О необходимости перехода от бумажного делопроизводства к системам электронного документооборота говорят уже давно, но какие действительные преимущества дает внедрение электронного документооборота ?

Преимущество СЭД №1: повышение производительности компании

На поиск нужных документов и информации при наличии системы электронного документооборота тратится значительно меньше времени, по сравнению с традиционным бумажным делопроизводством Доступ к электронному документообороту можно получить с любого ПК вашей компании, где установлена система эффективного управления bb workspace .

Преимущество СЭД №2: мгновенный доступ к актуальной информации

К основному преимуществу электронного документооборота можно отнести способность быстро и легко находить последние версии документов. Таким образом, решается проблема актуальности документооборота, то есть даже если один и тот же документ существует в нескольких вариантах, пользователь сможет найти последнюю версию файла и работать уже с ним.

Преимущество СЭД №3: уменьшение ошибок типа "человеческий фактор"

Правильная организация электронного документооборота позволяет исключить ошибки, которые влечет за собой человеческий фактор. При бумажном документообороте на поиск пропавших документов уходят часы, в то время как СЭД справляется с подобной задачей всего за несколько секунд.

Преимущество СЭД №4: уменьшение материальных издержек

Электронные системы управления документооборотом значительно сокращают расходы организации. Во-первых, увеличивается производительность сотрудников компании за счет автоматизации работы, во-вторых, снижаются издержки на расходные материалы, которые используются при бумажном документообороте.

Преимущество СЭД №5: улучшение взаимодействия

Одним из ключевых преимуществ электронного документооборота является улучшение взаимодействия между департаментами и отделами внутри организации. Внедрение системы электронного документооборота облегчает коммуникацию, обмен информацией, а также помогает разрушить барьеры между различными подразделениями.

Преимущество СЭД №6: коллективная работа с документами

Green Technology для зелёных технологий и защиты природы

Особенности делопроизводства экологических организаций

Специальное издание Green Technology системы эффективного управления bb workspace принадлежит к числу отраслевых СЭД для зелёных технологий и защиты природы, предназначенных для комплексной автоматизации делопроизводства и управления финансами, кадрами и работой с контрагентами.

При создании системного решения Green Technology разработчики компании «Дабл Би» в полной мере учли специфику деловых процессов экологических организаций:

Потребность в простой и удобной комплексной программе, обеспечивающей эффективную работу с документами разных типов, от обычных управленческих и финансовых до специальных отраслевых, связанных с производством и стандартизацией экологических продуктов, соблюдением норм охраны окружающей среды и т.п.;
. использование шаблонных договоров для работы с поставщиками, сервисными организациями и потребителями;
. наличие эффективных маркетинговых инструментов;
. возможность управления бюджетами экологических программ и проектов с последующей оценкой эффективности затрат.

Особенности издания Green Technology системы bb workspace

Специальное издание Green Technology включает четыре основных рабочих и один вспомогательный служебный визуальные слои, которые позволяют комплексно автоматизировать документооборот (bb docflow), управление финансовыми потоками (bb budget), работу с персоналом (bb staff), взаимодействие с контрагентами на основе современной маркетинговой стратегии AIDCAS (bb crm) и максимально адаптировать приложение под потребности пользователей (bb tuning). Благодаря использованию служебных утилит bb config и bb report в программе можно управлять напоминаниями и рассылками, а также формировать детализированные отчёты о разных направлениях деятельности.

В приложении предусмотрены специальные возможности, соответствующие специфике работы экологических организаций и предприятий, связанных с выпуском эко-продуктов:

В базу типовых документов внесены шаблоны договоров на поставку экологически чистой продукции, реконструкцию очистных сооружений, проведение полевых исследований и тестирования, поставку различного оборудования и т.п.;
. удобные инструменты бюджетирования позволяют точно оценить эффективность реализации экологических проектов и программ, работу различных подразделений.

Важными преимуществами программы являются простые интерфейс и архитектура, облегчающие её освоение сотрудниками экологических организаций. Благодаря услугам разработчика по техническому обслуживанию система поддерживается в актуальном состоянии.

Электронный документооборот по сравнению с традиционным бумажным имеет целый ряд преимуществ: простота внесения изменений в документ; возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные; возможность использовать заранее заготовленные формы; более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов; экономия бумаги; компактность архивов; простота контроля информационных потоков; высокая скорость поиска и извлечения информации; возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничения прав доступа сотрудников к информации.

Следует отметить, что внедрение систем электронного документооборота дает определенные преимущества руководству предприятий и организаций для осуществления эффективного управления и оперативного принятия решений, а именно: прозрачность деятельности сотрудников и отделов; высокая скорость получения аналитических справок и отчетов; укрепление исполнительской дисциплины; снижение негативного влияния человеческого фактора на деятельность компании; уменьшение количества сотрудников, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т.п.).

Рис. 3.

На рисунке 3. показано, насколько сокращается время отдельных этапов работы с документами при замене бумажного процесса на цифровой. В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на настройку документооборота при изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчетности. Внедрение системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота сопровождается оптимизацией всего процесса управления, который становится более простым и логичным. Улучшается качество принимаемых решений, эффективнее ведется контроль над исполнением управленческих решений, снижаются прямые и косвенные общественные издержки, связанные с содержанием аппарата управления. Документы пересылаются с помощью автоматизированной системы документооборота, которая содержит единые для всей организации базы классификаторов, словарей и нормативов. Маршрутизация документов обычно определяется в зависимости от вида документа и сложившихся правил работы (правда, данная функция поддерживается не всеми системами). Обмен документами с внешними организациями при наличии договоренностей с ними обеспечивается с помощью корпоративного информационного портала Прохоров А. Документооборот и его программное обеспечение / А. Прохоров // КомпьютерПресс 2010. - № 1. - С. 32..

Многие из существующих систем электронного документооборота позволяют перейти внедрившим их компаниям на безбумажный документооборот. Однако даже при наличии систем электронного документооборота часто имеет место так называемый смешанный документооборот, когда большая часть работы с документами ведется в электронном виде (проекты документов, их согласование и т.п.), а распечатывается, подписывается и хранится в бумажном виде только их часть. Обусловлено это несколькими причинами. Во-первых, законодательная база не позволяет целиком перейти на электронные документы. Во-вторых, сами пользователи этих систем еще не готовы полностью отказаться от привычки работать с бумажными документами. На практике электронный документооборот охватывает сейчас в основном документооборот внутренний и значительно реже (при наличии договоренностей между организациями) -- межкорпоративный.

Основные компьютерные программы для делопроизводства и деловых процедур можно условно разделить на четыре основные категории (не включая средства создания документов и складов данных): системы workflow (автоматизации деловых процедур); системы groupware (коллективной работы); системы управления документами (в основном обеспечивают регистрацию, хранение и поиск документов); системы электронной почты (служат для обмена документами).

Такое разделение сложилось на рынке примерно три года назад. Сейчас оно достаточно условно по причине того, что последние версии наиболее популярных приложений стараются объединять все эти и еще многие другие технологии, например Lotus Domino. Кроме того, каждая их этих технологий (за исключением, естественно, электронной почты, популярность которой в бизнесе с самого начала была примерно такой же, как у средств создания документов), модная на Западе 2-3 года назад, уступила место новой концепции collaboration&messaging («сотрудничество и обмен сообщениями»).

Причины этого, на наш взгляд, и у них и нас примерно одинаковы (если не принимать во внимание чисто языковые, лингвистические и технические проблемы локализации, поддержки кодовых таблиц, поиска, распознавания и т. д.)

Все дело в том, что автоматизировать деловые процедуры и коллективную работу в принципе очень трудно. Во-первых, никто еще не придумал универсальных правил ведения успешного бизнеса. Каждая организация в этом отношении абсолютно уникальна. Помимо того, в рамках автоматизированной процедуры не всегда удается адекватно реагировать на внештатные ситуации, от появления которых никто, естественно, не застрахован. Иногда автоматизация только вредит бизнесу, нередко ряд сотрудников идеально решает свои задачи в неформальных взаимоотношениях, а рамки автоматизированной системы их только сковывают. Впрочем, и обратные примеры совсем не редки.

В итоге на данные момент наиболее рациональным способом автоматизации деловых процедур разумно признать следующий: «Не пытаться программировать поведение сотрудников для каждой возможной ситуации, а вместо этого создать для них общую информационную среду, в рамках которой они смогут сотрудничать (т. е. совместно решать бизнес-задачи) и обмениваться сообщениями». Возможно, это ставит под сомнение безоблачное будущее существующих систем workflow, в которых упор делается на создание законченных цепочек автоматизации деловых процедур.

На сегодняшний день ситуация существенно улучшилась. Появились законченные российские продукты, путаница в терминологии и позиционировании постепенно преодолевается Автоматизация делопроизводства и документооборота на предприятии. Особенности национального делопроизводства [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.directum.ru/339091.aspx (дата обращения: 15.10.2015).

Рассмотрим специфику и функционал современных программных средств электронного документооборота.

• Значительное сокращение времени обмена документами – электронный документ передается почти мгновенно.
• Сокращение времени на ввод входящих документов в информационную систему.
• Снижение количества ошибок при вводе.
• Экономия на расходных материалах, почтовых и курьерских расходах.
• Не требуется вести бумажный архив, документы не теряются.

Отличия бумажного и электронного документооборота
на примере бизнес-процессов продажи и приобретения товара (продукции)

Продажа

Приобретение

К стратегическим преимуществам, связанным с повышением эффективности работы предприятия или организации после внедрения СЭД, можно отнести:

Появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве);

Значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);

Повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации;

Повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;

Улучшение контроля за исполнением документов.

Интеграция ERP-систем с системами электронного документооборота обеспечивает поддержку бизнес-процессов всего предприятия - через оперативное управление документами, образами, потоками работ, корпоративными отчетами и др.

Руководители:

оперативное получения информации, необходимой для принятия решения;

оперативный контроль исполнительской дисциплины.

Cекретари, референты и помощники:

быстрый поиск документов;

высокая точность поиска документов;

облегчение контроля исполнительской дисциплины;

упрощение подготовки всевозможных событий, мероприятий;

ускорение подготовки, согласования и утверждения итоговых документов.

Финансово-бухгалтерские службы:

повышение скорости движения документов, например, из филиалов в головную организацию;

снижение риска утери документов;

экономия времени при подборке документов для проведения сверок расчетов или проверок надзорных органов.

Юридическая служба:

снижение трудоемкости работы по подготовке документов;

эффективный контроль сроков;

быстрый поиск необходимых нормативных документов.

1. Особенности системы электронного документооборота

Если система электронного документооборота будет внедрена «как есть», то проблемы, которые будут возникать, будут вызывать негативные реакции у пользователей и решать их будет сложнее.

Описание существующего документооборота необходимо, чтобы определить схему документооборота: маршруты и типы документов, правила их регистрации, секретность документов и другие вопросы. В рамках оптимизации необходимо определить бизнес-процессы, подлежащие автоматизации и оценить логичность и целесообразность текущих схем прохождения документов, правил регистрации. Исследование и оптимизация документооборота является важным этапом внедрения систем электронного документооборота. От полученной информации зависит качество разработки требований к функционалу внедряемой системы. Однако если на предприятии существует четкие стандарты описывающие делопроизводство в организации, не требующие оптимизации, то данный этап опускается и система разрабатывается, основываясь на данных стандартах.

Дальнейшие действия после описания и оптимизации документооборота зависят от того, кто будет внедрять систему: подрядчик или организация собственными силами.

Организации, которые будут осуществлять настройку и внедрение системы электронного документооборота своими силами не всегда уделяют данному этапу должное внимание, вследствие чего в дальнейшем процесс настройки системы становится более сложным и сильно затягивается.

В случае внедрения системы подрядчиком организация должна предоставить техническое задание, в котором указывается функциональность системы, настройки системы, технические характеристики, способы обеспечения безопасности, описание документопотоков, сроки выполнения задания и другие требования. На этом этапе, на практике возникают проблемы, связанные с неумением писать технические задания, а так же с не знанием точных границ проекта и целей внедрения, вследствие чего не удается качественно описать функциональные требования к системе. В связи с этими проблемами разработанная подрядчиками система может оказаться ненужной заказчику, так как не соответствует его желаниям. Для решения данной проблемы необходим постоянный и тесный контакт разработчика с ключевыми участниками проекта в организации.

При настройке и внедрении системы собственными силами необходимо обучить команду внедрения, после чего она приступает к настройке и непосредственно внедрению системы. В случае если этап описания и оптимизации документооборота был проведен тщательным образом, команде внедрения остается настроить систему согласно оптимизированному документообороту. В ином случае команда внедрения вынуждена настраивать схемы маршрутов, определять порядок регистрации документов, маски регистрационных номеров и другие характеристики документооборота и сразу же проводить оптимизацию на данном этапе.

В ходе внедрения системы электронного документооборота необходимо установить и настроить систему на рабочих местах, обучить пользователей, разработать документацию на системы электронного документооборота для пользователей, организовать техническую поддержки. Если система внедряется своими силами, то обучение персонала может происходить как при помощи поставщика системы, так и своими силами, под руководством команды внедрения.

Во время опытно-промышленной эксплуатации происходит адаптация продукта и адаптация пользователей к новым условиям работы, тестирование системы либо в реальных в условиях, либо в условиях приближенных к последующей промышленной эксплуатации. Выбор варианта опытной эксплуатации остается за командой внедрения. Так же на этой стадии необходимо постоянное консультирование пользователей по вопросам работы в системе. Целью опытной эксплуатации является обнаружение ранее не выявленных отклонений в работе системы, а так же неучтенных требований

После доработки системы, на основании выявленных в ходе опытно-промышленной эксплуатации системы ошибок, системы электронного документооборота вводится в промышленную эксплуатацию. На данном этапе проводится консультирование и обучение пользователей новым функциям системы, мониторинг работы системы и предупреждение возникновения сбоев и ошибок в системе, так же можно производить дальнейшее развитие системы, посредством добавления новых функций или внедрения новых модулей системы.

Ранее были рассмотрены некоторые проблемы, возникающие при внедрении систем электронного документооборота, однако рассмотрим еще несколько проблем, которые можно отнести к процессу внедрения в целом.

Одна из основных проблем при внедрении практически любых новшеств, не только систем электронного документооборота - это человеческий фактор. Во многих организациях есть персонал не желающий обучаться чему-то новому, либо переобучаться. При внедрении систем электронного документооборота консерватизм пользователей может оказаться очень серьезной проблемой, так как данные системы должны быть внедрены на всех рабочих мест, иначе эффективность от ее использования будет минимальной. Решением данной проблемы может служить приказ руководства о ведении делопроизводства только в системах электронного документооборота.

При самостоятельном внедрении систем организацией возникает проблемы сроков срыва проекта, из-за неопытности и недостаточной квалификации команды внедрения, а также формальным подходом к некоторым этапам проекта. Возможным решением данной проблемы может служить обращение к поставщикам системы при затруднениях при внедрении, постоянный контроль над деятельностью команды внедрения, а так же личная ответственность персонала за срыв сроков проекта.

В организациях, с постоянными структурными изменениями и слабоформализованными бизнес-процессами внедрение систем электронного документооборота может казаться достаточно сложной задачей, но все-таки внедрение возможно, если внедрять систему постепенно, начиная с тех подразделений, которые менее всего подвергаются преобразованию. В таком случае система должна быть модульной, позволяющая наращивать функционал в процессе эксплуатации.

Кроме вышеперечисленных проблем существует еще ряд проблемных задач, возникающих при начале внедрения системы. В системах электронного документооборота циркулируют электронные документы, которые до недавнего времени не имели юридической силы. Благодаря недавно принятому закону, регулирующему использование электронной цифровой подписи, данная проблемная задача переходит в разряд организационно-технических задач.

Электронная подпись - данные в электронной форме, которые присоединяются к другим электронным данным или логически с ними связаны, и предназначены для идентификации подписчика этих данных.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - вид электронной подписи, полученный в результате криптографического преобразования набора электронных данных, который присоединяется к этому набору или логически с ним объединяется и дает возможность подтвердить его целостность и идентифицировать подписавшегося. Электронная цифровая подпись накладывается с помощью личного ключа и проверяется с помощью открытого ключа.

В свою очередь личный ключ – это параметр криптографического алгоритма, который доступен только подписанту и предназначенный для установки подписи, а сертификат открытого ключа – это документ, выданный центром сертификации ключей, который подтверждает его подлинность и соответствие открытого ключа подписанту.

Электронная цифровая подпись может использоваться юридическими и физическими лицами как аналог собственноручной подписи для предоставления электронному документу юридической силы. Юридическая сила электронного документа, подписанного ЭЦП, эквивалентна юридической силе документа на бумажном носителе, подписанного собственноручной подписью правомочного лица и скрепленного печатью.

Однако при взаимодействии с контрагентами, электронный документ, чаще всего не признается юридически значимым. В связи с чем, внешний документооборот почти всегда ведется в традиционном бумажном виде. Для учета документов приходящих от внешних контрагентов необходимо получить их электронные образцы, путем их сканирования и занесения в базу системы.

Внедрять электронный документооборот в организации следует повсеместно, во всех ее подразделениях, поскольку работа СЭД связана с созданием, изменением и хранением денных, необходимых для всего предприятия. В данной области не должно и не может быть «слабых звеньев».

Преимущества и недостатки современных платформ создания систем электронного документооборота: "Дело", "Интертраст", "Optima-Workflow", "Documentum".

"Дело" Преимущества СЭД «Дело»

Для руководителей различных уровней:

· быстрый поиск документов;

· отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

· эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;

· сокращение сроков подготовки и согласования документов;

· удобная работа над проектами документов;

· получение сводных отчетов и журналов;

· возможность делегирования полномочий.

Для сотрудников канцелярий, секретариатов, для делопроизводителей:

· быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;

· отслеживание хода исполнения резолюций;

· удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки (РК) как документов, так и проектов (РКПД);

· журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки;

· формирование отчетности.

Среди недостатков системы «ДЕЛО» присутствуют:

1. отсутствуют средства графического отображения маршрутов документов;
2. неудобство графического дизайнера при создании регистрационных карт документов;
3. отсутствие графического представления о состоянии и прохождении документов.

"Интертраст"

Характеризуется рядом выгодных преимуществ:

1. - готовность к работе, то есть отсутствие необходимости разрабатывать или моделировать систему на основе конструктора обеспечивает возможность начать использовать ее сразу, сократив риски на внедрение системы и сэкономив на этом время и материальные средства; модульность CompanyMedia, то есть наличие в ее составе нескольких самостоятельных и одновременно взаимосвязанных систем, автоматизирующих разные процессы, позволяет выбрать нужные, и автоматизировать именно те процессы, которые нуждаются в этом; многофункциональность, то есть возможность автоматизировать не только делопроизводство, но и многие другие процессы (а в состав CompanyMedia входит более 10 систем, рассчитанных на разные задачи) позволяет расширять границы автоматизации;
2. - возможность настроить или доработать систему так, чтобы она автоматизировала процессы, которые могут быть присущи именно конкретной организации, что позволяет учитывать специфику бизнеса компании, а также в дальнейшем адаптировать ее под меняющиеся требования самостоятельно, экономя время и деньги;
3. - масштабируемость (возможность в дальнейшем, после внедрения системы, подключить к ней другие системы CompanyMedia, автоматизировать новые рабочие места) дает возможность в нужные сроки автоматизировать необходимые бизнес-процессы, подключить к работе в системе нужных сотрудников;
4. - корпоративность, то есть способность системы работать в компаниях со сложной (несколько отделов, департаментов и т.п.), в том числе территориально-распределенной структурой (несколько филиалов, дочерних компаний, расположенных в разных городах в разных часовых поясах), позволяет подключить к работе в ней сотрудников основной, дочерних и зависимых компаний. За счет подключения к работе в системе всех сотрудников компании (как в головном офисе, так и в филиалах и дочерних компаниях), работающих с документами, строгого контроля соблюдения ими должностных обязанностей, регламентов и процедур, принятых в компании повышается прозрачность ее документооборота и деловых процессов, ускоряются информационные потоки, что повышает управляемость компании;
5. - реализованная в системе возможность ставить исполнение документов и поручений по ним на контроль, то есть, прописывать, в какие сроки документ и поручения по нему должны быть выполнены, кто должен принимать участие в их выполнении, а также возможность отследить, у кого документ находится, на какой он стадии исполнения (согласовывается, просматривается и т.д.) приводит к упрощению получения информации о текущем состоянии документа, повышению исполнительской дисциплины;
6. - возможность разграничить право доступа к информации на основании должностных обязанностей сотрудника обеспечивает защищенность документооборота от несанкционированного доступа, тем самым ликвидируется возможность утечки информации;
7. - наличие механизмов создания юридически значимого электронного документооборота позволяет перейти на полностью безбумажный документооборот;
8. - наличие нескольких типов рабочих мест (для менеджеров и руководителей, работающих в основном с содержанием документа, предметных специалистов, работающих, как правило, с реквизитами документов), отражающих специфику работы с информацией в зависимости от должностных обязанностей сотрудников, т.е. отражение в системе именно тех функциональных возможностей, которые необходимы сотрудникам для выполнения профессиональных обязанностей, делает работу в CompanyMedia комфортной для специалистов различных категорий;
9. - совместимость системы с различными операционными системами (Sun Solaris, Linux, Windows) дает возможность работать с установленной в компании операционной системой, и не покупать новую, экономя тем самым средства на ее приобретение, а также не быть привязанным к конкретному поставщику оборудования;
10. - интегрируемость CompanyMedia с другими, уже используемыми на предприятии системами (1C, SAP R3, Галактика), позволяет взаимодействовать ними, использовать хранящуюся в них информацию;
11. - возможность работы через Web-браузер обеспечивает мгновенный доступ к документам, хранящимся в CompanyMedia, даже если у сотрудника она локально не установлена (например, если он в командировке, в отпуске), что позволяет ему всегда оперативно отрабатывать поступающие документы и поручения по ним;
12. - возможность поддержки в системе единого стандарта работы с электронными документами обеспечивает унификацию, формализацию и строгую регламентированность технологий делопроизводства, документооборота и бизнес-процессов;
13. - надежность, высокая «отказоустойчивость» системы позволяет ей работать практически 24 часа в сутки, 365 дней в году.

Среди недостатков этого программного продукта особенно заметны следующие:

1. Рабочие места системы поддерживают не все ОС: версия 3.6 поддерживает Windows и Linux, версия 4.0 – поддерживает еще Mac OS (с некоторыми ограничениями)
2. Web-интерфейс реализован для популярных браузеров: IE(8 и 9), FireFox, Safari и Google Chrome
3. Система разработана так, чтобы можно было подстраиваться под специфику разных компаний. Вследствие этого – при отсутствии у заказчика нужной квалификации – при внедрении может потребоваться помощь производителя или его партнеров
4. Система не ориентирована на малый бизнес. Внедрение на число рабочих мест менее 20 может быть неэффективным
5. Внешний вид и функционал СЭД настраивается под конкретного пользователя и зависит от его бизнес-роли. Интерфейс последней версии продукта (4.0) разработан дизайнерской студией А.Лебедева и характеризуется интуитивной понятностью и простотой. Приложения для iOS имеют нативный интерфейс.

"Optima-Workflow"

К достоинствам системы можно отнести возможность применения дополнительных стилей в описи документов, вывод изображений в опись документов и область просмотра. Возможна фильтрация загруженной описи документов. В Optima WorkFlow поддерживается настройка рубрикаторов в журналах документов, настройка области просмотра выбранной записи в описи документов. Работает кастомизация регистрационной карточки поручения. Сторонние веб-приложения могут встраиваться в главное окно. Есть интеграция с IBM WebSphere MQ. Для автоматизации деятельности архивных подразделений разработан специальный модуль Архив.

Система обладает интуитивно понятным интерфейсом. В системе настраиваются стили оформления приложения, доступен вывод в опись документов и область просмотра реквизитов и изображений, применяются стили отрисовки списка документов (шрифт, заливка, пиктограмма).

Стоит отметить удобные поиски в полях-списках регистрационных карточек, наличие визуального контроля обязательности заполнения полей, возможность работы с файлами, связями и движением документа в едином окне.

Удобно работать с прикрепленными файлами – работа осуществляется онлайн в едином окне, в режиме check-in & check-out. Сквозные связи между документами визуализируются в виде дерева.

Можно проектировать карточку задания при создании поручения.

Недостатки: пользователи не могут создавать новые журналы, подборки документов, настройки не сохраняются в базу данных. В регистрационной карточке нельзя настроить панель инструментов, локализовать названия реквизитов. Размер карточки неизменяемый. Не реализованы механизмы drag&drop. Нет базовых функций интерфейсного выбора карточек для связи. Еще один недостаток – непрозрачность процесса при создании задания, для исполнителей нельзя настроить напоминания.

Применяется прямой запрос к базе данных для формирования сложного поискового запроса в журналах документов. Осуществляется полнотекстовый поиск по содержанию документа и поиск по образцу регистрационной карточки (не надо настраивать шаблоны поиска). Можно вводить поисковые запросы по реквизитам регистрационных карточек. Применяются наложенные фильтры ко всем доступным журналам документов.

Недостаток системы в невозможности сохранения пользовательских поисковых шаблонов. Нет полнотекстового поиска по реквизитам регистрационных карточек документов. Пользователи не могут создавать поисковые папки и сложные поисковые запросы. Отсутствует полнотекстовый поиск по реквизитам регистрационных карточек.

Система поддерживает ведение ОШС нескольких компаний, структура наглядно отображается. Реализуются функции замещения (постоянный/временный заместитель), есть бегущий поиск по первым буквам. Элементы можно сортировать в заданном порядке; достаточно простое заполнение справочника, создание иерархических справочников, установка срока действия записи справочника.

Есть дизайнер шаблонов регистрационных карточек, настраиваются размеры, фон, закладки, поля, шрифты, применяются скриптовые сценарии по событиям регистрационной карточки.

Недостатки: нет возможности ведения истории справочника, отсутствует зеркальная информация о замещении. Информация о подразделениях и сотрудниках минимальна. Нельзя создавать типизированные справочники, вести историю справочников, локализовать записи справочников. Отсутствует функция проверки синтаксиса кода скриптовых сценариев, нет полей типа «радиокнопка».

"Documentum"

К функциональным преимуществам системы Directum относится не только расширенный каталог бизнес-решений. Из функций, используемых каждый день в работе, можно выделить удобные напоминания, возможности настройки нумераторов и работы со штрих-кодовыми метками. Наличие предпросмотра вложенных файлов, файловых хранилищ, большой выбор заполненных справочников в базовой конфигурации, интерактивные мастера создания документов.

Негативные стороны этой СЭД: отсутствие постраничного вывода объектов в опись документов и результатов поиска, недоступность применения дополнительных стилей в описи документа.

Данные функции реализуются в Docsvision. Внутри главного окна приложения отображаются любые веб-страницы и настроенные отчеты. Архивные документы перемещаются в отдельные таблицы базы данных. Пользователи системы могут выбирать вариант аутентификации. Применяется XSLT-преобразование к XML описанию регистрационной карточки.

Интерфейсы всех режимов работы в системе Directum унифицированы, можно настроить правила обработки документов и заданий. В режиме замещения система сохраняет свою информативность. Работа с файлами возможна онлайн. Распределяются права доступа к отдельному файлу, каждый из них атрибутивно описывается. Также можно отметить прозрачность процессов документооборота. Задания добавляются в календарь MS Outlook. Плюсом системы являются настраиваемые поисковые шаблоны и удобные механизмы фильтрации по колонкам списков.

Но есть и ряд недостатков: отсутствует возможность постраничного вывода элементов (в Win32). Минимальны настройки визуальных эффектов. Нельзя локализовать названия реквизитов на различных языках. Размер карточки нельзя изменить. При создании ссылок между электронными документами нельзя внести комментарии для описания связи. Интерфейс перегружен.

К плюсам системы можно отнести наличие полнотекстового поиска по документам и реквизитам регистрационных карточек (РК). Шаблоны поиска можно настроить по реквизитам РК. Действует фильтр описи документов по значениям колонок. Удобные функции настройки шаблонов поисков. Можно создавать поисковые папки.

Отрицательные качества: нельзя распределить права доступа к настроенным поискам; нет настроенных поисков в веб-клиенте; нет возможности создавать сложные поисковые запросы, нет постраничного вывода объектов в опись документов и результатов поиска, не применяются дополнительные стили в описи документа.

Система позволяет одновременно вести организационно-штатную структуру нескольких компаний. Предоставляется подробная информация о подразделениях и сотрудниках, ее можно расширять. При необходимости замещения (полного или ассистентом) автоматически создаются папки «входящие/исходящие». Работает фильтр по подстроке и бегущий поиск.

Недостатки: отображение ОШС не наглядно, нет возможности сортировки элементов в определенном порядке, трудно создавать и заполнять справочники, нет локализации записей справочников. Минимальные настройки внешнего вида и поведения РК.