уплачивать налог на доходы физических лиц. Делать это должны российские организации, индивидуальные предприниматели, нотариусы, занимающиеся частной практикой, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, а также обособленные подразделения иностранных организаций в Российской Федерации, от которых или в результате отношений с которыми человек получил доходы.

Налоговый агент рассчитывает НДФЛ нарастающим итогом с начала календарного года по итогам каждого месяца. Эта обязанность относится ко всем доходам работника, в отношении которых применяется налоговая ставка 13 процентов (ст. 216, п. 1 ст. 224, п. 3 ст. 226 НК РФ). Поэтому многие бухгалтеры сомневаются по поводу даты начисления НДФЛ с отпускных выплат, ведь ставка на лога по эт им вып л ат а м тоже 13 процен тов.

Однако сомнения их напрасны. НДФЛ с отпускных нужно начислять и уплачивать непосредственно при их выплате, и вот почему.

В обязанности налогового агента входит:

правильный расчет сумм налогов;
удержание НДФЛ с выплаченных денежных средств;
перечисление налога в бюджет;
своевременное представление в налоговую декларации по доходам;
уведомление инспекторов о невозможности удержать налог;
хранение документов, подтверждающих расчет, удержание и уплату налогов в бюджет, в течение четырех лет.

Обратите внимание на второй пункт: налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму НДФЛ непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ). Сделать это закон разрешает за счет любых денежных средств, выплачиваемых фирмой. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов суммы выплаты.

Итак, мы выяснили, что кодекс обязывает налоговых агентов удерживать начисленную сумму НДФЛ непосредственно из доходов человека при их фактической выплате. Удерживать налог разрешено за счет любых денег при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ). Получается, что начислять и платить НДФЛ с отпускных нужно одновременно с выдачей денег работнику.

Правильность этого подхода к толкованию норм законодательства подтверждает и Министерство финансов. Так, в письме Минфина России от 6 июня 2012 г. № 03-04-08/8-139 указано, что дата фактического получения дохода в виде оплаты отпуска определяется как день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Президиум Высшего Арбитражного Суда солидарен с позицией Минфина (постановление Президиума ВАС РФ от 7 февраля 2012 г. № 11709/11). И даже Федеральная налоговая служба не отрицает, что НДФЛ с оплаты отдыха работника правильно уплачивать не в конце месяца, как НДФЛ с оплаты его труда, а в день получения отпускных (письмо ФНС России от 13 июня 2012 г. № ЕД-4-3/9698).

Е.П. Ирхина, редактор-эксперт по бухучету и налогообложению

При расчете налога на прибыль в расходах учитываются (п. 7 ст. 255, пп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ):

отпускные (с учетом НДФЛ);
страховые взносы, начисленные на отпускные.

Отпускные учитываются в расходах текущего периода только в той части, которая начислена за дни отпуска, приходящиеся на этот период (Письма Минфина от 09.06.2014 N 03-03-РЗ/27643, от 23.07.2012 N 03-03-06/1/356). Допустим, организация, отчитывающаяся по налогу на прибыль поквартально, предоставляет работнику отпуск с 24 июня по 21 июля и выплачивает отпускные в сумме 40 000 рублей. Сумма отпускных будет учтена в расходах так:

во втором квартале — 10 000 руб. (40 000 руб. / 28 дн. x 7 дн.);
в третьем квартале — 30 000 руб. (40 000 руб. / 28 дн. x 21 день).

Взносы, начисленные на отпускные, учитываются в расходах на дату их начисления, независимо от того, на какие периоды приходится отпуск (пп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ, Письма Минфина от 09.06.2014 N 03-03-РЗ/27643, от 23.12.2010 N 03-03-06/1/804).
Если вы создаете резерв на оплату отпусков, отпускные и начисленные на них страховые взносы в расходах не учитываются (п. 2 Письма Минфина от 01.04.2013 N 03-03-06/2/10401).
При расчете налога при УСН с объектом "доходы минус расходы" в расходах учитываются (пп. 6, 7 п.

Начисление и выплата отпуска в проводках на примере

1, п. 2 ст. 346.16, пп. 1, 3 п. 2 ст. 346.17 НК РФ, Письмо Минфина от 24.11.2009 N 03-11-06/2/246):

отпускные (за вычетом НДФЛ) — на дату выплаты работнику;
НДФЛ с отпускных — на дату перечисления в бюджет;
страховые взносы, начисленные на отпускные, — на дату перечисления в бюджет ПФР, ФСС или ФФОМС.

При расчете налога при УСН с объектом "доходы" начисленные на отпускные страховые взносы уменьшают сумму авансового платежа и налога при УСН за период, в котором взносы перечислены в бюджет ПФР, ФСС или ФФОМС (пп. 1 п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ).
При расчете ЕНВД начисленные на отпускные страховые взносы уменьшают сумму налога за квартал, в котором взносы перечислены в бюджет ПФР, ФСС или ФФОМС (пп. 1 п. 2 ст. 346.32 НК РФ).
В бухгалтерском учете начисление и выплата отпускных отражается так:

Если вы создаете резерв на оплату отпусков, отпускные и начисленные на их сумму страховые взносы начисляются за счет резерва. При недостаточности резерва начислять отпускные по дебету счета 97 "Расходы будущих периодов" не надо. В таких случаях отпускные начисляются так же, как в ситуации, когда резерв вообще не создавался, т.е. по дебету счетов учета затрат (20, 25, 26 и т.д.).

Шаг 5. Как отразить отпускные в бухгалтерском и налоговом учете?

Оформление отпуска: порядок бухгалтерского учета и налогообложения

Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) предусматривает необходимость закрепления очередности отпусков в графике предоставления отпусков. Согласно ст.123 ТК РФ график отпусков должен быть составлен во всех организациях независимо от формы собственности не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года. Таким образом, уже 16 декабря каждого года отделом кадров должна быть собрана информация у работников о времени предоставления им отпусков. График отпусков может быть любой формы, так как законодательство не содержит каких-либо требований к его оформлению. Уведомить работника о времени начала его отпуска работодатель должен не позднее чем за две недели до его начала. На основании графика отпусков руководитель издает соответствующий приказ. Самому работнику составлять заявление с просьбой о предоставлении отпуска теперь не нужно.

При уходе работников в отпуск должны быть оформлены Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6), Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60). Формы этих документов утверждены Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Форма N Т-6 составляется работником отдела кадров (кадровой службы) или уполномоченным лицом, а затем подписывается руководителем организации (или уполномоченным им лицом, которым может быть и главный бухгалтер).

Будущий отпускник должен быть ознакомлен с подписанным приказом и оставить на нем свою подпись. Только после этого работник кадровой службы вправе заполнить Записку-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60).

Приказ и записка-расчет передаются в бухгалтерию организации для расчета среднего заработка за отпуск.

На основании приказа (форма N Т-6) вносятся записи в личную карточку работника (форма N Т-2 или N Т-2 ГС) (это должен сделать работник отдела кадров), а также в лицевой счет (форма N Т-54 или N Т-54а) (эту операцию производит бухгалтер).

Отпуск работнику может быть предоставлен в соответствии с действующим законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором (контрактом) (в том числе ежегодный оплачиваемый, без сохранения заработной платы, учебный и т.п.).

Основное требование ТК РФ — работник должен иметь отпуск не менее 28 календарных дней.

Замена этого отпуска денежной компенсацией запрещается, за исключением случаев увольнения. Согласно ст.115 ТК РФ допускается предоставление работнику отпуска сроком более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск), например в тех случаях, когда работник не отгулял (не догулял) отпуск за предыдущий расчетный период. Возможна и такая ситуация, когда работнику предоставляется удлиненный отпуск в счет будущих расчетных периодов.

На основании заявления сотруднику за все неиспользованные дни отпуска можно выплатить денежную компенсацию. Это правило распространяется и на удлиненные отпуска.

Перенос отпуска на другое время допускается только в исключительных случаях, так как ТК РФ предусмотрено, что работодатель обязан предоставить отпуск, а работник обязан его отгулять. И если работнику графиком предусмотрен отпуск, то работодатель не вправе допускать отпускника к работе. Перенос отпуска оформляется приказом руководителя, в котором указываются основание переноса отпуска и срок, на который переносится отпуск. В любом случае работник должен отгулять отпуск не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ст.124 ТК РФ). Непредоставление ежегодного отпуска в течение двух лет подряд не допускается.

Согласно ст.125 ТК РФ по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Если в отпуск уходит сотрудник, который не полностью отработал расчетный период, его дневной заработок определяется путем деления суммы начисленной заработной платы в расчетном периоде на количество календарных дней, приходящихся на отработанное время.

Для работников, не отработавших часть времени из-за прогулов или по иным причинам, расчетный период для исчисления среднего заработка составит 12 календарных месяцев (с 1-го до 1-го числа), предшествовавших отпуску. Если такой работник не отработал в организации 12 календарных месяцев, в расчетный период будут включены только полные месяцы (с 1-го до 1-го числа), проработанные до ухода в отпуск. Если работник в расчетном периоде, до расчетного периода и до наступления отпуска не имел отработанных дней или заработка в данной организации, средний заработок определяется из тарифной ставки установленного ему разряда, должностного оклада, денежного вознаграждения.

Если работник в расчетном периоде и до расчетного периода не имел отработанных дней или заработка в данной организации, средний заработок определяется исходя из суммы начисленной заработной платы, денежного вознаграждения за фактически проработанные дни до наступления отпуска.

Пример. На предприятии работник, занятый в основном производстве, уходит в частичный отпуск сроком на 14 календарных дней. Расчетным периодом для оплаты отпусков являются три календарных месяца. Расчетный период работником отработан не полностью. В феврале работник находился 10 дней в отпуске без сохранения заработной платы. Заработная плата за январь — 15 000 руб., за февраль — 10 500 руб., за март — 15 000 руб. Заработная плата работника за расчетный период, предшествующий уходу работника в отпуск, составит 40 500 руб. (15 000 руб. + 10 500 руб. + 15 000 руб.).

Проводки по начислению отпускных

Для определения размера среднего дневного заработка указанную сумму заработной платы за расчетный период необходимо разделить на среднемесячное число календарных дней (29,6) января и марта и количество календарных дней в феврале (18 дней), приходящихся на неотработанное время.

Средний дневной заработок составит 524,61 руб. (40 500 / (29,6 + 29,6 + 18)), сумма отпускных — 7344,54 руб. (524,61 руб. х 14 дней).

Согласно п.5 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99 расходы на оплату ежегодных отпусков являются для организации расходами по обычным видам деятельности. В соответствии с п.1 ст.226 НК РФ организация, от которой работник получил доход, обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет сумму налога на доходы физических лиц. Исчисление налога на доходы физических лиц с дохода в виде отпускных производится по налоговой ставке 13%. Начисленная сумма налога должна быть удержана из доходов работника при их фактической выплате и перечислена не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату отпускных.

Перечисление сумм исчисленного к удержанию налога на доходы физических лиц с сумм средней заработной платы в соответствии с п.6 ст.226 гл.23 НК РФ должно производиться не позднее дня фактического получения наличных денежных средств на оплату труда за вторую половину месяца. При этом с сумм среднего заработка, начисляемых в течение месяца, уплата данного налога также должна производиться не позднее дня фактического получения денежных средств на выплату доходов по итогам истекшего месяца, в котором были начислены и выплачены отпускные. Уплачивать налог в дни выплаты среднего заработка за отпуск необходимости нет. Суммы же единого социального налога во всех случаях (в том числе с сумм среднего заработка за отпуск и в других установленных случаях) в соответствии с п.3 ст.243 гл.24 НК РФ должны уплачиваться не позднее 15-го числа следующего месяца независимо от дат фактической выплаты сумм заработной платы или получения средств на оплату труда в учреждении банка.

В бухгалтерском учете делают записи:

Дебет 20, Кредит 70 — начислена сумма отпускных (7344,54 руб.);

Дебет 70, Кредит 68 — удержан налог на доходы физических лиц (7344,54 х 13% = 955 руб.);

Дебет 70, Кредит 50 — выданы отпускные (7344,54 — 955 = 6398,54 руб.);

Дебет 20, Кредит 69-1-1 — начислен ЕСН (ФСС, 4% х 7344,54 = 293,78 руб.);

Дебет 20, Кредит 69-1-2 — начислен ЕСН (обязательное социальное страхование от несчастных случаев, 0,2% х 7344,54 = 14,69 руб.);

Дебет 20, Кредит 69-2-1 — начислен ЕСН (федеральный бюджет, 28% х 7344,54 = 2056,47 руб.);

Дебет 20, Кредит 69-3-1 — начислен ЕСН (ФОМС, 0,2% х 7344,54 = 14,69 руб.);

Дебет 20, Кредит 69-3-2 — начислен ЕСН (ТФОМС, 3,4% х 7344,54 = 249,71 руб.);

Дебет 69-2-1, Кредит 69-2-2 — сумма ЕСН в части, подлежащей уплате в федеральный бюджет, уменьшена на сумму страховых взносов на финансирование страховой части трудовой пенсии (7344,54 х 11% = 807,90 руб.);

Дебет 69-2-1, Кредит 69-2-3 — сумма ЕСН в части, подлежащей уплате в федеральный бюджет, уменьшена на сумму страховых взносов на финансирование накопительной части трудовой пенсии (7344,54 х 3% = 220,34 руб.).

При отзыве работника из отпуска следует пересчитать сумму среднего заработка за использованные дни отпуска, а разницу между заработком за все предоставленные дни отпуска и фактически использованные дни удержать с работника. Если по согласованию с работодателем работник ходатайствует о выплате ему компенсации за оставшиеся неиспользованные дни отпуска в части, превышающей 28 календарных дней, перерасчет среднего заработка не производится.

Пример. Работнику организации с 1 по 28 мая 2003 г. предоставлен ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней. По соглашению с работником из-за производственной необходимости он был вызван из отпуска с 22 мая 2003 г.

Сумма среднего заработка за отпуск, выплаченная работнику, составила 8960 руб. из расчета среднедневного заработка 320 руб. (320 руб. х 28 календарных дней отпуска = 8960 руб.).

Всего работник не использовал 7 календарных дней отпуска с 22 по 28 мая включительно и использовал 21 календарный день (с 1 по 21 мая включительно). Сумма среднего заработка за фактически использованные дни отпуска составила 6720 руб. (21 календарный день х 320 руб.).

Допустим, за период с 23 по 31 мая работнику начислена заработная плата из расчета тарифной ставки, премий, доплат и надбавок в сумме 5200 руб. К выплате она причитается за минусом суммы среднего заработка за неиспользованные дни отпуска в размере 2240 руб. (7 неиспользованных календарных дней отпуска х 320 руб.).

При предоставлении неиспользованных дней отпуска в дальнейшем средний заработок рассчитывается заново согласно новому расчетному периоду и учитываемым в нем выплатам.

Согласно п.7 ст.255 НК РФ в целях налогообложения прибыли расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, включаются в состав расходов, учитываемых при расчете налоговой базы по налогу на прибыль. На основании п.1 ст.210 НК РФ сумма отпускных, полученная работником, включается в налоговую базу по налогу на доходы физических лиц. В соответствии с п.1 ст.236 НК РФ начисленная сумма отпускных признается у организации-работодателя объектом обложения единым социальным налогом.

В ст.136 ТК РФ установлено, что оплата отпуска должна производиться не позднее чем за три дня до его начала.

Наиболее распространенными выплатами, связанными с отпусками работников, являются отпускные или заработная плата за время отпуска и компенсация за неиспользованный отпуск. Все указанные выплаты исчисляются исходя из среднемесячного заработка. Общие правила исчисления среднемесячного заработка установлены в ст.139 ТК РФ.

Из расчетного времени в соответствии с Положением об особенностях исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 11.04.2003 N 213, исключаются:

праздничные нерабочие дни, установленные законодательством Российской Федерации;

не отработанные работником дни, за которые выплачивался или сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации;

дни нетрудоспособности, за которые работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

дополнительные оплачиваемые выходные дни, предоставленные работнику, воспитывающему ребенка-инвалида (ст.262 ТК РФ);

дни отпуска без сохранения заработной платы на основании ст.ст.128 и 263 ТК РФ;

время простоя не по вине работника, в том числе из-за приостановки деятельности организации, цеха, производства;

время простоя в связи с забастовкой, в которой работник не участвовал, но не имел возможности выполнять свою работу.

О.Стулова

ООО "КОСМОС-АУДИТ"

Учет денежной компенсации за неиспользованную часть основного оплачиваемого отпуска

Журнал “Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях“, 2012, № 20

УЧЕТ ДЕНЕЖНОЙ КОМПЕНСАЦИИ ЗА НЕИСПОЛЬЗОВАННУЮ ЧАСТЬ ОСНОВНОГО ОПЛАЧИВАЕМОГО ОТПУСКА

Многие бухгалтеры некоммерческих организаций, которые реализует услуги платного высшего профессионального образования, встречаются с трудностями учета денежной компенсации за неиспользованную часть основного оплачиваемого отпуска преподавателя, работающего по трудовому договору.

Например, расчетный период работником отработан полностью. За расчетный период ему начислена заработная плата в размере 244 800 руб. (без учета отпускных), в том числе доплаты за переработку и надбавка за ученую степень. Рассмотрим, как отразить в учете образовательной организации выплату в сентябре 2012 г. по заявлению преподавателя денежной компенсации за неиспользованную часть основного оплачиваемого отпуска (24 календарных дня).

Расчет компенсации. В соответствии со ст. 127 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.

Согласно п. 29 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных Народным Комиссариатом труда СССР 30.04.1930 N 169, полная компенсация выплачивается в размере среднего заработка за срок полного отпуска.

В рассматриваемой ситуации компенсация выплачивается за неиспользованную часть основного оплачиваемого отпуска (24 календарных дня), однако для ее расчета все равно необходим средний заработок.

На основании ст. 139 ТК РФ средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,4 (среднемесячное число календарных дней).

Следовательно, в рассматриваемой ситуации компенсация составляет 244 800 руб. / 12 / 29,4 x 24 = 16 653 руб. 06 коп.

Бухгалтерский учет. Как следует из п. п. 5, 8, 16 Положения по бухгалтерскому учету “Расходы организации“ ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, компенсация за неиспользованную часть основного оплачиваемого отпуска признается в составе расходов по обычным видам деятельности.

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, данная компенсация и начисленные на нее страховые взносы отражаются по дебету, например, счета 20 “Основное производство“ и кредиту соответственно счетов 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда“ и 69 “Расчеты по социальному страхованию и обеспечению“.

Удержанная сумма налога на доходы физических лиц (НДФЛ) отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 70 в корреспонденции с кредитом счета 68 “Расчеты по налогам и сборам“.

Налоговый учет. Согласно п. 1 ст. 210 и п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ (НК РФ) компенсация за неиспользованную часть основного оплачиваемого отпуска является объектом обложения НДФЛ. Удержание налога производится организацией — налоговым агентом (ст. 226 НК РФ).

Исходя из ч. 1 ст. 7 и пп. “д“ п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ “О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования“ и п. п.

Каковы проводки по счетам при учете отпуска?

1, 2 ст. 20.2, а также абз. 6 пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ “Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний“, компенсация за неиспользованную часть основного оплачиваемого отпуска облагается страховыми взносами.

Обозначения субсчетов, используемые в таблице проводок:
— к балансовому счету 69:
— 69-1-1 “Страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством“;

— 69-1-2 “Страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний“;

— 69-2 “Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование“;

— 69-3 “Страховые взносы на обязательное медицинское страхование“;

— к балансовому счету 68:
— 68-1 “Расчеты по НДФЛ“;

— 68-2 “Расчеты по налогу на прибыль организаций“.

Бухгалтерские проводки операций по учету денежной компенсации за неиспользованную часть основного оплачиваемого отпуска преподавателя приведены в таблице.

Бухгалтерские проводки операций по учету денежной компенсации за неиспользованную часть основного оплачиваемого отпуска преподавателя

———————————T—————T————————-¬

¦ ¦Корреспонденция¦ ¦

¦ +——-T——-+ ¦

¦ ¦ Дебет ¦ Кредит¦ ¦

¦Начислена компенсация за ¦ 20 ¦ 70 ¦Записка-расчет при ¦

¦неиспользованную часть ¦ ¦ ¦прекращении (расторжении)¦

¦основного оплачиваемого отпуска¦ ¦ ¦трудового договора с ¦

¦при увольнении ¦ ¦ ¦работником (увольнении) ¦

+——————————-+——-+——-+————————-+

¦Начислены страховые взносы ¦ 20 ¦69-1-1,¦Бухгалтерская справка- ¦

¦ ¦ ¦69-1-2,¦расчет ¦

¦ ¦ ¦ 69-2, ¦ ¦

¦ ¦ ¦ 69-3 ¦ ¦

+——————————-+——-+——-+————————-+

¦Удержан НДФЛ ¦ 70 ¦ 68-1 ¦Регистр налогового учета ¦

¦ ¦ ¦ ¦(налоговая карточка) ¦

+——————————-+——-+——-+————————-+

¦Перечислена компенсация за ¦ 70 ¦ 51 ¦Выписка банка по ¦

¦неиспользованную часть ¦ ¦ ¦расчетному счету ¦

¦основного оплачиваемого отпуска¦ ¦ ¦ ¦

¦при увольнении за вычетом НДФЛ ¦ ¦ ¦ ¦

L——————————-+——-+——-+—————————

Таким образом, выплату в сентябре 2012 г. по заявлению преподавателя, работающего по трудовому договору, денежной компенсации за неиспользованную часть основного оплачиваемого отпуска (24 календарных дня) необходимо отражать в бухгалтерском и налоговом учете с учетом приведенных выше рекомендаций.

Список литературы

1. Налоговый кодекс РФ (часть вторая): Федеральный закон от 05.08.2000 N 117-ФЗ.

2. О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования: Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ.

3. Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний: Федеральный закон от 24.07.1998 N 125-ФЗ.

4. Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению: Приказ Минфина России от 31.10.2000 N 94н.

5. Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету “Расходы организации“ ПБУ 10/99: Приказ Минфина России от 06.05.1999 N 33н.

6. Трудовой кодекс РФ: Федеральный закон от 30.12.2001 N 197-ФЗ.

Л.Л.Горшкова
Руководитель
Центра методологии
бухгалтерского учета
и налогообложения
Подписано в печать
15.10.2012

Представьте себе, что вам необходимо составить калькуляцию себестоимости готовой продукции определенного вида. Предположим, производственный цикл изготовления 1000 единиц продукции — 1 месяц. В производстве задействованы 4 человека, заработная плата каждого — 20 тыс. рублей. Если вы предусмотрите в калькуляции ФОТ в размере 80 тыс. рублей (20 тыс. рублей / чел. х 4 чел.), это будет неверно, себестоимость окажется заниженной. Дело в том, что на протяжении месяца каждый из работников дополнительно "заработал" себе еще и 2,33 дня отпуска, поэтому к ФОТ нужно добавить отпускные в размере 6340 руб. (80 тыс. рублей х 2,33 дн. / 29,4 дн.).

Бухгалтерский учет затрат ведется в целях формирования фактической себестоимости, поэтому учетная политика должна предусматривать аналогичный подход. Если вы формируете резерв по оплате отпусков, то ежемесячно будете делать запись (в оценочной сумме):

Дебет 20 Кредит 96

— 6340 руб. — начислены отпускные работникам за месяц как оценочное обязательство (в нашем примере взносы на обязательное социальное страхование во внимание не приняты).

При этом себестоимость будет определена наиболее корректно и единовременное начисление отпускных ее величину не затронет. Применение счета 96 "Резервы предстоящих расходов" позволяет сгладить колебания себестоимости в период массового предоставления отпусков (например, летом).

Немаловажно также, что счет 20 предполагает ведение аналитического учета по видам выпускаемой продукции. А если работник переведен из одного производства в другое? В этом случае относить отпускные за прошлые периоды на себестоимость новой продукции оснований не имеется. Тут уместно даже применить счет 91 "Прочие доходы и расходы" (субсчет 91-2).

Из наших рассуждений становится понятно, что применение счета 97 "Расходы будущих периодов" для переходящих отпусков заведомо лишено смысла. Счет 26 тоже ни при чем. Уж лучше использовать счет 25 "Общепроизводственные расходы". В целом же нужно исходить из особенностей вашего производства, а также из требования рациональности учетной политики (п. 5 ПБУ 1/2008). Экономическая природа отпускных в том, что эти суммы меняют себестоимость готовой продукции прошлых периодов (вспомним о приоритете содержания перед формой, это тоже п. 5 ПБУ 1/2008). А универсального рецепта их учета не существует.

На какой счет нужно начислять отпускные работникам, занятым в производстве, если заработная плата им начисляется по счету 20 "Основное производство"? Некоторые коллеги считают, что эти выплаты нужно относить на счет 26 "Общехозяйственные расходы"

05.09.2019 Внимание! Документ устарел! Новая версия этого документа

При расчете налога на прибыль в расходах учитываются (п. 7 ст. 255, пп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ):

отпускные (с учетом НДФЛ);
страховые взносы, начисленные на отпускные.

во втором квартале - 10 000 руб. (40 000 руб. / 28 дн. x 7 дн.);
в третьем квартале - 30 000 руб. (40 000 руб. / 28 дн. x 21 день).

отпускные (за вычетом НДФЛ) - на дату выплаты работнику;
НДФЛ с отпускных - на дату перечисления в бюджет;
страховые взносы, начисленные на отпускные, - на дату перечисления в бюджет ПФР, ФСС или ФФОМС.

Еще по теме:

Отражение сумм отпускных в бухгалтерском и налоговом учете

Что включает в себя бухгалтерский расчет отпускных? На основании приказа (распоряжения) о предоставлении трудового отпуска бухгалтер обязан начислить и выплатить отпускные работнику, а также удержать и перечислить суммы НДФЛ и страховых взносов в ПФР, ФСС и ФФОМС.

Суммы отпускных с учетом начисленного НДФЛ и сумм страховых взносов подлежат учету в расходах при расчете налога на прибыль. Данные суммы учитываются в расходах текущего периода в той части, на которую приходится начисление отпускных за дни трудового отпуска, приходящиеся на соответствующий период. Например: работодателем, осуществляющим квартальный отчет по налогу на прибыль, работнику предоставлена часть трудового отпуска с 15 июня по 3 июля, т.е. часть дней отпуска приходится на 2 квартал и часть – на 3 квартал. Сумма начисленных отпускных за период с 15 по 30 июня будет отнесена на расходы 2-го квартала, а сумма отпускных с 1 по 3 июля – на расходы 3-го квартала.

Начисленные на отпускные суммы страховых взносов относятся на расходы на дату начисления независимо от периода предоставления трудового отпуска.

Расчет отпускных – проводки и отражение в бухучете

Как оформить расчет отпускных?

Начисление отпускных отражается в бухучете по дебету счетов 20 и кредиту счета 70. При этом дебетуются счета, аналогичные счетам по начислению заработной платы.

При выплате отпускных НДФЛ (удержание НДФЛ) осуществляется по дебету сч. 70 и кредиту сч. 68. Начисление страховых взносов отражается по дебету сч. 20 (при этом дебетуются те же счета, как и при начислении заработной платы) и кредиту сч. 69. Проводка выплаты отпускных выглядит так: Д 70 — К 50 (51).

При создании резерва на оплату отпусков сотрудников начисление отпускных и сумм страховых взносов осуществляется за счет резерва. В этом случае в течение года компания в расходах будет учитывать только суммы отчислений в резерв согласно ПБУ 8/2010. Начисленные же отпускные в затраты текущего месяца не включаются. Аналогичный порядок действует в отношении страховых взносов, начисленных с отпускных, выплачиваемых за счет резерва. Проводки в этих случаях делаются на всю сумму отпускных независимо от того, затрагивает ли период отпуска следующий месяц, т.е. для отражения сумм отпускных в бухучете не имеет значения время фактического ухода сотрудника в отпуск.

Начисление отпускных проводки отражают по правилам, применяемым для отражения расчетов по оплате труда наемного персонала. Отличительной особенностью операций с отпускными суммами является возможность их возврата в предусмотренных законодательством случаях, выплаты авансом, использовании разных источников средств для платежей (резерв или текущие расходы).

Для учета отпускных начислений и выплат в бухгалтерии применяют синтетический 70 счет. Кредитовые обороты обозначают начисленные величины, которые подлежат выплате. Дебетовое движение по счету отражает факт выдачи или перечисления денег работнику.

Типовые проводки по отпускным

В процессе начисления сотрудникам сумм по отпускам в корреспонденцию с 70 счетом могут вступать затратные счета для идентификации типа производства и разделения затрат на содержание персонала в разных подразделениях, выделения случаев расходования средств из созданных ранее резервов на эти цели. В момент выплаты отпускных после удержания из начисленных сумм налога счет 70 участвует в проводках с денежными счетами – 50 при выплате в кассе или 51 при зачислении на банковскую карту.

Когда выплачиваются отпускные, проводки должны быть дополнены записями об удержании подоходного налога и обложении суммы страховыми взносами. Типовые корреспонденции по выплатам с участием резерва отпусков:

Д20 – К96 – зарезервированы средства для выплат по отпускным в будущем;
Д96 – К70 – произошло начисление оплаты за ежегодный отпуск, источником выплаты денег по которому выступает резервный фонд;
Д96 – К69 – отражены страховые взносы;
Д70 – К68 – показаны суммы, удержанные в составе НДФЛ;
Д70 – К50 или 51 – остаток отпускных после налогообложения выдан работнику.

Если отпускные выплаты причисляются к текущим затратам, то по дебету при начислении в связке с 70 счетом будут участвовать счета расходов (20, 25, 23, 26, 44, 29). Если работник, оформивший отпуск, не отработал необходимого для его предоставления срока, то такие дни предоставляются ему авансом. В такой ситуации часть дней может быть оплачена за счет резерва (те дни, которые положены работнику за уже отработанные месяцы) и за счет текущих трат (авансовый период отпуска). При увольнении после использования авансового отпуска производится удержание за неотработанные дни отпуска, проводки отражают эту операцию при помощи сторнирования. Красным дублируют запись начисления с дебетом затратных счетов и кредитом 70 счета. Аналогично показывают и корректировку сумм подоходного налога со страховыми взносами.

Возможны два случая, когда выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск (проводки в обеих ситуациях одинаковые):

сотрудник, который не успел использовать все положенные ему дни отдыха, написал заявление на увольнение без предоставления ему отпуска – отпускные должны быть начислены и выданы работнику в составе компенсационных выплат;
работник не хочет использовать весь отпуск и письменно обратился с просьбой выдать ему компенсацию за оставшиеся дни.

Во второй ситуации воспользоваться правом на возмещение без предоставления дней отдыха не могут беременные женщины и несовершеннолетние члены коллектива.

Когда выплачивается компенсация отпуска при увольнении, проводки составляются такие же, как и в случае с обычными отпускными. Корреспонденция может проводиться за счет затрат или резерва. Обязательно в бухгалтерских записях должны присутствовать проводки, подтверждающие факт удержания налога и начисления с последующей уплатой страховых взносов.