Si parla spesso molto di gestione elettronica dei documenti, ma è difficile orientarsi tra un gran numero di nuovi termini e ancora più difficile capirne il funzionamento. La serie di articoli “Il commercialista e il documento elettronico” è stata pensata appositamente per raccontare in un linguaggio accessibile tutto ciò che un commercialista deve sapere su questo tipo di interazione. Come avviare uno scambio? Come lavorare con i report primari e inviare i report elettronicamente? Troverete le risposte a queste e ad altre domande nei nostri numeri.

Nel primo capitolo parleremo di come passare all'interazione elettronica con le controparti e di cosa è necessario per avviare uno scambio.

Vista dall’alto: è necessario un cambiamento?

La contabilità è indissolubilmente legata alla preparazione di varia documentazione. Gli schemi di flusso dei documenti cartacei sono stati perfezionati per decenni, ma oggi i documenti cartacei vengono sostituiti da quelli elettronici.

Diamo un'occhiata all'attuale situazione dall'alto: molte aziende automatizzano parzialmente o completamente i propri processi aziendali interni attraverso l'implementazione di sistemi informativi. Ma il funzionamento di un'organizzazione non si limita ai processi interni; è necessario anche interagire con le controparti.

Ad esempio, dopo aver completato una transazione commerciale, un contabile redige un rapporto di completamento del lavoro nel suo sistema contabile, lo stampa e lo invia tramite posta o corriere. La controparte, ricevuto l'atto, lo scannerizza e lo inserisce nel sistema informativo, se disponibile. Quindi il contabile effettua manualmente le registrazioni nel sistema contabile e salva senza fallo l'originale cartaceo. Comodo?

La situazione è paradossale: si ottimizzano i processi interni, ma quelli esterni no, mentre sono proprio i processi esterni che vengono snelliti che portano ad una reale minimizzazione dei costi, sia materiali che di tempo. La consegna dei documenti cartacei richiede giorni e settimane preziosi, mentre i documenti elettronici vengono trasferiti in pochi minuti.

Modalità di scambio di documenti elettronici

• Quindi, hai deciso di iniziare a scambiare documenti elettronici. Le controparti decidono autonomamente come sarà strutturata l'interazione elettronica. Esistono due tipi principali di scambio:
• Scambio direttamente con la controparte Puoi iniziare concludendo un accordo preliminare, che descrive in dettaglio la procedura e le condizioni dello scambio. Se entrambe le controparti utilizzano una firma elettronica qualificata avanzata, non è necessario concludere l'accordo, mentre con altri tipi di firma elettronica è necessario un accordo; L'ovvio vantaggio di questa opzione è che non è necessario pagare gli operatori per la trasmissione dei documenti, è possibile utilizzare la normale posta elettronica. Ma non tutti i documenti possono essere inviati direttamente alla controparte.
• Un'altra variante - scambio di fatture tramite operatore di gestione elettronica dei documenti (Operatore EDO SF). Questo metodo è migliore, se non altro perché ti connetti una volta alla rete dell'operatore, aderisci ai regolamenti di scambio e lavori nel servizio. Gli operatori EDF della Flotta del Nord hanno le capacità tecnologiche, personali e legali per garantire lo scambio legittimo di qualsiasi documento elettronico e, soprattutto, delle fatture.

Spesso ci viene chiesto perché abbiamo bisogno di un operatore se possiamo scambiare direttamente. La prima, e più importante, è che scambiando documenti elettronici direttamente, cioè senza la partecipazione di un operatore, non sarà possibile scambiare fatture elettroniche. Secondo l'Ordine del Ministero delle Finanze della Federazione Russa n. 50n, lo scambio di fatture elettroniche (FSE) deve essere effettuato tramite l'operatore EDI SF, poiché, se necessario, l'operatore può confermare il fatto di emettere o ricevere FEI e altri documenti.

Karina Cassis,analistaSynerdoc

Tre semplici passaggi per EDI

• connettersi all'operatore;
• acquistare un certificato di firma elettronica e mezzi di protezione crittografica (CIPF);
• collegare le controparti (se necessario) utilizzando un operatore

Connessione ad un operatore

Prima di tutto, contatta l'operatore, discuti il ​​costo e i termini di connessione. Quando si avvia uno scambio è necessario firmare un accordo con l'operatore; questa procedura viene spesso chiamata adesione al regolamento.

Il regolamento è un documento che descrive nel dettaglio i principi di funzionamento, gli obiettivi del servizio e gli aspetti legali.

Acquisto di un certificato di firma elettronica e di mezzi di protezione crittografica

È possibile ottenere un certificato di firma elettronica presso qualsiasi Centro di certificazione accreditato dal Ministero delle telecomunicazioni e delle comunicazioni di massa della Federazione Russa (Elenco delle CA accreditate). Spesso gli operatori del flusso di documenti elettronici SF sono essi stessi CA o forniscono servizi per l'ottenimento di certificati tramite i loro partner.

Secondo la legge federaleN63 “Sulla firma elettronica”, anche un certificato di firma elettronica utilizzato da una società (persona giuridica) identifica una persona fisica specifica, ma che agisce per conto della società sulla base dello statuto o della procura. Naturalmente i certificati non possono essere trasferiti ad altre persone. Non puoi chiedere a qualcuno di firmare il tuo autografo sui documenti.

Karina Cassis,analistaSynerdoc

Una firma elettronica (ES) è una determinata sequenza di caratteri allegata a un documento. Esistono tre tipi di firma: semplice, rafforzata non qualificata, rafforzata qualificata.

Secondo la legge federale n. 63 "Sulle firme elettroniche", un documento elettronico firmato con una firma elettronica non qualificata semplice o avanzata è riconosciuto equivalente a un documento cartaceo firmato con una firma autografa.

Una firma qualificata rafforzata su un documento elettronico è analoga alla firma autografa e al sigillo su un documento cartaceo. Il Servizio fiscale federale riconosce valore legale solo ai documenti firmati con una firma qualificata .

Uno strumento di protezione delle informazioni crittografiche (CIPF) è un programma speciale che crittografa e decrittografa le informazioni trasmesse. Il CIPF nei servizi di scambio è necessario per creare e verificare una firma elettronica. Una licenza per il diritto d'uso può essere acquistata con l'aiuto dell'operatore.

Collegamento delle controparti

Naturalmente è possibile scambiare documenti elettronici solo con le controparti già collegate al servizio di scambio. Lo stesso vale per i social network: non ha senso registrarsi se non ci sono amici. Tuttavia, altri potrebbero seguire la tua azienda nella sperimentazione. Ci sono situazioni in cui le controparti necessitano solo di una motivazione aggiuntiva, di un accesso preferenziale o gratuito per un certo periodo. L'operatore EDO SF ti aiuterà a risolvere tutte le tue domande, poiché lui stesso è interessato a un supporto di alta qualità per i suoi utenti e al collegamento di nuovi abbonati.

Non importa quale operatore EDF utilizza l'operatore SF: puoi essere connesso a un operatore e la controparte a un altro. Oggi numerosi operatori leader stanno sviluppando e testando la tecnologia di roaming. Mentre la tecnologia è in fase di sviluppo, puoi utilizzare altre opzioni per organizzare l'interazione con le controparti.

La prima opzione è lavorare con più operatori . Nessuno vieta ai partecipanti allo scambio di utilizzare i servizi di diversi operatori EDF. Tu stesso puoi connetterti a più operatori o offrire questo metodo di lavoro a una controparte, se appropriato, ovviamente.

Se tu e la tua controparte siete collegati a servizi diversi e per qualche motivo non volete utilizzare i servizi di diversi operatori di gestione dei documenti elettronici, prestate attenzione a la seconda opzione è che potete contattare i vostri operatori con una proposta per stabilire uno scambio tra di loro.

Invece di una conclusione

Riassumiamo brevemente: cosa devi sapere tu, come contabile, su come iniziare a scambiare documenti elettronici con le controparti? In primo luogo, la forza giuridica del documento è garantita da una firma elettronica qualificata rafforzata. In secondo luogo, l'operatore EDF SF garantisce la consegna rapida e l'integrità del documento elettronico. In terzo luogo, per iniziare a scambiare tramite operatore, è sufficiente aderire al regolamento, nonché acquistare un certificato di firma elettronica e uno strumento di protezione crittografica. La soluzione degli altri problemi ricade infatti sulle spalle degli operatori.

Nel prossimo numero

Nel secondo capitolo, "Contabile e documento elettronico", imparerai dove altro puoi utilizzare le firme elettroniche e come distinguere tutte e tre le firme elettroniche l'una dall'altra. Daremo uno sguardo più da vicino al meccanismo di firma e scopriremo quale documento elettronico è riconosciuto come giuridicamente vincolante. Imparerai anche dove e come archiviare i documenti elettronici mantenendo la loro forza legale.

Tutte le attività di qualsiasi organizzazione vengono svolte attraverso lo scambio di documenti su carta. L'espansione della società dell'informazione ha portato alla nascita dei documenti elettronici.

Questa forma di documenti è sempre più utilizzata dal personale dirigente di varie organizzazioni e altre strutture. L'interazione con la Cassa pensione e l'Ispettorato fiscale è diventata diffusa.

È stato utilizzato attivamente anche da varie organizzazioni.

Lo scambio elettronico di documenti contabili è stato legalizzato diversi anni fa.

Dal 2002, la legge federale n. 1-FZ “Sulla firma digitale elettronica” ha reso i documenti cartacei ed elettronici uguali in forza giuridica, ma nel luglio 2013 questo regolamento non è più valido.

La legge federale n. 63-FZ del 6 aprile 2011 "Sulla firma elettronica" stabilisce le regole di base per l'interazione delle organizzazioni che utilizzano le firme elettroniche. L'ordinanza congiunta del Ministero delle Finanze e del Servizio Tributario Federale della Russia del 17 febbraio 2011 n. ММВ-7-2/168@ ha approvato le regole di base per la presentazione dei documenti all'ufficio delle imposte.

La registrazione, la registrazione e lo scambio di fatture sotto forma di documento elettronico tra varie organizzazioni tengono conto delle condizioni del Ministero delle Finanze, approvate con ordinanza n. 50n del 25 aprile 2011.

Decreto governativo n. 1137 del 26 dicembre 2011. sono state determinate le regole per la compilazione e le nuove forme delle fatture e di una serie di altri documenti contabili. Lo scambio di fatture in formato elettronico tramite comunicazione speciale viene effettuato in un determinato formato, approvato con ordinanza del Servizio fiscale federale russo del 30 gennaio 2012 n. ММВ-7-6/36@.

L'ordinanza del Servizio fiscale federale del 05/03/2012 n. ММВ-7-6/138@ ha determinato il formato in cui alcuni documenti contabili dovrebbero essere scambiati e presentati alle autorità fiscali.

Affinché le organizzazioni possano scambiare la documentazione contabile TORG-12 e il certificato di accettazione del lavoro nel formato richiesto, il Servizio fiscale federale ha emesso l'ordine n. ММВ-7-6/172 del 21 marzo 2012.

I documenti primari emessi elettronicamente verranno confermati solo dopo essere stati contrassegnati.

Tutto lo scambio di documenti contabili in formato elettronico tra le controparti avviene utilizzando la gestione elettronica dei documenti, che è guidata dall'ordinanza del Servizio fiscale federale del 20 aprile 2012 n. ММВ-7-6/253@.

Vantaggi della gestione elettronica dei documenti

Tutte le modifiche introdotte dalla normativa nell'interazione tra le controparti presentano indubbiamente una serie di vantaggi.

L'introduzione della gestione elettronica dei documenti porta ad una riduzione dei tempi di scambio della documentazione. Ciò avviene risparmiando tempo nell'elaborazione e nella consegna dei documenti tra le organizzazioni di entrambe le parti.

Si risparmia tempo quando si registrano le transazioni nei registri contabili, quando si monitorano gli errori, si riducono le fasi di elaborazione dei documenti e si generano report.

I documenti contabili primari (fattura, certificato di completamento e bolla di consegna), redatti su carta e firmati dal gestore, con cui tutte le organizzazioni sono abituate a lavorare, verranno gradualmente trasferiti in formato elettronico.

Tutto il flusso documentale tra le controparti avviene secondo il seguente schema:

• L'organizzazione venditrice crea un documento nel proprio sistema contabile. Utilizzando un software crittografico, firma un documento con una firma elettronica. Il passo successivo è che l’organizzazione carica il documento compilato nel sistema dell’operatore e lo invia alla controparte, che lo accetta tramite apposito software.
• Quindi l'acquirente inserisce il documento elettronico ricevuto nel suo programma di contabilità, controlla la conformità della transazione, se tutto è completato senza errori, quindi inserisce la sua firma elettronica e la rispedisce al venditore tramite l'operatore. Se durante il controllo vengono rilevate inesattezze o errori, l'acquirente invia una comunicazione di rifiuto al venditore indicandone le motivazioni.

L'organizzazione venditrice riflette il documento elettronico nella sua contabilità come emesso dopo aver ricevuto un segnale di conferma dall'operatore della gestione elettronica dei documenti sull'accettazione del file e aver notificato all'acquirente che il documento è stato ricevuto.

Secondo la normativa, lo scambio dei documenti contabili tra controparti avviene sia in forma cartacea che elettronica.

I documenti redatti in formato elettronico e sottoscritti con firma elettronica hanno pari valore giuridico dei documenti cartacei sottoscritti dal gestore.

Il flusso dei documenti tra le organizzazioni viene effettuato tramite un operatore, il che consente di ridurre i tempi di contabilità ed elaborazione

Ma vale la pena fare una riserva: un documento in formato elettronico può essere legittimo solo se la legge non indica diversamente, o ciò non contraddice la logica di utilizzo del documento. Ad esempio, le norme legali stabiliscono requisiti specifici per i documenti di reporting rigorosi e la loro forma, che può essere solo cartacea. Non è consentito utilizzare fotocopie di moduli di documenti in cui viene utilizzato come requisito l'emblema dello Stato della Federazione Russa o l'emblema di un'entità costituente della Federazione Russa (secondo la clausola 5.7 di GOST R 6.30-2003), che in realtà vieta la conservazione e lo scambio in formato elettronico di alcuni certificati, atti di stato civile, ecc. P.

Esistono anche numerosi documenti che possono essere convertiti in formato elettronico, ma non sono ancora praticati per una serie di motivi. Ad esempio, documenti del personale. In primo luogo, alcuni di questi documenti prevedono periodi di conservazione a lungo termine e talvolta permanenti, e la pratica degli archivi elettronici è ancora scarsamente regolamentata dalla legge. In secondo luogo, tali documenti sono direttamente correlati ai dati personali, il che significa che è necessario garantirne la conservazione in conformità con particolari requisiti legali.

- Dopo essere passato a EDF, devo stampare e archiviare i documenti su carta?

In realtà, ciò contraddice la logica della gestione elettronica dei documenti. Se un documento viene CREATO in formato elettronico e firmato con una firma elettronica, allora, secondo la legge, è un originale. Non è necessario conservarne una copia cartacea.

E se è necessario presentare un documento alle autorità di regolamentazione esterne o al tribunale su carta (se non sono disponibili i mezzi tecnici necessari per visualizzare una firma elettronica), è sufficiente stamparlo e certificarlo con il sigillo dell'organizzazione e la firma “in tempo reale” di una persona autorizzata.

- Cos'è il CIPF e perché è necessario? Dovrò acquistare delle licenze?

Senza un mezzo di protezione crittografica delle informazioni (CIPF), oggi è impossibile effettuare un flusso di documenti giuridicamente significativi. Questo è un programma speciale che fornisce la crittografia dei dati, è necessario per creare e verificare una firma elettronica.

Infatti, prima di iniziare a scambiare documenti elettronicamente, è necessario acquistare una licenza CIPF.

- È possibile acquistare un certificato di firma elettronica e utilizzarlo per tutti?

Incontriamo periodicamente la pratica di un contabile o di un segretario che firma documenti per un direttore utilizzando una firma elettronica. In effetti, ciò viola la sicurezza e l'integrità della firma elettronica: non puoi assolutamente trasferire o affidare la tua chiave privata a un'altra persona. Qualora venga scoperto questo fatto, l'Autorità di Certificazione è obbligata a revocare il certificato.

Il fatto è che un certificato di firma elettronica viene rilasciato esclusivamente a una persona fisica che agisce per proprio conto o per conto di una persona giuridica sulla base della Carta o della procura. Sulla base dell'art. 14 della legge federale n. 63 "Sulla firma elettronica", la firma deve contenere informazioni che consentano di identificare la persona specifica che ha firmato il documento. E in questo caso sarà il proprietario del certificato della chiave.

Naturalmente, ci sono situazioni in cui ricevi un documento firmato non da una persona specifica, ma, ad esempio, da un dipartimento governativo. Ciò avviene solo se la firma avviene automaticamente nell'ambito di complessi processi di elaborazione delle richieste dei cittadini. In tutte le altre situazioni, la firma elettronica sottolinea innanzitutto la partecipazione personale di una persona specifica alla firma del documento.

- Per quanto tempo possono essere conservati i documenti elettronici firmati? Dopotutto, il certificato della chiave di firma elettronica ha una data di scadenza limitata.

Questa è una domanda davvero importante. Dobbiamo conservare i documenti contabili primari in media per almeno cinque anni, ma il certificato di firma elettronica è valido solo per un anno. Entro la fine di questo periodo, se i documenti vengono improvvisamente richiesti, dovrai dimostrare che il certificato era valido al momento della firma. Pertanto, gli operatori di gestione elettronica dei documenti utilizzano un formato di firma speciale: una firma elettronica migliorata. Può confermare il momento della creazione della firma elettronica e la validità del certificato per quel periodo di tempo.

Inoltre, al momento della firma di un documento con firma elettronica, vengono apposti un timestamp e il risultato del controllo della validità del certificato, che ti permetteranno di dimostrare che il tuo documento ha valore legale anche dopo la scadenza del certificato.

Pertanto, utilizzando una firma elettronica avanzata, non devi preoccuparti del valore legale dei tuoi documenti nell'archivio elettronico.

- Perché il costo dell'invio di un documento formalizzato è più caro di uno non formalizzato?

Il fatto è che il processo di elaborazione di un documento formalizzato (ad esempio una fattura) è molto più complicato di uno non formalizzato. Inoltre, il legislatore propone determinati requisiti, regolamenti di lavoro e formati approvati. Tutto ciò aumenta i costi delle risorse per gli operatori del flusso di documenti e quindi aumenta il prezzo.

- Posso utilizzare documenti elettronici come prova in tribunale?

Si certo. È vero, questa non è ancora una pratica diffusa. Tuttavia, secondo il comma 3 dell'art. 75 del Codice procedurale arbitrale della Federazione Russa (APC RF), i documenti ricevuti utilizzando la rete di informazione e telecomunicazione Internet e firmati con firma elettronica sono accettati come prova scritta. Se il tribunale non ha la possibilità di utilizzare documenti elettronici come prova, sarà sufficiente farne copie cartacee, certificarle con il sigillo dell'organizzazione e la firma del gestore.

Anche sul sito ufficiale della Corte Suprema Arbitrale della Federazione Russa, dopo aver compilato il modulo, è possibile inviare documenti ai tribunali arbitrali in formato elettronico senza firma elettronica.

- È vero che quando si lavora con il servizio di cambio, il Servizio fiscale federale visualizzerà tutti i nostri documenti che scambiamo con le controparti?

No non è vero. Gli operatori della gestione elettronica dei documenti non divulgano i dati di scambio a nessuno e non inviano documenti agli enti governativi a meno che non vi sia una decisione del tribunale o altra sentenza (ordine). L'unica cosa di cui l'operatore informa il Servizio fiscale federale è il fatto che l'organizzazione si è collegata alla gestione elettronica dei documenti con fatture elettroniche (secondo l'Ordine del Ministero delle Finanze della Federazione Russa del 25 aprile 2011 N 50n). Puoi essere sicuro che i tuoi documenti saranno archiviati in modo sicuro nel data center dell'operatore e solo tu avrai accesso ad essi.

Naturalmente queste non sono tutte le domande al momento, ma siamo fiduciosi che col tempo ce ne saranno meno: l’esperienza pratica e i precedenti specifici creeranno una maggiore comprensione in questo settore. È difficile passare a qualcosa di nuovo quando questa storia è appena iniziata. Vale anche la pena sperare che col tempo lo Stato crei le condizioni più confortevoli e trasparenti non solo per i partecipanti all'EDI, ma anche per gli operatori di cambio.

Articolo originale sul portale Audit

Dopo l'adozione nel 2011-2012. una serie di documenti chiave che regolano il campo della gestione elettronica dei documenti (in particolare la legge federale "Informazioni sulla firma elettronica" N 63-ФЗ del 04/06/2011, Ordinanza del Ministero delle Finanze della Federazione Russa N 50n del 25 aprile 2011 che ha approvato il regolamento per lo scambio delle fatture, Ordine del Servizio fiscale federale del 03/05/2012. N ММВ-7-6/138@, che ha approvato il formato della fattura elettronica), è diventato possibile non solo tra organizzazioni e autorità di regolamentazione (le cosiddette "Rapporti elettronici"), ma anche uno scambio completo di documenti primari elettronici, nonché di fatture e contratti tra qualsiasi organizzazione ( "Gestione elettronica dei documenti").

Uno dei primi emittenti di tali documenti sono state le grandi organizzazioni con migliaia di contribuenti. Puoi già ricevere atti e fatture elettroniche dalle società di fornitura di risorse Mosvodokanal OJSC, Mosenergosbyt OJSC, Our Network LLC (A-Tel), ecc. È anche possibile effettuare scambi con qualsiasi altra controparte, indipendentemente dalla sua portata e distanza da te.

Tecnicamente lo scambio di documenti avviene tramite Portale online VLSI Reporting elettronico e flusso di documenti, implementato da un operatore di telecomunicazioni specializzato, la Tensor Company.

Perché hai bisogno di un operatore per la gestione elettronica dei documenti Perché non puoi trasmettere documenti elettronici via email?

In conformità con l'Ordine del Ministero delle Finanze della Federazione Russa del 25 aprile 2011. N 50Н, le fatture elettroniche devono passare operatore di gestione elettronica dei documenti.

L'operatore della gestione elettronica dei documenti è una persona terza, disinteressata e potrà sempre confermare il fatto che un determinato documento è stato emesso e redigere un rapporto di esame tecnico sul passaggio del documento attraverso l'operatore. Questo può essere molto importante in situazioni controverse.

L'operatore garantisce inoltre il coinvolgimento delle vostre controparti e fornisce supporto tecnico se necessario.

Come viene garantita la valenza giuridica dei documenti elettronici?

Per la maggior parte dei documenti necessario e sufficiente la condizione è che tali documenti siano firmati con firma digitale elettronica qualificata. Firme quello Rilasciato dal Centro di Certificazione della Società Tensor sono qualificati. Per firmare i documenti, è consentito utilizzare le firme digitali emesse da qualsiasi CA inclusa nella rete fiduciaria dei Centri di certificazione del servizio fiscale federale. È possibile utilizzare anche firme elettroniche per il commercio elettronico, a condizione che il certificato contenga informazioni sufficienti sulla società per la quale è stata rilasciata la firma, in particolare il CIF.

Vantaggi del sistema di gestione elettronica dei documenti SBIS-online:

1. Puoi inviare documenti a qualsiasi organizzazione registrata nella Federazione Russa, anche se non è un utente SBIS. In questo caso, il manager della società Tensor contatterà un rappresentante di questa organizzazione e invierà una lettera al suo indirizzo email invitandolo a registrarsi nel sistema. Subito dopo la registrazione, la controparte riceverà i documenti da te inviati.
   Puoi anche inviare tu stesso un invito simile via e-mail.
2. Non è richiesta l'installazione di software o hardware specializzati né tu né la tua controparte. È sufficiente una versione aggiornata di qualsiasi browser con supporto Java (Internet Explorer, Opera, Mozilla, Google Chrome, ecc.) e un accesso a Internet. Facile da configurare.
3. Per preparare, inviare, ricevere e approvare documenti nessun software di contabilità richiesto (1C, ecc.)
4. Se prepari inizialmente i documenti in un programma di contabilità (1C, ecc.), puoi configurare l'integrazione del tuo programma di contabilità con il sistema SBIS-Online .
5. Documenti che non hanno un formato standard (ad esempio, contratti) Puoi inviare in qualsiasi formato conveniente (doc, pdf, jpeg, ecc.)
6. La tua controparte può anche ricevere gratuitamente una firma digitale (EDS). durante il periodo della promozione.

Per registrarsi nel sistema di gestione elettronica dei documenti VLSI-Online e anche, se necessario, ottenere una firma digitale per il flusso di documenti, lasciare una richiesta.

"VLSI"

Il flusso di documenti elettronici tra le organizzazioni SBIS offre ai clienti i seguenti vantaggi:

• Puoi inviare documenti a qualsiasi organizzazione registrata nella Federazione Russa. Se la controparte non è un partecipante al sistema SBIS, il dipendente dell'azienda contatterà semplicemente un rappresentante dell'organizzazione e invierà gli inviti a partecipare al sistema alla sua e-mail. Subito dopo la conferma della richiesta, lo scambio di informazioni tra i partecipanti sarà effettuato senza intermediari.
• Non è necessario installare software sul tuo computer. Tutto ciò di cui hai bisogno è un browser aggiornato e un accesso a Internet.
• Per lavorare con i dati non è necessario un programma speciale. Se il rapporto è inizialmente preparato in software di terze parti, ad esempio 1C, è possibile configurare l'integrazione dei dati con il sistema SLSIS.
• La forma standard del documento non è stata stabilita. Puoi inviare testo, file di fogli di calcolo, immagini, ecc.

SKB "Kontur"

Uno dei primi sviluppatori di software in Russia è anche impegnato nella fornitura di attrezzature con l'aiuto delle quali viene effettuato il flusso di documenti elettronici tra le organizzazioni. Kontur ha sviluppato il sistema Diadoc, che viene utilizzato per lo scambio di documenti elettronici. Una particolarità del sistema è che l'accesso ai dati può essere ottenuto anche all'estero. L'azienda ha sviluppato tariffe roaming appositamente per questo scopo. Se lo desideri, puoi accedere ai dati tramite l'API.

Di che cosa hai bisogno?

Per connettere EDI, un'organizzazione deve acquistare:

• software concesso in licenza;
• server;
• aggiornare le apparecchiature;
• formare il personale;
• configurare e integrare l'EDMS per funzionare con applicazioni interne.

È necessario effettuare tali investimenti per collegare il flusso di documenti elettronici tra l'organizzazione? Includere nelle spese le consultazioni di supporto tecnico, EDMS e gli aggiornamenti software è la seconda fase dell'investimento. Tali costi dovranno essere pagati mensilmente.

Conclusione

Il flusso dei documenti cartacei viene sostituito da quello elettronico. Non solo riduce i costi dell’organizzazione per il mantenimento dei processi, ma aumenta anche l’efficienza dell’azienda nel suo insieme. Affinché EDI funzioni con successo, è necessario formulare chiaramente gli obiettivi di implementazione del sistema e configurare correttamente l'attrezzatura.

Il concetto di “gestione elettronica dei documenti” esiste da molto tempo. Nonostante si parli molto dell'organizzazione della gestione elettronica dei documenti, non tutti comprendono ancora l'essenza dei processi che si svolgono nell'ambito del flusso di documenti elettronici. In questo articolo cercheremo di trasmettere in un linguaggio semplice tutte le informazioni importanti sul processo automatizzato per lavorare con i documenti. Cosa devo fare per avviare lo scambio? Come organizzare il lavoro con la documentazione primaria? Come inviare i report elettronicamente? Le risposte alle domande più urgenti e interessanti possono essere trovate in una serie di nostri articoli.

Una prospettiva esterna: come organizzare la gestione elettronica dei documenti

La contabilità è indissolubilmente legata alla preparazione di molti documenti. Nonostante la tradizione della gestione dei documenti cartacei risalga a molti decenni fa, è giunto il momento di passare all'organizzazione della gestione elettronica dei documenti.

Vediamo come appare la situazione dall'esterno. In molte organizzazioni, i processi aziendali interni sono già automatizzati attraverso l'implementazione parziale o completa dei sistemi informativi. Naturalmente le attività di un’impresa non si limitano ai soli processi interni. Esiste anche un'interazione esterna - con vari appaltatori e fornitori, altrimenti - controparti.

Diamo un'occhiata a un esempio. Quando una particolare transazione commerciale viene completata, il contabile inizia a preparare i documenti pertinenti. Questi includono certificati di lavoro completato. Il commercialista inserisce gli atti nel sistema contabile dell'impresa e li invia in forma stampata alla controparte, pagando i servizi postali o di corriere. Dopo che il contraente ha ricevuto il documento, lo scansiona e lo inserisce nel sistema. Cosa fa un contabile? Traccia manualmente un documento cartaceo e lo inserisce nell'archivio. Questo schema è conveniente?

La situazione è contraddittoria. Vengono ottimizzati solo i processi aziendali interni, quelli esterni rimangono invariati. Nel frattempo, è semplificando i processi esterni che si possono ridurre i costi – temporali e finanziari. Pertanto, sono necessari giorni e persino settimane per fornire la documentazione cartacea, mentre il trasferimento degli analoghi elettronici viene effettuato nel più breve tempo possibile, in pochi minuti.

Informazioni sui tipi di scambio

Diciamo che sei interessato a organizzare la gestione elettronica dei documenti e sei pronto per aderire allo scambio elettronico di documenti con la tua controparte. Puoi scegliere uno qualsiasi dei due tipi di scambio.

• Sei interessato allo scambio diretto?
  In questo caso, dovresti prima stipulare un accordo con l'operatore e determinare la procedura per eseguire la procedura. Quando entrambe le parti utilizzano la firma elettronica qualificata avanzata, non è richiesto alcun accordo. In altri casi, non puoi farne a meno. Lo scambio diretto consente di eliminare i costi di trasferimento dei documenti: possono essere inviati gratuitamente tramite e-mail. Ma sfortunatamente non tutta la documentazione può essere inviata in questo modo.
• Vuoi inviare e ricevere fatture (IF) tramite un operatore di gestione elettronica dei documenti (EDO SF)?
  Tutto ciò di cui hai bisogno è una connessione una tantum alla rete dell'operatore e il rispetto delle norme di scambio, dopodiché potrai utilizzare liberamente la funzionalità del servizio. Grazie alla sua vasta gamma di capacità tecnologiche, umane e legali, l'operatore garantisce uno scambio assolutamente legittimo di fatture e altri documenti in formato elettronico.

Iniziamo a lavorare con EDI

Diamo uno sguardo più da vicino a come viene eseguita la procedura di scambio. Per organizzare la gestione elettronica dei documenti è necessario eseguire tre semplici passaggi:

• Prima di tutto ti connetti al tuo operatore.
• Acquista un certificato di firma elettronica e uno strumento di protezione crittografica (CIPF).
• Con l'aiuto dell'operatore colleghi le tue controparti al servizio (se necessario).

Altre questioni organizzative sono svolte dagli operatori EDF della Flotta del Nord. Il compito principale per loro è fornire agli utenti condizioni di lavoro confortevoli.

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Nota ed.

Come avviene la connessione?

Prima di tutto bisogna contattare l'operatore e discutere due punti: quanto costerà la connessione e in quanto tempo verrà completata. Solo successivamente viene firmato un accordo con l'operatore.

Un regolamento è un documento che descrive in dettaglio i compiti risolti dal servizio, le regole del suo funzionamento e importanti questioni legali.

Ottenere una firma digitale e un certificato di protezione delle informazioni crittografiche

Il certificato viene rilasciato da qualsiasi Centro di Certificazione accreditato dal Ministero delle Telecomunicazioni e delle Comunicazioni di Massa della Federazione Russa (elenco delle CA accreditate). Spesso tali centri sono operatori del flusso di documenti elettronici della Flotta del Nord. Forniscono certificati attraverso la loro rete di affiliazione.

Qualche parola sulla firma elettronica (ES). È un insieme di caratteri scritti in un ordine specifico. La firma elettronica è allegata al documento informatico e ne certifica l'autenticità. Esistono tre tipi di firme: semplice, potenziata non qualificata e potenziata qualificata.