Često se mnogo govori o elektronskom upravljanju dokumentima, ali je teško snaći se u velikom broju novih pojmova, a još teže razumjeti kako sve to funkcionira. Serija članaka “Računovođa i elektronski dokument” osmišljena je posebno da na pristupačnom jeziku ispriča sve što računovođa treba da zna o ovoj vrsti interakcije. Kako započeti razmjenu? Kako raditi sa primarnim izvještajima i dostavljati izvještaje elektronskim putem? Odgovore na ova i druga pitanja naći ćete u našim izdanjima.

U prvom poglavlju ćemo govoriti o tome kako preći na elektronsku interakciju sa drugim ugovornim stranama i šta je potrebno za pokretanje razmene.

Pogled odozgo: da li je potrebna promjena?

Računovodstvo je neraskidivo povezano sa izradom različite dokumentacije. Šeme toka dokumenata na papiru su se usavršavale decenijama, ali danas papirna dokumenta zamjenjuju elektronski.

Pogledajmo trenutnu situaciju odozgo: mnoge kompanije djelimično ili potpuno automatizuju svoje interne poslovne procese implementacijom informacionih sistema. Ali funkcionisanje organizacije nije ograničeno na interne procese, takođe je neophodna interakcija sa partnerima.

Na primjer, nakon završetka poslovne transakcije, računovođa sastavlja izvještaj o završenom poslu u svom računovodstvenom sistemu, štampa ga i šalje poštom ili kurirskom službom. Druga strana, nakon što dobije akt, skenira ga i unosi u informacioni sistem, ako je dostupan. Zatim računovođa ručno vrši unose u računovodstveni sistem i bez greške čuva original papira. Udoban?

Situacija je paradoksalna: unutrašnji procesi su optimizovani, ali eksterni nisu, dok su eksterno usaglašeni procesi koji dovode do realne minimizacije troškova, kako materijalnih, tako i vremenskih. Dostava papirnih dokumenata traje dragocjene dane i sedmice, dok se elektronski dokumenti prenose u roku od nekoliko minuta.

Metode za razmjenu elektronskih dokumenata

• Dakle, odlučili ste da počnete sa razmjenom elektronskih dokumenata. Ugovorne strane samostalno odlučuju kako će biti strukturirana elektronska interakcija. Postoje dvije glavne vrste razmjene:
• Razmijenite direktno sa drugom stranom Možete započeti sklapanjem predugovora, u kojem se detaljno preciziraju procedura i uslovi razmjene. Ako obje ugovorne strane koriste poboljšani kvalifikovani elektronski potpis, tada ugovor ne mora biti zaključen, s drugim vrstama elektronskog potpisa je potreban ugovor; Očigledna prednost ove opcije je da ne morate plaćati operaterima za slanje dokumenata, možete koristiti običnu e-poštu. Ali ne mogu se svi dokumenti poslati direktno drugoj strani.
• Druga varijanta - razmjena faktura preko operatera elektronskog upravljanja dokumentima (EDO operater SF). Ova metoda je bolja, makar samo zato što se jednom povežete na mrežu operatera, pridružite se propisima razmjene i radite u servisu. Operatori EDF-a Sjeverne flote imaju tehnološke, kadrovske i pravne mogućnosti da osiguraju legitimnu razmjenu svih elektronskih dokumenata i, što je najvažnije, faktura.

Često nas pitaju zašto nam je potreban operater ako možemo direktno zamijeniti. Prva i najvažnija stvar je da pri direktnoj razmjeni elektronskih dokumenata, odnosno bez učešća operatera, nećete moći razmjenjivati ​​elektronske račune. Prema Naredbi Ministarstva finansija Ruske Federacije br. 50n, razmjena elektronskih faktura (ESF) mora se vršiti preko EDI operatera SF, jer, ako je potrebno, operater može potvrditi činjenicu izdavanja ili primanja EIF-a. i druga dokumenta.

Karina Kassis,analitičarSynerdocs

Tri jednostavna koraka do EDI-ja

• povežite se sa operaterom;
• nabavka sertifikata elektronskog potpisa i kriptografskih zaštitnih sredstava (CIPF);
• povežite druge ugovorne strane (ako je potrebno) koristeći operatera

Povezivanje sa operaterom

Prije svega, kontaktirajte operatera, razgovarajte o cijeni i uvjetima povezivanja. Prilikom pokretanja razmjene, potrebno je da potpišete ugovor sa operaterom;

Pravilnik je dokument koji detaljno opisuje principe rada, zadatke službe i pravne aspekte.

Kupovina sertifikata elektronskog potpisa i sredstava kriptografske zaštite

Sertifikat elektronskog potpisa možete dobiti u bilo kom Centru za sertifikaciju akreditovanom od strane Ministarstva telekomunikacija i masovnih komunikacija Ruske Federacije (Lista akreditovanih CA). Operatori toka e-dokumenta SF često su sami CA ili pružaju usluge za dobijanje sertifikata preko svojih partnera.

Prema saveznom zakonuN63 „O elektronskom potpisu“, sertifikat elektronskog potpisa koji koristi privredno društvo (pravno lice) takođe identifikuje određenog pojedinca, ali nastupa u ime kompanije na osnovu Povelje ili punomoćja. Naravno, sertifikati se ne mogu prenositi na druga lica. Ne možete dati da vam neko potpisuje autogram na dokumentima.

Karina Kassis,analitičarSynerdocs

Elektronski potpis (ES) je određeni niz znakova koji je priložen dokumentu. Postoje tri vrste potpisa: jednostavni, poboljšani nekvalifikovani, poboljšani kvalifikovani.

Prema Federalnom zakonu br. 63 “O elektronskim potpisima”, elektronski dokument potpisan jednostavnim ili poboljšanim nekvalifikovanim elektronskim potpisom priznaje se kao ekvivalent papirnom dokumentu potpisanom rukom pisanim potpisom.

Poboljšani kvalifikovani potpis na elektronskom dokumentu analogan je svojeručnom potpisu i pečatu na papirnom dokumentu. Federalna poreska služba priznaje pravnu snagu samo onih dokumenata koji su potpisani kvalifikovanim potpisom .

Alat za kriptografsku zaštitu informacija (CIPF) je poseban program koji šifrira i dešifruje prenesene informacije. CIPF u servisima razmjene je neophodan za kreiranje i provjeru elektronskog potpisa. Licenca za pravo korištenja može se kupiti uz pomoć operatera.

Povezivanje ugovornih strana

Naravno, možete razmjenjivati ​​elektronske dokumente samo sa onim suradnicima koji su već povezani na uslugu razmjene. Slično je i sa društvenim mrežama: nema smisla registrirati se ako tamo nema prijatelja. Međutim, drugi mogu pratiti vašu kompaniju u eksperimentiranju. Postoje situacije kada je ugovornim stranama potrebna samo dodatna motivacija, preferencijalni ili slobodan pristup neko vrijeme. EDO SF operater će vam pomoći da riješite sva vaša pitanja, jer je i sam zainteresiran za kvalitetnu podršku svojim korisnicima i povezivanje novih pretplatnika.

Nije bitno koji EDF operater koristi SF operater - možete biti povezani na jednog operatera, a druga strana na drugog. Danas brojni vodeći operateri razvijaju i testiraju tehnologiju rominga. Dok je tehnologija u fazi razvoja, možete koristiti druge opcije za organiziranje interakcije s drugim stranama.

Prva opcija je rad sa više operatera . Učesnicima na burzi niko ne zabranjuje da koriste usluge nekoliko EDF operatera. Vi se sami možete povezati s nekoliko operatera ili ponuditi ovaj način rada drugoj strani, naravno, ako je prikladno.

Ako ste vi i vaša druga strana povezani na različite usluge, a iz nekog razloga ne želite koristiti usluge nekoliko operatera za upravljanje elektronskim dokumentima, obratite pažnju na druga opcija je da možete kontaktirati svoje operatere sa prijedlogom za uspostavljanje razmjene između njih.

Umjesto zaključka

Da ukratko sumiramo: šta vi, kao računovođa, trebate znati o tome kako započeti razmjenu elektronskih dokumenata sa drugim ugovornim stranama? Prvo, pravna snaga dokumenta je obezbeđena poboljšanim kvalifikovanim elektronskim potpisom. Drugo, EDF operater SF garantuje brzu isporuku i integritet elektronskog dokumenta. Treće, da biste započeli razmjenu preko operatera, dovoljno je pristupiti propisima, kao i kupiti certifikat za elektronički potpis i alat za kriptografsku zaštitu. Rješenje ostalih problema zapravo pada na ramena operatera.

U sljedećem broju

U drugom poglavlju, „Računovodstvo i elektronski dokument“, naučićete gde još možete koristiti elektronske potpise i kako razlikovati sva tri elektronska potpisa jedan od drugog. Detaljnije ćemo pogledati mehanizam potpisivanja i saznati koji elektronski dokument je priznat kao pravno obavezujući. Također ćete naučiti gdje i kako pohraniti elektronske dokumente uz zadržavanje njihove pravne snage.

Sve aktivnosti bilo koje organizacije odvijaju se kroz razmjenu dokumenata na papiru. Ekspanzija informacionog društva dovela je do pojave elektronskih dokumenata.

Ovaj oblik dokumenata se sve više koristi među rukovodećim osobljem različitih organizacija i drugih struktura. Interakcija sa Penzijskim fondom i Poreskom inspekcijom je postala široko rasprostranjena.

Također je postao aktivno korišten među raznim organizacijama.

Elektronska razmjena knjigovodstvene dokumentacije legalizirana je prije nekoliko godina.

Od 2002. godine, Federalni zakon br. 1-FZ “O elektronskom digitalnom potpisu” je učinio da papirna i elektronska dokumenta izjednače u pravnoj snazi, ali je u julu 2013. ova uredba postala nevažeća.

Federalni zakon br. 63-FZ od 6. aprila 2011. godine „O elektronskim potpisima“ utvrđuje osnovna pravila za interakciju organizacija koje koriste elektronske potpise. Zajedničkim nalogom Ministarstva finansija i Federalne poreske službe Rusije od 17. februara 2011. br. MMV-7-2/168@ odobrena su osnovna pravila za podnošenje dokumenata poreskoj upravi.

Registracija, evidentiranje i razmjena računa u formi elektronskog dokumenta između različitih organizacija uzimaju u obzir uslove Ministarstva finansija, odobrene naredbom broj 50n od 25.04.2011.

Uredba Vlade broj 1137 od 26.12.2011. utvrđena su pravila popunjavanja i novi obrasci računa i niz drugih knjigovodstvenih dokumenata. Razmjena računa u elektronskom obliku putem posebne komunikacije vrši se u određenom formatu, koji je odobren naredbom Federalne poreske službe Rusije od 30. januara 2012. godine br. MMV-7-6/36@.

Naredbom Federalne poreske službe od 05.03.2012. godine br. MMV-7-6/138@ utvrđen je format u kojem neka računovodstvena dokumentacija treba da bude za razmjenu i podnošenje poreskim organima.

Kako bi organizacije razmjenjivale računovodstvenu dokumentaciju TORG-12 i Potvrdu o prijemu radova u potrebnom formatu, Federalna poreska služba je izdala nalog broj MMV-7-6/172 od 21.03.2012.

Primarni dokumenti izdati elektronskim putem bit će potvrđeni tek nakon što budu označeni.

Sva razmjena računovodstvenih dokumenata u elektronskom formatu između ugovornih strana odvija se korištenjem elektronskog upravljanja dokumentima, koji su vođeni naredbom Federalne porezne službe od 20. aprila 2012. godine br. MMV-7-6/253@.

Prednosti elektronskog upravljanja dokumentima

Sve promjene koje zakon uvodi u interakciju između ugovornih strana nesumnjivo imaju niz prednosti.

Uvođenje elektronskog upravljanja dokumentima dovodi do smanjenja vremena za razmjenu dokumenata. Ovo se postiže uštedom vremena na obradi i dostavljanju dokumenata između organizacija na obje strane.

Štedi se vrijeme pri evidentiranju transakcija u računovodstvenim registrima, pri praćenju grešaka, smanjenju faza obrade dokumenata i generisanja izvještaja.

Primarna računovodstvena dokumentacija (faktura, potvrda o završetku i otpremnica), sastavljena na papiru i potpisana od strane menadžera, sa kojom su sve organizacije navikle da rade, postepeno će se prenositi u elektronski format.

Sav tok dokumenata između ugovornih strana odvija se prema sljedećoj shemi:

• Prodajna organizacija kreira dokument u svom računovodstvenom sistemu. Koristeći kriptografski softver, potpisuje dokument elektronskim potpisom. Sljedeći korak je da organizacija učita gotov dokument u sistem operatera i pošalje ga drugoj strani, koja ga prihvata putem posebnog softvera.
• Zatim kupac unosi primljeni elektronski dokument u svoj računovodstveni program, provjerava usklađenost transakcije, da li je sve završeno bez grešaka, zatim stavlja svoj elektronski potpis i šalje ga nazad prodavcu preko operatera. Ukoliko se prilikom pregleda otkriju netačnosti ili greške, kupac šalje prodavcu obavijest o odbijanju s navođenjem razloga.

Prodajna organizacija odražava elektronski dokument u svom računovodstvu kako je izdat nakon što primi signal potvrde od operatera za upravljanje elektronskim dokumentima o prihvatanju datoteke i obavještava kupca da je dokument primljen.

Prema propisima, razmjena računovodstvene dokumentacije između ugovornih strana vrši se u papirnom i elektronskom obliku.

Dokumenti sastavljeni u elektronskoj formi i potpisani elektronskim potpisom imaju jednaku pravnu snagu kao i papirni dokumenti potpisani od strane rukovodioca.

Protok dokumenata između organizacija odvija se preko operatera, što omogućava smanjenje vremena za računovodstvo i obradu

Ali vrijedi napraviti rezervu: dokument u elektronskom obliku može biti legitiman samo ako zakon ne navodi drugačije, ili to nije u suprotnosti s logikom korištenja dokumenta. Na primjer, zakonska regulativa propisuje posebne zahtjeve za dokumente striktnog izvještavanja i njihove obrasce, koji mogu biti samo u papirnoj formi. Nije dozvoljeno koristiti fotokopije obrazaca dokumenata u kojima se kao rekvizit koristi državni grb Ruske Federacije ili amblem konstitutivnog entiteta Ruske Federacije (prema klauzuli 5.7 GOST R 6.30-2003), što zapravo zabranjuje čuvanje i razmjenu u elektronskom obliku nekih uvjerenja, akata o građanskom statusu itd. P.

Postoji i niz dokumenata koji se mogu pretvoriti u elektronski oblik, ali se još uvijek ne praktikuju iz više razloga. Na primjer, kadrovska dokumenta. Prvo, neki takvi dokumenti imaju dugoročne, a ponekad i trajne periode čuvanja, a praksa elektronske arhive je još uvijek slabo regulisana zakonom. Drugo, takvi dokumenti su direktno vezani za lične podatke, što znači da je potrebno osigurati njihovo čuvanje u skladu sa posebnim zakonskim zahtjevima.

- Da li nakon prelaska na EDF trebam štampati i čuvati dokumente na papiru?

U stvari, ovo je u suprotnosti sa logikom elektronskog upravljanja dokumentima. Ako je dokument IZRAĐEN u elektronskom obliku i potpisan elektronskim potpisom, onda je, prema zakonu, original. Nema potrebe da čuvate kopiju na papiru.

A ako trebate dostaviti dokument vanjskim regulatornim tijelima ili sudu na papiru (ako ne postoje potrebna tehnička sredstva za pregled elektronskog potpisa), dovoljno je da ga odštampate i ovjerite pečatom organizacije i “živi” potpis ovlaštene osobe.

- Šta je CIPF i zašto je neophodan? Da li ću morati da kupim bilo koju licencu?

Bez sredstava kriptografske zaštite informacija (CIPF), danas je nemoguće obavljati pravno značajan tok dokumenata. Ovo je poseban program koji omogućava šifriranje podataka potrebno je kreirati i provjeriti elektronski potpis.

Zaista, prije nego počnete s razmjenom dokumenata elektronskim putem, morate kupiti CIPF licencu.

- Da li je moguće kupiti jedan certifikat elektronskog potpisa i koristiti ga za sve?

Povremeno se susrećemo sa praksom da računovođa ili sekretar potpisuje dokumente za direktora koristeći elektronski potpis. U stvari, ovo narušava sigurnost i integritet elektronskog potpisa - apsolutno ne možete prenijeti ili povjeriti svoj privatni ključ drugoj osobi. Ako se ova činjenica otkrije, certifikacijski organ je dužan opozvati certifikat.

Činjenica je da se certifikat elektronskog potpisa izdaje isključivo licu koje djeluje u svoje ime ili za račun pravnog lica na osnovu Povelje ili punomoćja. Na osnovu čl. 14 Federalnog zakona br. 63 “O elektronskim potpisima”, potpis mora sadržavati informacije koje vam omogućavaju da identifikujete konkretnu osobu koja je potpisala dokument. I u ovom slučaju, to će biti vlasnik certifikata ključa.

Naravno, postoje situacije kada dobijete dokument koji nije potpisala određena osoba, već, na primjer, državni odjel. Ovo se dešava samo ako se potpisivanje odvija automatski u sklopu složenih procesa obrade zahtjeva građana. U svim ostalim situacijama, elektronski potpis, prije svega, naglašava lično učešće određene osobe u potpisivanju dokumenta.

- Koliko dugo se mogu čuvati potpisani elektronski dokumenti? Uostalom, certifikat ključa elektronskog potpisa ima ograničeni datum isteka.

Ovo je zaista važno pitanje. Primarnu računovodstvenu dokumentaciju moramo čuvati u prosjeku najmanje pet godina, ali certifikat elektronskog potpisa vrijedi samo godinu dana. Do kraja ovog perioda, ako dokumenti budu iznenada potrebni, moraćete da dokažete da je sertifikat bio važeći u trenutku potpisivanja. Stoga, operateri za upravljanje elektronskim dokumentima koriste poseban format potpisa - poboljšani elektronski potpis. Može potvrditi trenutak kreiranja elektronskog potpisa i validnost sertifikata za taj vremenski period.

Takođe, u trenutku potpisivanja dokumenta sa elektronskim potpisom, stavlja se vremenski žig i rezultat provjere valjanosti potvrde, čime ćete dokazati da vaš dokument ima pravnu snagu i nakon isteka certifikata.

Dakle, koristeći napredni elektronski potpis, ne morate da brinete o pravnom značaju vaših dokumenata u elektronskoj arhivi.

- Zašto je trošak slanja formalizovanog dokumenta skuplji od neformalizovanog?

Stvar je u tome što je proces obrade formaliziranog dokumenta (na primjer, fakture) mnogo složeniji od neformaliziranog. Osim toga, zakonodavac postavlja određene zahtjeve, pravilnik o radu i odobrene formate. Sve to povećava troškove resursa operatera za upravljanje dokumentima, a samim tim i cijenu.

- Mogu li koristiti elektronska dokumenta kao dokaz na sudu?

Da naravno. Istina, to još nije rasprostranjena praksa. Međutim, prema stavu 3 čl. 75 Zakona o arbitražnom postupku Ruske Federacije (APC RF), dokumenti primljeni putem internetske informaciono-telekomunikacione mreže i potpisani elektronskim potpisom prihvataju se kao pisani dokazi. Ako sud nema mogućnost da koristi elektronske dokumente kao dokaz, tada će biti dovoljno napraviti papirne kopije, ovjeriti ih pečatom organizacije i potpisom menadžera.

Također na službenoj web stranici Vrhovnog arbitražnog suda Ruske Federacije, nakon popunjavanja obrasca, možete poslati dokumente arbitražnim sudovima u elektronskom obliku bez elektronskog potpisa.

- Da li je tačno da će Federalna poreska služba prilikom rada sa servisom za razmjenu pregledati sve naše dokumente koje razmjenjujemo sa drugim ugovornim stranama?

Ne, to nije istina. Operatori elektronskog upravljanja dokumentima nikome ne otkrivaju podatke o razmjeni i ne dostavljaju dokumente državnim organima osim ako postoji sudska odluka ili druga odluka (naredba). Jedino o čemu operater obavještava Federalnu poreznu službu je činjenica da se organizacija povezala sa elektronskim upravljanjem dokumentima sa elektronskim računima (prema Naredbi Ministarstva finansija Ruske Federacije od 25. aprila 2011. N 50n). Možete biti sigurni da će vaši dokumenti biti bezbedno pohranjeni u data centru operatera i da ćete im samo vi imati pristup.

Naravno, ovo trenutno nisu sva pitanja, ali smo uvjereni da će s vremenom takvih pitanja biti sve manje: praktično iskustvo i konkretni presedani stvorit će više razumijevanja u ovoj oblasti. Teško je preći na nešto novo kada ova priča tek počinje. Također je vrijedno nadati se da će država vremenom stvoriti najudobnije i transparentnije uslove ne samo za učesnike EDI-ja, već i za operatere razmjene.

Originalni članak na portalu Revizija

Nakon usvajanja 2011-2012. niz ključnih dokumenata koji regulišu oblast elektronskog upravljanja dokumentima (posebno Savezni zakon "O elektronskom potpisu" N 63-FZ od 04.06.2011. Naredba Ministarstva finansija Ruske Federacije N 50n od 25.04.2011. kojim je usvojen pravilnik o razmjeni faktura, Naredba Federalne poreske službe od 05.03.2012. N MMV-7-6/138@, koji je odobrio format elektronske fakture), postalo je moguće ne samo između organizacija i regulatornih tijela (tzv. "elektronsko izvještavanje"), ali i puna razmjena elektronskih primarnih dokumenata, kao i faktura i ugovora između bilo kojih organizacija ( "Elektronsko upravljanje dokumentima").

Jedan od prvih izdavalaca takvih dokumenata bile su velike organizacije sa hiljadama platiša. Već možete primati elektronske akte i fakture od korporacija za snabdevanje resursima Mosvodokanal OJSC, Mosenergosbyt OJSC, Our Network LLC (A-Tel) itd. Takođe je moguća razmena sa bilo kojom drugom stranom, bez obzira na njen obim i udaljenost od vas.

Tehnički, razmjena dokumenata se vrši putem VLSI online portal Elektronsko izvještavanje i tok dokumenata, koju implementira specijalizovani telekom operater, kompanija Tensor.

Zašto vam je potreban operater za elektronsko upravljanje dokumentima Zašto ne možete slati elektronske dokumente putem e-pošte?

U skladu sa Naredbom Ministarstva finansija Ruske Federacije od 25.04.2011. N 50N, elektronske fakture moraju proći operater za upravljanje elektronskim dokumentima.

Operator elektronskog upravljanja dokumentima je treća, nezainteresovana osoba i uvijek će moći potvrditi činjenicu da je određeni dokument izdat i sačiniti zapisnik o tehničkom pregledu da li je dokument prošao preko operatera. Ovo može biti veoma važno u kontroverznim situacijama.

Operater također osigurava uključivanje vaših partnera i pruža tehničku podršku ako je potrebno.

Kako se osigurava pravni značaj elektronskih dokumenata?

Za većinu dokumenata neophodno i dovoljno uslov je da ovi dokumenti budu potpisani kvalifikovanim elektronskim digitalnim potpisom. Potpisi koji Izdaje sertifikacioni centar kompanije Tensor su kvalifikovani. Za potpisivanje dokumenata dozvoljeno je koristiti digitalne potpise koje izdaje bilo koji CA uključen u mrežu povjerenja centara za sertifikaciju Federalne porezne službe. Elektronski potpisi se takođe mogu koristiti za elektronsko trgovanje, ali pod uslovom da sertifikat sadrži dovoljno podataka o kompaniji za koju je potpis izdat, a posebno PIB.

Prednosti elektronskog sistema za upravljanje dokumentima SBIS-online:

1. Dokumente možete slati bilo kojoj organizaciji registriranoj u Ruskoj Federaciji, čak i ako nije korisnik SBIS-a. U tom slučaju, menadžer kompanije Tensor će kontaktirati predstavnika ove organizacije i poslati mu pismo na njegovu e-mail adresu pozivajući ga da se registruje u sistemu. Odmah nakon registracije, druga strana će dobiti dokumente koje ste poslali.
   Sličnu pozivnicu možete poslati i putem e-pošte.
2. Nije potrebna instalacija specijalizovanog softvera ili hardvera ni vi ni vaša druga strana. Dovoljna je trenutna verzija bilo kojeg pretraživača sa podrškom za Java (Internet Explorer, Opera, Mozilla, Google Chrome, itd.) i pristup Internetu. Jednostavan za postavljanje.
3. Priprema, slanje, primanje i odobravanje dokumenata nije potreban računovodstveni softver (1C, itd.)
4. Ako u početku pripremate dokumente u računovodstvenom programu (1C, itd.), možete konfigurisati integraciju vašeg računovodstvenog programa sa SBIS-Online sistemom .
5. Dokumenti koji nemaju standardni obrazac (na primjer, ugovori) Možete poslati u bilo kom prikladnom formatu (doc, pdf, jpeg, itd.)
6. Vaša druga strana također može besplatno dobiti digitalni potpis (EDS). tokom perioda promocije.

Da se registruju u sistemu elektronskog upravljanja dokumentima VLSI-Online, a također, ako je potrebno, pribavite digitalni potpis za tok dokumenata, ostavite zahtjev.

"VLSI"

Elektronski protok dokumenata između SBIS organizacija daje klijentima sljedeće prednosti:

• Dokumente možete poslati bilo kojoj organizaciji koja je registrirana u Ruskoj Federaciji. Ako druga strana nije učesnik u sistemu SBIS, onda će zaposlenik kompanije jednostavno kontaktirati predstavnika organizacije i poslati pozive za učešće u sistemu na njegov e-mail. Odmah nakon potvrde zahtjeva, razmjena informacija između učesnika će se vršiti bez posrednika.
• Nema potrebe da instalirate softver na vaš računar. Sve što vam treba je ažuriran pretraživač i pristup internetu.
• Za rad sa podacima nije vam potreban poseban program. Ako je izvještaj u početku pripremljen u softveru treće strane, na primjer, 1C, tada možete konfigurirati integraciju podataka sa SLSIS sistemom.
• Standardna forma dokumenta nije uspostavljena. Možete slati tekst, tabelarne datoteke, slike itd.

SKB "Kontur"

Jedan od prvih programera softvera u Rusiji također se bavi isporukom opreme uz pomoć koje se odvija elektronski protok dokumenata između organizacija. Kontur je razvio Diadoc sistem koji se koristi za razmjenu elektronskih dokumenata. Posebnost sistema je da se pristup podacima može dobiti iu inostranstvu. Kompanija je razvila roming tarife posebno za ovu svrhu. Ako želite, možete pristupiti podacima putem API-ja.

Šta ti treba?

Za povezivanje EDI-a, organizacija mora kupiti:

• licencirani softver;
• server;
• ažurirati opremu;
• obučiti osoblje;
• konfigurirati i integrirati EDMS za rad s internim aplikacijama.

Ovakva ulaganja je potrebna da bi se povezao elektronski tok dokumenata između organizacije? Uključivanje konsultacija tehničke podrške, EDMS-a i ažuriranja softvera u troškove je druga faza ulaganja. Ovi troškovi će se morati plaćati mjesečno.

Zaključak

Papirni tok dokumenata zamjenjuje se elektronskim. Ne samo da smanjuje troškove organizacije za održavanje procesa, već i povećava efikasnost poslovanja u cjelini. Da bi EDI uspješno funkcionirao, potrebno je jasno formulirati ciljeve implementacije sistema i pravilno konfigurirati opremu.

Koncept “elektronskog upravljanja dokumentima” postoji već dugo vremena. Uprkos činjenici da se mnogo govori o organizovanju elektronskog upravljanja dokumentima, ne razumeju svi suštinu procesa koji se odvijaju u okviru elektronskog toka dokumenata. U ovom članku pokušat ćemo jednostavnim jezikom prenijeti sve važne informacije o automatiziranom procesu rada s dokumentima. Šta trebam učiniti da započnem razmjenu? Kako organizovati rad sa primarnom dokumentacijom? Kako podnijeti izvještaje elektronskim putem? Odgovore na najhitnija i najzanimljivija pitanja možete pronaći u nizu naših članaka.

Sa vanjske perspektive: kako organizirati elektronsko upravljanje dokumentima

Računovodstvo je neraskidivo povezano sa izradom mnogih dokumenata. Uprkos činjenici da tradicija papirnog upravljanja dokumentima seže više decenija unazad, došlo je vreme da se pređe na organizovanje elektronskog upravljanja dokumentima.

Da vidimo kako situacija izgleda spolja. U mnogim organizacijama interni poslovni procesi su već automatizirani kroz djelomičnu ili potpunu implementaciju informacionih sistema. Naravno, aktivnosti preduzeća nisu ograničene samo na interne procese. Postoji i eksterna interakcija - sa raznim izvođačima i dobavljačima, inače - sa suradnicima.

Pogledajmo primjer. Kada je određena poslovna transakcija završena, računovođa počinje pripremati relevantnu dokumentaciju. To uključuje potvrde o obavljenom radu. Računovođa unosi akte u računovodstveni sistem preduzeća i šalje ih u štampanom obliku drugoj strani, uz plaćanje poštanskih ili kurirskih usluga. Nakon što izvođač primi dokument, on ga skenira i unosi u sistem. Šta radi računovođa? Ručno prati papirni dokument i uključuje ga u arhivu. Da li je ova šema zgodna?

Situacija je kontradiktorna. Optimiziraju se samo interni poslovni procesi, eksterni ostaju nepromijenjeni. U međuvremenu, pojednostavljivanjem eksternih procesa mogu se smanjiti troškovi – vremenski i finansijski. Dakle, za dostavu papirne dokumentacije potrebni su dani, pa čak i sedmice, dok se prijenos elektronskih analoga obavlja u najkraćem mogućem roku - za samo nekoliko minuta.

O vrstama razmene

Recimo da ste zainteresovani za organizovanje elektronskog upravljanja dokumentima, i spremni ste da se pridružite elektronskoj razmjeni dokumenata sa svojom drugom stranom. Možete odabrati bilo koju od dvije vrste razmjene.

• Da li ste zainteresovani za direktnu razmenu?
  U tom slučaju prvo treba sklopiti ugovor sa operaterom i odrediti proceduru za izvođenje postupka. Kada obje strane koriste poboljšani kvalifikovani elektronski potpis, nije potreban dogovor. U drugim slučajevima ne možete bez toga. Direktna razmjena omogućava vam da eliminišete troškove prijenosa dokumenata - oni se mogu besplatno poslati e-poštom. Ali, nažalost, ne može se sva dokumentacija poslati na ovaj način.
• Da li želite da šaljete i primate račune (IF) preko operatera za elektronsko upravljanje dokumentima (EDO SF)?
  Sve što vam je potrebno je jednokratna veza na mrežu operatera i pridržavanje propisa o razmjeni, nakon čega možete slobodno koristiti funkcionalnost usluge. Zahvaljujući širokom spektru mogućnosti – tehnoloških, kadrovskih i pravnih, operater osigurava apsolutno legitimnu razmjenu računa i drugih dokumenata u elektronskom obliku.

Počnimo raditi sa EDI-jem

Pogledajmo pobliže kako se provodi postupak razmjene. Za organizaciju elektronskog upravljanja dokumentima potrebno je izvršiti tri jednostavna koraka:

• Prije svega, povezujete se sa svojim operaterom.
• Kupite certifikat za elektronički potpis i alat za kriptografsku zaštitu (CIPF).
• Uz pomoć operatera povezujete svoje druge ugovorne strane sa uslugom (ako je potrebno).

Ostala organizaciona pitanja obavljaju operateri EDF-a Sjeverne flote. Njihov glavni zadatak je da korisnicima omoguće ugodne uslove za rad.

Pogledajte video i procijenite jednostavnost korištenja Synerdocs web klijenta.

Bilješka ed.

Kako dolazi do povezivanja?

Prije svega, trebate kontaktirati operatera i razgovarati o dvije točke: koliko će veza koštati i u koje vrijeme će biti završena. Tek nakon toga se potpisuje ugovor sa operaterom.

Propis je dokument koji detaljno opisuje poslove koje služba rješava, pravila njenog rada i bitna pravna pitanja.

Dobijanje sertifikata o zaštiti digitalnog potpisa i kriptografskih informacija

Sertifikat izdaje bilo koji centar za sertifikaciju koji je akreditovan od strane Ministarstva telekomunikacija i masovnih komunikacija Ruske Federacije (lista akreditovanih CA). Često su takvi centri operateri toka e-dokumenta Sjeverne flote. Oni obezbjeđuju certifikate putem svoje pridružene mreže.

Nekoliko riječi o elektronskom potpisu (ES). To je skup znakova napisanih određenim redoslijedom. Elektronski potpis se prilaže uz elektronski dokument i potvrđuje njegovu autentičnost. Postoje tri vrste potpisa: jednostavni, poboljšani nekvalifikovani i poboljšani kvalifikovani.